Les personnes qui interviennent sur chacun des processus de votre organisation sont nombreuses et variées. Profils techniques, métiers, IT… chacun perçoit souvent le processus par sa propre grille de lecture. Pourtant, pour pouvoir prendre du recul afin d’optimiser les processus ou en concevoir de nouveaux, il faut parler le même langage, comprendre et utiliser une représentation commune.
C’est là qu’intervient la norme BPMN 2.0 !
BPMN 2.0 apporte un pont entre services IT et métier. Se comprendre, c’est la première étape pour collaborer efficacement !
Edouard Cante, DGA Produit chez Blueway
La norme BPMN 2.0 en synthèse
BPMN est l’acronyme de Business Process Model and Notation. On identifie immédiatement la notion de BPM qui correspond à la gestion des processus métier, c’est-à-dire l’analyse, l’amélioration, la modélisation et l’automatisation des process de l’organisation, puis leur suivi dans le temps.
Avec le « N » pour « Notation », BPMN est une méthode de modélisation des processus métier, en particulier au travers d’une représentation graphique. Elle a pour objectif de définir un cadre commun de représentation des séquence d’actions et des worflows. Ainsi, le BPMN est un standard, alors que le BPM une méthode et une démarche d’organisation des processus, souvent associé aux solutions logicielles.
Elle est maintenue par OMG (Object Management Group), un consortium américain qui a pour but de standardiser et de promouvoir le modèle objet. Depuis son actualisation en 2011, on parle maintenant de BPMN 2.0 : la norme est devenue le standard incontournable pour la schématisation des flux de travail. Elle peut être mise à profit pour tous les types de processus et dans tous les secteurs d’activité.
UML et BPMN : complémentaires ou concurrents ?
UML et BPMN sont complémentaires car ils correspondent à deux besoins différents :
- BPMN : se concentre sur l’analyse et la conception des processus métier sous forme de diagrammes. Au sein de ces process, des systèmes interviennent et interagissent.
- UML : langage de modélisation normalisé et visuel afin de représenter graphiquement la conception d’un système. Il se focalise sur l’analyse et la conception du SI. En lien avec le BPMN il permet par exemple de modéliser des diagrammes de cas d’utilisation.
BPMN 2.0 peut s’associer également avec d’autres standards comme DMN (Decision Model and Notation) pour la modélisation des décisions, ou CMMN (Case Management Model and Notation) pour la gestion de cas, afin d’assurer une approche 360° de la conception des processus et des décisions.
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Quel est l’objectif de la norme BPMN 2.0 et ses avantages ?
Il est évident que partager une même vision des flux de travail au sein de l’organisation est essentiel. Cependant, cette synchronisation nécessite que tous les intervenants, techniques, métiers aussi bien que les utilisateurs finaux puissent les appréhender facilement ! Et sans langage commun et compréhensible par tous, c’est loin d’être évident…
La méthode « Business Process Model and Notation » intervient justement à ce niveau pour définir ce cadre commun de présentation graphique des processus métiers au sein de l’entreprise. Cette démarche est indépendante de l’outil ou du logiciel BPM utilisé ! C’est un point important qui rejoint d’ailleurs nos valeurs : chez Blueway nous sommes convaincus que les enjeux métiers ne doivent pas être contraints par les réponses techniques et les outils.
Au-delà de l’aspect graphique et des diagrammes, le standard BPMN2 normalise aussi les descriptions des objets, leurs attributs ou le format de fichier.
Nous pouvons citer plusieurs bénéfices de l’utilisation de ce standard :
- Meilleure communication et collaboration entre tous les acteurs, IT comme métiers grâce à une représentation graphique compréhensible et commune
- Agilité organisationnelle renforcée grâce à des processus précis, évolutifs et partagés permettant aux organisations de s’adapter plus facilement
- Facilitateur de la digitalisation des processus en permettant d’associer les visions techniques, opérationnelles et métiers
- Optimisation opérationnelle en participant à éliminer les redondances, identifier les goulots d’étranglement et en permettant d’améliorer en continu ses processus métiers.
La transformation digitale doit être inclusive et rattacher tous les intervenants au circuit global de l’information et aux processus métiers. L’adoption de la norme BPMN 2.0 est une des étapes pour réussir vos projets de BPM !
Edouard Cante, Directeur Général Adjoint Produit chez Blueway
Les principes du BPMN 2.0 : simple sans être simpliste
La norme BPMN 2.0 est constituée d’un ensemble d’éléments graphiques variés qui servent à réaliser des schémas compréhensibles par tous.
Il existe trois principaux éléments de base de la méthode BPMN :
- Activités : les activités décrivent l’action à mener à une instance du processus (tâche, transaction, sous-processus, appel).
- Branchements et connecteurs : les branchements séparent et associent des flux. Les connecteurs, eux, relient des objets de flux BPMN.
- Evènements : ils représentent un événement au sein du processus (début, intermédiaire, fin)
Nous ne détaillerons pas dans cet article tout le glossaire BPMN qui est très complet (en plus des activités, branchements et évènements : flux de contrôle, conversations, données, pistes, chorégraphies, messages… avec pour chaque de nombreuses terminologies). En effet, d’autres contenus le font déjà, et nous préférons nous concentrer sur sa mise en application, qui correspond à notre domaine d’expertise !
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Comment exploiter la norme BPMN 2.0 au sein de son logiciel de Business Process Management ?
Les logiciels, outils et solutions de gestion des processus métiers ou BPMS offrent généralement des ateliers de design de workflows pour modéliser fonctionnellement les processus afin de faciliter et/ou automatiser la génération des flux et interfaces correspondantes. Ils font ainsi le lien entre l’idée, et sa concrétisation en termes de workflow informatique et d’exécution, en passant par la définition précises des étapes, actions, rôles, données et applications concernées. Ce sont donc les premiers leviers pour mettre en application, à l’échelle de l’entreprise, la norme BPMN 2.0 !
Cependant, tous les logiciels de gestion des processus métiers ne respectent pas les principes de ce standard. Pour mettre à profit cette méthodologie, le périmètre fonctionnel doit, entre autres, intégrer :
- Une bibliothèque de symboles BPMN (activités, événements, transactions, passerelles…)
- Un outil de design des workflows ergonomique et intuitif
- Une capacité à éditer de manière collaborative entre les différents intervenants et les différentes équipes
- La possibilité d’importer et exporter les modèles BPMN de flux de travail
- Une vérification des workflows en fonction des règles de la norme
- La capacité de décomposer hiérarchiquement les flux de travail en sous-processus
- La génération automatique de la documentation
- L’interopérabilité entre processus, données et applications
Renforcez votre gouvernance des processus et des données avec la solution Phoenix
Le module Process Gouvernance de la plateforme Phoenix d’intégration des processus et des données de Blueway exploite entièrement la norme BPMN 2.0. Remettre les hommes et les enjeux métiers au cœur des processus fait partie de nos convictions et pour cela il faut pouvoir partager une représentation commune des processus au sein de l’entreprise !
Toujours dans cet objectif de démocratiser la vision des processus dans l’organisation, notre module de modélisation BPM est pensé pour être pris en main simplement par des utilisateurs métiers. La définition des rôles, des intervenants, des étapes, des activités, des actions… est réalisée au sein d’une interface intuitive et visuelle. Process Governance permet aussi de créer automatiquement un cahier des charges conforme à la norme BPMN 2.0 à partir de la modélisation. Les documents annexes à la représentation peuvent même être repris dans le cahier des charges.
De plus, grâce à ses autres modules, notre plateforme de données Phoenix assure l’interopérabilité entre deux dimensions complémentaires : vos data (captation, synchronisation, qualité, stockage, partage, exposition) et vos processus. Libérez le potentiel de vos flux et de vos équipes avec Phoenix !
La modélisation des processus met en lumière le rôle des intervenants humains, et permet d’aligner la vision sur le qui, quand, quoi, comment ! La technologie est alors un support qui assiste la mise en œuvre sans contraindre les enjeux métiers par des problématiques techniques.
Edouard Cante, Directeur Général Adjoint Produit chez Blueway
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Quelques sources pour approfondir ce sujet : Object Management Group, Bpmn 2.0: Introduction to the Standard for Business Process Modeling by Thomas Allweyer
