Le Business Process Management – ou la gestion de processus métiers en français – est d’abord une méthode, une démarche pour structure ses processus. Il va nécessiter des moyens technologiques pour aider à modéliser finement les processus métiers et mettre en place leur exécution dans l’organisation.
Ainsi, le BPM est une discipline qui regroupe:
Sa vocation : mieux concevoir, mettre en œuvre et orchestrer les processus métier. Il va assurer l’informatisation de process de bout en bout sans s’arrêter aux limites techniques des applications.
Pour cartographier, représenter, orchestrer et informatiser les processus, le BPM apporte des outils de modélisation, de conception d’IHM (écrans pour interaction humaines), d’automatisation et de supervision. Pour accompagner la mise en œuvre opérationnelle des processus, les écrans utilisateurs, formulaires et portails du BPM facilitent les interactions des acteurs concernés à chaque étape et leur permettent de se concentrer sur leur activité métier.
La démarche peut être complétée par des outils de Process Mining, RPA et augmentée par de l’intelligence artificielle. Ces compléments accélérons soit la phase de modélisation, soit la phase d’automatisation.
Sur le plan stratégique, la démarche BPM est l’opportunité, pour les organisations, d’améliorer, voire de repenser intégralement leurs processus. L’automatisation de tâches, des workflows et l’intégration d’activités techniques pour compléter les actions humaines viennent ensuite accélérer leur réalisation et renforcer la communication interne. Le BPM sert une double amélioration des performances : sur le plan humain et organisationnel. Son socle technologique doit lui permettre de s’adapter continuellement aux évolutions des processus et de l’activité des entreprises.
Le BPM, c’est tout d’abord la modélisation des processus à l’aide d’un outil de modélisation graphique permettant de visuellement décrire les processus et de les séquencer.
La norme BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation 2.0) est un standard de modélisation reconnu internationalement qui répond au besoin d’avoir un langage commun pour matérialiser les processus. C’est le cadre de référence de cette représentation graphique. C’est une notation commune permettant aux métiers de l’IT comme aux populations non-techniques de s’approprier la méthode.
C’est l’étape numéro de 1 de tout projet BPM : définir un process et le rendre « visuel ».
Grâce à la modélisation élaborée en premier lieu, on articule les processus de la manière la plus fluide possible pour l’organisation. La conception et l’optimisation de chaque processus sont ainsi l’occasion d’aligner les services impactés autour d’une vision partagée et transversale au service de la performance de l’entreprise.
La démarche de Gestion des Processus d’Entreprise est aussi un puissant outil de contrôle. Timeline, suivi des processus et de leur statut, alertes, déclenchement d’escalade : la console de supervision centrale fournit tous les outils pour mieux piloter la mise en œuvre et le déroulement de process.
Un projet BPM est avant tout un projet d’entreprise qui sert la stratégie. Avant de lancer ce type de projet, il est donc fondamental de vous poser la question : en quoi l’optimisation des processus va-t-elle améliorer l’offre, l’excellence opérationnelle ou la satisfaction client ? Et quels sont les processus qui apporteront le plus de valeur ?
Dans de nombreuses entreprises, chaque métier va décrire les procédures depuis son point de vue sans forcément connaître ce qui se passe avant ou après son action. Il est donc absolument nécessaire de faire dialoguer les métiers, la DSI et la direction générale et d’analyser les processus et les cycles d’échanges dans leur globalité et leur transversalité.
Ce langage a l’avantage de favoriser la collaboration et de coordonner visuellement les séquences logiques d’actions et de messages qui existent entre les différents métiers : entrées/sorties, tâches automatiques, tâches manuelles, templates à appliquer pour ces dernières, sous-processus de traitements appelés dans le processus maître, routages et contraintes des différentes tâches, rôle de chaque groupe acteur et utilisateur.
Reposant sur des règles mathématiques, il peut également être traduit facilement en différents langages d’exécution BPEL Business Process Exécution Langage ; un point idéal pour concevoir rapidement des webservices.
Ce langage a l’avantage de favoriser la collaboration et de coordonner visuellement les séquences logiques d’actions et de messages qui existent entre les différents métiers : entrées/sorties, tâches automatiques, tâches manuelles, templates à appliquer pour ces dernières, sous-processus de traitements appelés dans le processus maître, routages et contraintes des différentes tâches, rôle de chaque groupe acteur et utilisateur.
Reposant sur des règles mathématiques, il peut également être traduit facilement en différents langages d’exécution BPEL Business Process Exécution Langage ; un point idéal pour concevoir rapidement des webservices.
Le process mining est une technique qui exploite les logs dans les systèmes impliqués lors l'exécution des processus pour définr le fonctionnement "réel".
Plutôt que de definir le processus via des interviews utilisateurs, le process minigng utilises les données et des algorithmes pour reconstituer les flux de travail. Il permet également d'identifier les écarts entre les processus théoriques et leur exécution réelle.
L'utilisation du process mining dans un projet BPM a plusieurs avantage:
Attention, si le Process Mining semble presque "magique", sa mise en place peut être complexe et coûteuse nottemment lors des phase de collecte et de préparation des données.
La RPA (Robotic Process Automation) est une technologie qui utilise des "robots" (des bouts de code, donc) pour automatiser des tâches répétitives qui ne pourraient pas être automatisées dans les systèmes existants par manque de fonctionnalités (pas d'API ou autres).
Ces robots simulent les actions humaines sur les interfaces numériques, comme la saisie de données, la validation d'étapes ....
Dans un contexte BPM, la RPA peut être la solution pour automatiser complétement un processus qui implique des solutions qui n'ont pas été prévue pour un accès programmatique (le plus souvent des applications legacy plutôt anciennes).
Dans un SI moderne, des APIs permettent cet "accès programmatique" et donc le recours à la RPA n'est pas nécessaire.
La mise en place d’une démarche de Business Process Management peut être déployée quelle que soit la maturité de votre entreprise ou de votre administration. Elle répond à des enjeux stratégiques et métiers aussi bien des secteurs public que privé.
Cette démarche de gouvernance et de pilotage des processus métier agit principalement sur la digitalisation des procédures et des enchainements d’actions grâce à la modélisation, la création de portails et d’IHM, l’automatisation, et la supervision. L’approche BPM permet ainsi d’adapter au plus près de la réalité des besoins métiers et supplée aux manques du Systèmes d’information et des contraintes applicatives en place. Cependant, les solutions de Business Process Management et BPMS sont très diversifiées en termes de périmètre fonctionnel, de philosophie et de socle technologique. Quels critères de choix vous permettront de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins ?
Solution clé de la circulation de la data au sein de l’entreprise, le BPM est pour nous une démarche essentielle pour la gouvernance et d’excellence opérationnelle.
Notre solution Process Governance (AGORA pour le Secteur Public) est le module BPM de notre Data platform Phoenix. C’est un studio de design de processus à la norme BPMn2 imprégné de la philosophie Blueway : facilité d’utilisation, low code et rapidité de déploiement. Il s’intègre naturellement au socle de transport de la donnée ESB et contribue à une maîtrise totale de vos flux !
Vous modélisez des processus à la souris avec une interface WYSIWYG qui embarque tous les utilisateurs. L’outil no-code se met à la portée des métiers les moins techniques. Des fonctions avancées apportent quant à elles un niveau très élevé de personnalisation. …
En exploitant au maximum la norme BPMn2, vous simplifiez la modélisation : création, mais aussi import de processus existants, représentations pool & lane, gestion fine des habilitations…
Process Governance associe, au sein des mêmes processus, activités humaines et techniques. Vous automatisez les actions à faible valeur ajoutée, tout en gardant l’humain là où il apporte sa valeur. Vous intégrez des écrans, IHM et services pour répondre exactement à vos besoins.
La génération d’IHM et de portails simplifient l’expérience utilisateur de bout en bout. Côté administrateur, l’enchaînement, les délégations et les escalades sont finement pilotés.
Vous disposez d’une supervision complète des processus, qu’ils soient actifs ou terminés. Timeline, processus en retard, indicateurs d’avancement et historique : suivez de près la mise en œuvre des processus et pilotez votre activité !
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Jusqu’à il y a encore une dizaine d’années les projets de BPM étaient surtout réservés aux grandes entreprises. Mais aujourd’hui, la maturité des technologies et l’expérience terrain acquise, permettent à tout type d’entreprise de mener un projet de BPM dans des délais raisonnables et d’en tirer profit rapidement.
Les processus métiers sont constitués d’une série de tâches et d’actions en vue d’obtenir un résultat déterminé. L’enchaînement de ces étapes peut suivre différents scénarios d’interaction et réquisitionner des ressources variables qui peuvent être soit humaines soit techniques. Un même processus peut donc adopter différentes procédures, plus ou moins efficaces.
Les processus traversent généralement plusieurs services de l’entreprise. Un exemple représentatif est la gestion de la relation clients : le processus concerne à la fois les métiers du marketing, du commercial et de la relation client (service après-vente).
Lorsque qu’une société maîtrise son organisation, elle connait sa capacité à répondre toujours mieux aux attentes de ses clients, tout en limitant ses coûts, ce qui augmente directement leur satisfaction. L’optimisation des processus métier a donc une valeur stratégique pour les entreprises car elle conduit rapidement à une augmentation des marges dégagées. Par exemple, des études ont révélé qu’en clarifiant simplement les transferts, les délais et les responsabilités au sein d’un processus, une entreprise peut augmenter sa productivité au-delà des 12%.
Aujourd’hui, les processus, dans leur très grande majorité, traitent des informations et sont centrés autour de données. L’amélioration continue impose donc de s’intéresser autant à l‘évolution du processus sur le terrain qu’à à la manipulation des données.
Une fois les processus décrits et modélisés, vient la mise en application de leurs traitements. La plupart des moteurs d’exécution intègrent des modules plus ou moins évolués qui assurent des fonctionnalités de transport et de transformation de l’information ainsi que des connecteurs qui garantissent un accès aux données sources et cibles quel que soit leur support.
En synthèse, les étapes principales d’une démarche de management des processus métier sont :
Pour déployer une stratégie de Business Process Management ou de Process Governance, il nous parait ainsi indispensable chez Blueway de combiner plusieurs briques :
De nombreux modules fonctionnels peuvent être combinés pour accélérer l’optimisation des processus métiers. Parmi eux, le BAM (Business Activity Monitoring) permet de contrôler et mesurer les niveaux de services fonctionnels, techniques, organisationnels de manière proactive et le CEP (Complexe event processing) qui permet de gérer un nombre de règles importantes et variables.
La conjoncture économique oblige les sociétés à soutenir leurs efforts d’amélioration de leur efficacité opérationnelle et de continuellement s’adapter aux changements du marché. Ce constat les conduit à adopter de nouvelles pratiques de gestion telles que le Business Process Management (BPM). Les analystes du Gartner, du Forrester, du CXP… publient régulièrement des études pour guider les différents acteurs concernés par la gestion des processus métier… mais que retenir de ces analyses?
D’abord, que tous ces rapports placent le BPM, et la digitalisation des processus, comme le facteur clé du succès, permettant aux entreprises de faire face à la complexité croissante de leur système d’information et à leurs besoins d’évolutivité. Ces experts scrutent également les tendances et anticipent les prochaines voies de développement du Business Process Management, qui révolutionne déjà la manière dont les collaborateurs interagissent avec les applications et les données. Les analystes du Gartner voient la future génération de solutions BPM intégrer la mobilité, le cloud, le big data, les évènements complexes et les calculs dynamiques. De son côté, le Forrester mise sur les outils BPM collaboratifs et dynamiques plaçant l’humain au centre de l’entreprise.
En France, les décideurs d’organisations de toute taille, ont pris conscience des enjeux de la gestion par les processus métier et plus globalement de l’optimisation des processus, en particulier administratifs. D’après une enquête du CXP, les démarches BPM sont principalement initiées par la Direction Générale et par la Direction des Systèmes d’Information (DSI), mais les responsables opérationnels (qui pensent en termes de fonctions et non à l’échelle du processus global de l’entreprise) restent un des principaux freins aux projets de Business Process Management.
Cette enquête montre également que la très grande majorité des entreprises françaises, est convaincue des intérêts de la gestion par les processus pour être plus efficaces, mieux piloter leur activité et se doter de capacités d’évolution rapide. Pourtant, les solutions logicielles de BPM restent méconnues de ces entreprises et les outils utilisés sont peu appropriés. Les DSI et les chefs de projets informatiques, ne perçoivent d’ailleurs pas encore l’utilisation de suite BPM comme une alternative au développement spécifique. Ce paradoxe s’explique par une saturation du marché, où une part importante des solutions de BPM (BPMS) ne permettent pas le passage de la modélisation des processus d’une société à leur exécution dans son système d’information.
Certes, il y a une véritable nécessité d’accompagnement des entreprises vers une approche centrée sur les processus mais des efforts sont également attendus chez les éditeurs de solutions logicielles pour couvrir les besoins de modélisation des processus, d’intégration au système d’information et de surveillance des flux de données.
Par exemple, lors de la modélisation d’un processus de vente, s’il est décrit que le service comptabilité doit vérifier à partir de certains montants la solvabilité d’un client avant que sa commande puisse être prise en charge par la logistique, cela implique que les flux d’information entre les logiciels de comptabilité et le WMS doivent être automatisés selon ces règles métier. Il s’agit de la phase d’intégration d’un projet BPM, où la robustesse de la plateforme logicielle utilisée est primordiale.
Enfin, avec leurs fonctionnalités de Process Intelligence, les logiciels BPM vont encore plus loin en alertant les responsables métier en temps réel lorsqu’ils doivent intervenir sur un processus. Par exemple lors d’une intégration de commandes, si les ressources de production disponibles ne sont pas suffisantes, le manager reçoit immédiatement une notification sur sa tablette, avec des simulations de scénarios pour prendre la meilleure décision.
Il reste encore des efforts à fournir pour optimiser le temps de travail des Français puisque selon une étude de l’institut EasyPanel, près de la moitié des salariés perdent plus de 30 minutes par jour avec des tâches qui ne sont pas directement liées à leur mission. Un temps gaspillé que 86% estiment pouvoir diminuer grâce à une meilleure organisation et une meilleure collaboration entre les équipes.
Les 30 minutes perdues en moyenne par jour de travail représentent une perte annuelle de 109 heures. C’est donc 3 semaines de travail par an qu’un employé peut récupérer lors de la mise en place d’une démarche de Business Process Management. A l’échelle de l’entreprise, le retour sur investissement d’une solution logicielle de BPM peut donc être extrêmement rapide !
Oui ! La brique d’intermédiation (bus applicatif) prévue par Blueway permet de se connecter de différentes manières aux applications métier. C’est une des forces de l’approche « plateforme » de Blueway !
Oui également pour la norme BPM2 : c’est essentiel pour nous, car cette norme permet d’utiliser le même langage et d’utiliser une représentation commune.
L’ESB constitue le fondement de la plateforme Blueway. Le bus applicatif est en effet indispensable pour garantir une forte adhérence au SI, et donc une circulation efficace de l’information qu’emploiera le BPM (récupérer, mettre à jour, enrichir…).
Vous pouvez parfaitement déléguer la création de dossier à un membre de votre équipe : la solution Blueway inclut une gestion des rôles complète et sécurisée.
Les alertes et notifications automatisées sont entièrement paramétrables (écrans en mode push, e-mails, gestion des escalades…) pour ne rien manquer des moments charnières de vos processus.
