Les services administratifs d’une organisation travaillent sur de nombreux processus de gestion en collaboration avec tous les autres services de l’entreprise (RH, audit, comptabilité, approvisionnement, juridique, locaux…) . Les ressources humaines impliquées sont souvent nombreuses. C’est dans ces services que les gains potentiels liés à l’optimisation des processus sont généralement les plus importants.
Qu’est ce que l’optimisation des processus administratifs ?
Quand on fait référence à l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée, on associe souvent cela aux actions administratives, de saisies manuelles et de contrôle fastidieuses. Pour autant les processus administratifs ont un rôle central au cœur des entreprises : ce sont eux qui structurent une part importante de l’organisation : audit, intendance, courrier, réservation des salles de réunion, entretien, secrétariat, traitement des dossiers, conditions de travail… Derrière un terme générique, les actions et les processus sont extrêmement diversifiés !
C’est justement parce que les processus administratifs sont essentiels au fonctionnement de l’organisation qu’il faut différencier les tâches chronophages et sans valeur des actions qui doivent rester pilotées par des humains et des ressources internes. Optimiser les workflows c’est donc valoriser le personnel administratif et leurs compétences, tout en permettant d’augmenter la qualité et la productivité. C’est ainsi également un choix d’innovation managériale !
De manière plus générale pour l’entreprise, c’est aussi l’occasion de se libérer de goulots d’étranglement que sont parfois certains de ces enchainements d’actions et d’étapes. Au-delà des services administratifs, ces goulots freinent l’ensemble de la société.
BPM : Nouvelle priorité stratégique des directions générales et opérationnelles.
Derrière l’idée globale d’automatiser la saisie, de structurer les flux et de concentrer les actions humaines sur la valeur, les grands axes d’optimisation des processus administratifs, reposent sur leur digitalisation associée au cycle d’amélioration continue PDCA (planifier, réaliser, vérifier et réagir):
- Prendre du recul et améliorer vos méthodes de travail en modélisant les processus à leur niveau métier
- Se dégager des saisies manuelles et éliminer les actions non nécessaires
- Dématérialiser les informations et les flux pour faciliter l’utilisation et la consolidation des données
- Sécuriser l’accès, garantir la pérennité des données et tracer les opérations
- Automatiser et accélérer les flux, la transmission des informations et des alertes
- Intégrer les processus administratifs au sein du système d’information global
La gestion des carnets de commandes : un exemple courant d’optimisation des processus administratifs
Si l’on prend l’exemple des processus liés à la consolidation des carnets de commandes au sein d’entreprises de négoce ou sous-traitants industriels, les équipes administratives doivent se connecter régulièrement sur les sites des différents donneurs d’ordres clients et partenaires et consolider les nouvelles données avec celles déjà collectées, en tenant compte des éventuelles modifications sur celles déjà enregistrées.
Ces opérations donnent lieu dans les faits à beaucoup d’étapes et d’actions manuelles, de vérifications répétitives ou de modifications mineures : récupération de données sources sous des formats différents (Excel, copies d’écran, ressaisie des informations) avant de les comparer avec le carnet de commandes en cours ou celui de la période précédente puis faire les ajustements dans l’ERP (Enterprise Resource Planning) commande ouverte par commande ouverte. Ce sont autant d’opérations qui peuvent être grandement automatisées avec la plateforme Phoenix de Blueway qui associe BPM (Business Process Management) avec des solutions de bus applicatif, de Master Data Management et d’API Management.
De la même manière, le traitement des contrôles (disponibilité sur stocks ou prévisions de réceptions) et des cas particuliers dits « exceptions » peuvent être pris en compte grâce au moteur de règles métiers complexes et affichés aux utilisateurs.
L’orchestration des flux et des workflows est particulièrement utile pour les équipes administratives qui peuvent rapidement diminuer le temps consacré aux tâches sans valeur ajoutée pour se consacrer davantage au traitement des cas plus compliqués et plus utiles pour la performance de l’entreprise.
Quelle organisation mettre en place pour fluidifier vos relations fournisseurs ?
Le ROI (retour sur investissement) de la plateforme Phoenix de Blueway grâce à l’optimisation des processus administratifs
Avec une Data Platform comme Phoenix, la collecte des données, leur formatage, leur comparaison avec les données de l’ERP ainsi que leur présentation dans des écrans clairs et pratiques, permet d’ajuster beaucoup plus rapidement les données par les équipes administratives puis de mener les actions nécessaires de remise à jour des commandes ouvertes dans l’ERP ou les autres applicatifs concernés.
Le retour sur investissement de la plateforme Phoenix de Blueway se mesure généralement en moins d’un an.
Au-delà de ce gain quantifiable, la qualité de service, la traçabilité des échanges et des statistiques sur les modifications de demandes fournisseur par fournisseur, permet à l’entreprise de s’adapter plus facilement face aux modifications de portefeuille et d’être plus proactive.
Enfin, notre plateforme de gestion des données intègre des processus administratifs pré-paramétrés tels que l’automatisation de l’intégration de commandes ou le lancement de la facturation en masse !
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