Dessiner le process en collaboration avec les différents responsables afin de s’accorder sur une vision globale et synchronisée : qui, comment, quoi…
Facilitez la vie de vos utilisateurs
Excel est utilisé dans tous les secteurs d’activité et par la grande majorité des services des entreprises. C’est un outil quotidien, connu par tous, qui est facile à prendre en main.
Excel a donc de vrais atouts. L’objectif pour votre entreprise est donc de concentrer son utilisation sur ses forces, et limiter son emploi sur un périmètre où il engendre des risques et des pertes d’efficacité pour votre organisation. Gérer vos processus au travers d’Excel en est la parfaite illustration !
01Les écueils
Piloter vos processus avec Excel : le contre-emploi !
L’utilisation d’Excel peut en théorie s’appliquer à n’importe quel usage. Nous avons tous connu ce type d’exemple d’utilisation d’Excel :
« Le Directeur Général demande à recevoir le fichier du budget annuel complété dans 15 jours et chaque service concerné doit apporter ses informations. Le premier intervenant constitue un fichier Excel plus ou moins complexe, avec des onglets pour chaque service. Il remplit avec ses collaborateurs l’onglet pour son service, et le transmet par e-mail au responsable du prochain département concerné, qui va le remplir, peut le faire monter en version et le transmettre et ainsi de suite. En fin de processus, le fichier Excel revient à l’éditeur initial ou à un assistant de Direction qui le transmet au Directeur Général. »
Mais dans la réalité, le processus ne suit jamais le parcours parfait qui était prévu !
Les écueils sont en effet nombreux, et il est essentiel d’identifier les risques
et les limitations à utiliser Excel comme cœur de ses processus :
Retards récurrents
Respecter les délais est extrêmement difficile sans un processus structuré et des alertes ! Boîte de messagerie non regardée, e-mail oublié, manque de vision d’ensemble des étapes…
Tension entre services
Les alertes et la pression pour suivre les étapes du processus se font entre les différentes parties prenantes, au lieu d’être neutre. Relances, mise en cause, tension dans les équipes…
Inefficacité
Les actions sans valeur ajoutée sont multiples, les champs à remplir peu mis en valeur, la transmission est manuelle…Pertes de temps et de productivité au rendez-vous !
Mauvaise qualité des données
La vérification des données saisies est conditionnée au mieux par des macros. Erreurs, mauvaises informations, charte graphique non respectée, champs non remplis, formules erronées… seront toujours présents !
En quoi la sécurité des processus et des données est-elle garantie par un logiciel de BPM ?
Sécurité limitée
La gestion des droits d’accès est difficile à assurer, et les fichiers sont peu sécurisés et tracés. Des informations peuvent être supprimées par inadvertance. Ils peuvent aussi être transmis hors de l’entreprise !
De la théorie aux retours d’expérience concrets, toutes les clés pour réussir votre projet BPM.
02Méthodes et solutions
Quelles sont les méthodes
et les bonnes pratiques des logiciels BPM pour digitaliser les processus de votre organisation ?
Pour digitaliser, automatiser et optimiser vos processus, il faut sortir d’Excel pendant les étapes de consolidation et de partage des informations. Afin de conserver son mode de fonctionnement et les atouts d’Excel, il est tout à fait possible de revenir dans Excel en fin de processus, mais toutes les étapes intermédiaires et toutes les saisies doivent être réalisées dans des IHM (Interface Homme Machine) au travers de formulaires et d’une approche BPM (Business Process Management).
C’est la clé pour mettre en place une démarche structurée, cohérente et transversale de gestion des processus métiers au sein de votre entreprise !
Échangez sur vos besoins en Business Process Management
avec un Expert Blueway
De manière pratique, au sein de votre entreprise ou de votre organisation, la digitalisation du processus au travers d’une solution BPM (Business Process Management) doit permettre :
- L’information automatique des personnes concernées sur l’avancée du processus ainsi que des mécanismes d’alertes
- Une saisie et un travail quotidien facilités : liste de valeurs issues du système d’information, champs préalimentés…
- Le contrôle et la vérification poussés des données saisies : type de données, bornes…
- Des fonctionnalités et des outils de confort et de collaboration : enregistrer en brouillon, commentaires, demande d’informations complémentaires…
- La consolidation des informations au sein du SI, et la récupération d’informations open data
- La sécurisation totale du workflow en interne mais aussi en assurant une ouverture contrôlée vers l’extérieur (partenaires, fournisseurs, clients…)
- La mobilité dans la réalisation des actions et des tâches, que ce soit la visualisation ou la saisie
03La solution
La solution BPM de Blueway
au service de la digitalisation
de vos processus métiers
Blueway offre un logiciel BPM (Business Process Management) réactif et évolutif, idéal pour maximiser l’efficacité de vos processus métiers existants dans des temps très courts. Les échanges sont orchestrés autour d’un Bus Applicatif ESB qui assure l’adhérence des processus à votre Système d’Information et l’appel à des informations externes.
Vous optimisez vos worflows métiers grâce à une plus grande automatisation des tâches et à la présentation des données dans des écrans totalement Web. Notre logiciel BPM vous garantit une vue à 360° et en temps réel des processus et du travail en cours, de leur écoulement, des temps d’attente, des problèmes fonctionnels ou techniques rencontrés.
Grâce à une large palette d’outils de supervision vous recevez des alertes en temps réel, placez des sondes sur vos processus critiques pour suivre vos indicateurs de performance et vous simuler différents scénarios lors du traitement d’une alerte.
Au-delà du Business Processus Management, la plateforme intégrée Blueway est l’une des plateformes d’intégration les plus complètes du marché. Elle intègre BPM (Business Processus Management), MDM (Master Data Management), ESB (Enterprise Service Bus) et API Management.
Qualité et respect du processus
Contrôles, vérifications, alertes, traçabilité…
Worflow augmenté et intelligent
Aide à la saisie, enrichissement, mise en perspective, corrélation…
Evolutivité et pérennité
Listes toujours à jour, flexibilité…
Au service de l’organisation
Connectivité bidirectionnelle, intégration dans l’entreprise étendue
Valorisation des informations
Editique des informations sous les formats souhaités (Excel, PDF, Word…)
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