Gérer un flux de travail (la traduction de workflow) consiste à coordonner un ensemble d’actions faisant intervenir un ou plusieurs participants (internes ou externes à l’entreprise), voire des automatismes (calcul, mise à jour d’information, diffusion de documents, tâche automatisée…), selon la complexité du flux. Ce flux de travail est souvent la représentation graphique ou la modélisation d’un processus métier réalisée avec un logiciel de workflow.
L’enchainement des tâches ainsi que les interactions entre les acteurs internes ou externes et le Système d’Information peuvent être figés ; on parle de workflow procédural. Lorsqu’il est dynamique, c’est-à-dire lorsqu’il s’adapte à des événements ou des décisions collaboratives ; on parle alors de workflow ad hoc. Dans les deux cas, le workflow peut être utilisé pour automatiser un processus et/ou pour aligner un logiciel avec les besoins métiers et ainsi gagner en productivité et en traçabilité.
Quelques exemples de workflows ou « flux de travail »
Un workflow (flux de travail, flux opérationnel ou flux de tâches), c’est donc une série de tâches, reliées selon un enjeu métier ou technique, qui doivent être réalisées par une ou plusieurs personnes, voire par des automatismes. Cela englobe donc un périmètre très vaste, métier comme technique, simple comme complexe, impactant une personne aussi bien que différents services voire différentes entreprise suivant les cas d’utilisation !
Voici quelques exemples pour illustrer ce concept :
- Un workflow d’onboarding d’un nouvel employé qui définit des tâches de la signature du contrat, à la fin de la période d’intégration et de formation (accès aux outils, ouverture des comptes, mises en relation, tâches administratives…).
- Un flux de validation des notes de frais qui débute avec la demande de l’employé, l’analyse automatique des reçus, l’approbation par le manager puis par le département comptable jusqu’au remboursement effectif
- Un workflow de maintenance préventive des équipements, qui est lancé automatiquement suivant la planification des inspections, identifie les actions de maintenance et les équipes concernées, suit leur réalisation et consolide les informations du terrain dans des tableaux de suivi.
BPM : Nouvelle priorité stratégique des directions générales et opérationnelles.
Selon Gartner, il existe deux types de gestion de workflow :
- L’intégration des processus internes et externes : une approche du workflow afin de définir les processus d’entreprise transverses qui couvrent plusieurs applications, y compris celles qui proviennent de différents fournisseurs.
- Les événements ou processus automatisés : une approche du workflow qui permet d’exécuter des tâches automatisées comme celles liées aux étapes d’une campagne de marketing au travers d’un outil de marketing automation par exemple.
Un logiciel de workflow, pour quoi faire ?
Le design de workflow avec un logiciel BPM (Business Process Management) est la première étape pour automatiser certains processus au sein de l’entreprise : les tâches à faible valeur ajoutée et répétitives mais également des séries de tâches dites « intelligentes » qui peuvent être désormais traitées grâce à l’Intelligence Artificielle et au Machine Learning, avec le concept de RPA (Robotic Process Automation).
L’automatisation par workflow fait succéder les tâches, les données, les échanges d’un processus dans un ordre bien défini par des règles. Cette orchestration permet d’améliorer le circuit de validation et le respect des délais en partageant à chaque intervenant du processus l’information nécessaire à la bonne exécution de ses tâches. Grâce à la traçabilité des échanges, les managers peuvent également mesurer la performance et identifier les éventuelles difficultés.
Trop souvent, les workflows sont gérés “à la main » dans le code, ce qui rend la maintenance délicate. Un moteur de workflow combiné à un moteur de règles permet ainsi d’exécuter, par un exécutable BPEL (Business Process Execution Language) par exemple, la définition des processus et de les interfacer avec des applications ou d’autres systèmes de gestion de workflow. Il est alors possible d’optimiser régulièrement ces processus et de les implémenter rapidement et correctement. C’est un gage d’efficacité, d’évolutivité, de traçabilité et de valorisation des ressources.
Workflow & BPMN 2.0 : en route vers l’automatisation
Pour permettre un langage commun entre les différents métiers et la DSI, la norme BPMN (Business Process Model and Notation) est un standard couramment utilisé pour modéliser les processus. Il comprend par exemple des symboles structurés, des diagrammes de processus, de collaboration, de conversation et de chorégraphie, constituant la « partition » d’un processus.
Depuis 2011, la version 2 du standard ISO/CEI 19510 a fait évoluer ce langage vers un schéma d’échange basé sur XML permettant la conversion de modèles exécutables en langage BPEL, destiné à automatiser et implémenter des processus applicatifs.
La majorité des logiciels de workflows et de BPM a désormais adopté ce standard pour modéliser et exécuter les processus métiers.
Adopter la norme BPMN 2.0 dans votre démarche de modélisation de vos processus homogénéise la communication entre tous les départements et renforce la cohérence et la maintenabilité à travers votre organisation.
Edouard Cante – DGA Produit chez Blueway
Quelle différence entre un moteur de workflow et un moteur de règles ?
Le moteur de workflow et le moteur de règles, outils indispensables pour l’automatisation de processus complexes, sont souvent confondus. Pour simplifier, un moteur de workflow est un routeur qui permet d’exécuter les différentes instances du workflow de manière séquentielle ou conditionnelle (cheminement à embranchements) en fonction d’un jeu de règles. L’outil peut gérer la définition de ce dernier dès lors que les règles sont simples et peu nombreuses : opérateurs booléens, champs de données du processus, valeurs saisies, etc.
Dans le cas de routages plus complexes, le moteur de workflow peut se connecter à un moteur de règles qui sera en mesure de gérer un nombre important de règles sophistiquées, changeantes ou saisies en langage naturel. Le moteur de workflow peut être considéré comme le convoyeur et le moteur de règles comme l’aiguilleur.
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Comment choisir votre logiciel de workflow ?
Les outils et logiciels de workflow sont très nombreux (pour n’en citer que quelques-uns – sans compter notre plateforme Phoenix – Asana, Agilium, Bonita, Iterop, Lucidchart, Softyflow, Heflo, Monday.com, Kissflow, Nintex…) , et très diversifiés en termes de périmètre fonctionnel et des contextes dans lesquels ils sont chacun adaptés. Entre une équipe qui souhaite juste lister et suivre de manière visuelle l’avancement des tâches d’un projet avec la version gratuite d’Asana ou une entreprise qui souhaite modéliser, digitaliser et organiser ses processus RH, en prenant en compte les contraintes légales et la supervision de toutes les données échangées, avec Phoenix, les besoins sont très différents ! Les logiciels verticaux (CRM, ERP…) intègrent aussi des workflows métiers, mais limitent les interactions au périmètre de l’application.
Si les outils du marché se valent souvent en termes d’ergonomie, un bon logiciel de workflow doit, selon nous, embarquer les fonctionnalités suivantes en vue d’automatiser efficacement et à moindre coût vos processus :
- Un studio de design de workflow incluant des outils de création ou des modèles de processus hybrides (interaction homme-machine) utilisant la norme BPMN 2.0
- Le WYSIWYG pour bâtir à la souris des écrans utilisateurs de saisie, des IHM, des formulaires, des portails en CSS…
- Des outils de simulation et de mise au point pour tester, débuguer, identifier les erreurs, etc.
- Des modules « accélérateur » (CEP, BAM, MDM, Mashup, BRMS…)
- Des fonctions d’orchestration des flux et d’automatisation avec le RPA
- Des fonctions de routages dynamiques ainsi qu’une supervision des traitements : gestion des alertes (mail, sms,), gestion des délégation (rôles et responsabilités), traçabilité, suivi de l’avancement…
- Un portail collaboratif de suivi pour chaque intervenant : visibilité sur les tâches qu’il doit réaliser ou qu’il a initiées ainsi que sur les KPI
- La gestion du référentiel d’organisation : fiches processus, procédures, notes d’organisation, modes opératoires, notices, etc…
Cependant, au-delà de ces fonctionnalités classiques, nous conseillons de ne pas limiter sa vision de la gestion des processus métiers à un logiciel de workflow standard. En effet, mettre en œuvre et piloter les processus au sein de l’entreprise implique que les processus puissent facilement échanger des informations avec les applications du système d’information pour les mettre à jour, les exploiter et les mettre à disposition des utilisateurs dans le cadre de leurs tâches. Un processus sans adhérence forte au Système d’Information n’est qu’un enchainement d’écrans sans grande valeur !
Un logiciel de workflow adhérant au Système d’information : un critère important
L’étude d’un processus technique ou hybride conduit à l’analyse d’un grand nombre de fonctionnalités, de méthodes, d’applications et de services de l’entreprise.
C’est pourquoi, de la modélisation des processus à leurs traitements, il est très important de s’assurer que la solution de workflow « adhère » au Système d’Information. Il faudra veiller à ce que votre logiciel assure une interopérabilité et une normalisation des données et dispose de connecteurs techniques (Webservices, bases de données, fichier textes et XML, LDAP, mail…) et métiers (applications de type ERP, CRM, SCM…) permettant de réduire les temps de développement et d’intégration.
Pour cela, l’architecture fonctionnelle doit être bâtie autour d’un ESB (Enterprise Service Bus). C’est le bus applicatif qui sera garant de l’acheminement des échanges et de la persistance des messages échangés.
Assurez-vous que votre solution de workflow s’intègre parfaitement à votre système d’information pour faciliter les échanges de données avec les applications métiers… et donc la transversalité du processus !
Edouard Cante – DGA Produit chez Blueway
Notre conviction chez Blueway : associer les visions flux et data
Notre objectif chez Blueway est de réunifier les différentes dimensions des échanges d’informations, et en particulier les facettes processus/worflow et data. Nous repositionnons ainsi les hommes sur leur valeur ajoutée et mettons les données au service de leurs processus métiers.
Notre plateforme de données Phoenix réunit ainsi les dimensions BPM (Business Processus Management) pour la gouvernance des processus et workflows, ESB (Enterprise Services Bus) pour la gouvernance des flux au sein du SI et l’interopérabilité data/workflow et MDM (Master Data Management) pour la gouvernance des données.
Vous voulez en savoir plus et échanger autour de vos enjeux de modélisation et digitalisation de vos workflows ? Discutons-en !
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