Les logiciels BPM : le levier pour structurer, optimiser, analyser et superviser vos processus métiers. Développez la coordination au sein de votre organisation et gagnez en agilité !
Ce contenu sur les solutions et logiciels BPM fait partie de notre dossier sur le Business Process Management.
Le Business Process Management a vocation à mettre en place une démarche structurée, cohérente et transversale de gestion des flux de travail métiers au sein de votre entreprise. Les solutions de BPM ou BPMS sont essentielles pour accompagner son implémentation. Elles permettent de concevoir, automatiser et superviser les workflows afin d’améliorer la coordination et l’efficacité des processus métiers.
3 fonctions essentielles pour la gestion des processus sont au cœur des solutions de BPM :
Du monitoring pour prendre du recul sur son organisation et identifier rapidement les sources d’erreurs, les goulots d’étranglement, et les axes d’optimisation.
Excel est utilisé dans tous les secteurs d’activité et par la grande majorité des services des entreprises. C’est un outil quotidien, connu par tous, qui est facile à prendre en main. Excel a donc de vrais atouts. L’objectif pour votre entreprise est donc de concentrer son utilisation sur ses forces, et limiter son emploi sur un périmètre où il engendre des risques et des pertes d’efficacité pour votre organisation. Gérer vos processus au travers d’Excel en est la parfaite illustration. L’utilisation d’Excel peut en théorie s’appliquer à n’importe quel usage. Cependant, dans la réalité, le processus ne suit jamais le parcours parfait qui était prévu ! Les écueils sont, en effet, nombreux, et il est essentiel d’identifier les risques : retards récurrents, tension entre les services, inefficacité, mauvaise qualité des données, sécurité limitée… Pour digitaliser, automatiser et optimiser vos processus, il faut ainsi sortir d’Excel, au moins pour les étapes de consolidation et de partage des informations.
Les solutions de Business Process Management sont adaptées à tous les secteurs d’activité et aussi bien dans des entreprises privées que des collectivités et organismes publics. La démarche BPM s’applique en particulier aux processus administratifs, en lien avec les achats (demande d’investissement, suivi des commandes, flux entre Système d’Information Comptable et Achat…) ou les prises de décisions, mais également tous les processus de support et de relation clients. En effet, remettre sous contrôle les process complexes et interdépendants, avec un enjeu d’expérience collaborateur ou client et des contraintes de délais apportent des gains importants d’efficacité et d’agilité.
La mise en place de logiciels dédiés aux démarches de Business Process Management permet de répondre efficacement aux risques et limitations des solutions palliatives (Excel, e-mail…) : finis la boîte de messagerie non regardée ou l’e-mail oublié, ainsi que les relances manuelles et la tension qu’elles engendrent entre les services. Les informations ne peuvent plus être supprimées ou transmises hors de l’entreprise par inadvertance !
L’implémentation de ces solutions, par l’automatisation des processus et l’analyse permise par consolidation des données, améliorent également la coordination entre les équipes, l’efficacité des procédures et des actes métiers ainsi que l’agilité opérationnelle. La supervision de tous les processus d’entreprise apporte également une vision stratégique de l’activité et des leviers d’optimisation.
Maîtrise des délais : un processus structuré et des alertes facilitent le respect des délais, limitent les retards et apportent une vision d’ensemble des étapes.
Collaboration entre les services : Les alertes et le suivi de la procédure sont automatisés. La coordination générale et la réactivité face aux changements sont facilitées.
Efficacité : Les actions sans valeur ajoutée et la transmission sont automatisées, les champs à remplir mis en lumière. Gain de temps et productivité au rendez-vous !
Qualité des données : La solution BPM vérifie les données saisies et automatise les calculs. Elle contrôle ainsi les erreurs et les champs non remplis.
Sécurité : La gestion des droits d’accès est assurée, et les fichiers partagés sont sécurisés et tracés.
Les démarches de gestion des processus métiers se structurent autour de trois phases principales :
Ce sont des projets de transformation qui impliquent une prise de recul et un alignement entre les services autour d’une vision transversale des processus.
Certaines capacités des solutions de Business Process Management sont essentielles pour déployer vite et bien la solution, et faciliter sa prise en main par les utilisateurs. Parmi ces points, il ne faut surtout pas oublier :
Au sein de votre entreprise ou de votre organisation, la digitalisation du processus au travers d’une solution BPM (Business Process Management) doit offrir à minima :
Le déploiement du logiciel BPM lui-même doit être simple dès les premières étapes. Une prise en main rapide par tous les utilisateurs, appuyée par une bibliothèque de modèles, c’est l’assurance d’accélérer le développement de nouveaux services, selon les évolutions de l’organisation, donc d’être réactif face au changement et de faciliter l’adoption de la solution.
En plus des fonctions essentielles, des modules additionnels peuvent venir compléter le logiciel BPM, comme des outils de simulation ou de déploiement de portails collaboratifs. Ces dispositifs contribuent au développement de « processus augmentés » et à un enrichissement en temps réel des workflows.
Ils sont une excellente réponse aux besoins spécifiques ou sectoriels comme pour la mise en place d’un portail fournisseurs par exemple. Cependant, toutes les organisations peuvent les implémenter pour faciliter l’implication des métiers et l’adoption de la solution en interne, mais également en externe avec l’écosystème (fournisseurs, clients, partenaires…).
Process Governance, c’est le module de notre Data Platform Phoenix entièrement dédié au traitement des processus. Celui-ci traite les points essentiels cités plus haut avec :
Vous optimisez vos worflows métiers et garantissez une vue à 360° et en temps réel des processus et du travail en cours, de leur écoulement, des temps d’attente, des problèmes fonctionnels ou techniques rencontrés.
Contrôles, vérifications, alertes, traçabilité des actions et des flux…
Aide à la saisie, automatisation, enrichissement, mise en perspective, corrélation…
Listes toujours à jour, flexibilité, modifications des flux…
Connectivité bidirectionnelle, intégration dans l’entreprise étendue
Editique des informations sous les formats souhaités (Excel, PDF, Word…)
Alertes en temps réelles, sondes sur les procédures critiques, KPI, simulation des scénarios lors du traitement d’une alerte
Au sein de notre plateforme Phoenix, Process Governance s’intègre nativement avec deux modules complémentaires Data Foundation (ESB) et Data Governance (MDM) pour traiter intégralement le cycle de vie de la donnée et les flux.
Ces modules assurent l’interopérabilité des données et des processus et la capacité des métiers à disposer en temps réel de toute la data utile. Acteurs de l’utilisation du BPM et principaux destinataires de la donnée, les services métiers se libèrent des contraintes techniques pour se concentrer sur leurs activités.
