Choisir un logiciel workflow : quels critères retenir ?

Le flux de travail est la représentation graphique ou la modélisation d’un processus métier réalisée avec un logiciel de workflow.

L’enchainement des tâches ainsi que les interactions entre les acteurs internes ou externes et le SI peut être figé ; on parle de workflow procédural. Lorsqu’il est dynamique, c’est-à-dire lorsqu’il s’adapte à des événements ou des décisions collaboratives ; on parle alors de workflow ad hoc. Dans les deux cas, le workflow peut être utilisé pour automatiser un processus et/ou pour aligner un logiciel avec les besoins métiers.

Workflow & BPMN 2.0 : en route vers l’automatisation

Pour permettre un langage commun entre les différents métiers et la DSI, la norme BPMN (Business Process Model and Notation) est un standard couramment utilisé pour modéliser les processus. Il comprend par exemple des symboles structurés, des diagrammes de processus, de collaboration, de conversation et de chorégraphie, constituant la « partition » d’un processus.

Depuis 2011, la version 2 du standard ISO/CEI 1951 a fait évoluer ce langage vers un schéma d’échange basé sur XML permettant la conversion de modèles exécutables en langage BPEL, destiné à automatiser et implémenter des processus applicatifs.

La majorité des logiciels BPM a désormais adopté ce standard pour modéliser et exécuter les processus métiers.

Un logiciel de workflow, pour quoi faire ?

Le design de workflow avec un logiciel BPM est la première étape pour automatiser certains processus au sein de l’entreprise : les tâches à faible valeur ajoutée et répétitives mais également des séries de tâches dites « intelligentes » qui peuvent être désormais traitées grâce à l’IA et au Machine Learning, avec le concept de RPA.

L’automatisation par workflow fait succéder les tâches, les données, les échanges d’un processus dans un ordre bien défini par des règles.

Cette orchestration permet d’améliorer le circuit de validation et le respect des délais en partageant à chaque intervenant du processus l’information nécessaire à la bonne exécution de ses tâches. Grâce à la traçabilité des échanges, les managers peuvent également mesurer la performance et identifier les éventuelles difficultés.

Trop souvent, les workflows sont gérés “à la main » dans le code, ce qui rend la maintenance délicate. Un moteur de workflow combiné à un moteur de règles permet ainsi d’exécuter, par un exécutable BPEL par exemple, la définition des processus et de les interfacer avec des applications ou d’autres systèmes de gestion de workflow. Il est alors possible d’optimiser régulièrement ces processus et de les implémenter rapidement et correctement.

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Quelle différence entre un moteur de workflow et un moteur de règles ?

Le moteur de workflow et le moteur de règles, outils indispensables pour l’automatisation de processus complexes, sont souvent confondus. Pour simplifier, un moteur de workflow est un routeur qui permet d’exécuter les différentes instances du workflow de manière séquentielle ou conditionnelle (cheminement à embranchements) en fonction d’un jeu de règles. L’outil peut gérer la définition de ce dernier dès lors que les règles sont simples et peu nombreuses : opérateurs booléens, champs de données du processus, valeurs saisies, etc.

Dans le cas de routages plus complexes, le moteur de workflow peut se connecter à un moteur de règles qui sera en mesure de gérer un nombre important de règles sophistiquées, changeantes ou saisies en langage naturel. Le moteur de workflow peut être considéré comme le convoyeur et le moteur de règles comme l’aiguilleur.

Un logiciel de workflow adhérant au SI : un critère important

L’étude d’un processus technique ou hybride conduit à l’analyse d’un grand nombre de fonctionnalités, de méthodes, d’applications et de services de l’entreprise.

C’est pourquoi, de la modélisation des processus à leurs traitements, il est très important de s’assurer que la solution de workflow « adhère » au SI. Il faudra veiller à ce que votre logiciel assure une interopérabilité et une normalisation des données et dispose de connecteurs techniques (Webservices, bases de données, fichier textes et XML, LDAP, mail…) et métiers (applications de type ERP, CRM, SCM…) permettant de réduire les temps de développement et d’intégration.

Pour cela, l’architecture fonctionnelle doit être bâtie autour d’un ESB . C’est le bus applicatif qui sera garant de l’acheminement des échanges et de la persistance des messages échangés.

Comment choisir votre logiciel de workflow ?

Si les outils du marché se valent souvent en termes d’ergonomie, un bon logiciel de workflow doit comprendre les fonctionnalités suivantes en vue d’automatiser efficacement et à moindre coût vos processus :

  • Un studio de design de workflow incluant des outils de création ou des modèles de processus hybrides (interaction homme-machine) utilisant la norme BPMN 2.0
  • Le WYSIWYG pour bâtir à la souris des écrans utilisateurs de saisie, des IHM, des formulaires, des portails en CSS…
  • Des outils de simulation et de mise au point pour tester, débuguer, etc.
  • Des modules « accélérateur » du BPM (CEP, BAM, MDM, Mashup, BRMS…)
  • Des fonctions d’orchestration des flux et d’automatisation avec le RPA
  • Des fonctions de routages dynamiques ainsi qu’une supervision des traitements : gestion des alertes (mail, sms,), gestion des délégation (rôles et responsabilités), traçabilité
  • Un portail collaboratif de suivi pour chaque intervenant : visibilité sur les tâches qu’il doit réaliser ou qu’il a initiées ainsi que sur les KPI
  • La gestion du référentiel d’organisation : fiches processus, procédures, notes d’organisation, modes opératoires, notices, etc…

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