Dessiner et créer le process en collaboration avec les différents responsables (IT et métier) et un panel d’utilisateurs afin de s’accorder sur une vision globale et synchronisée : qui, comment, quoi…
Facilitez la vie de vos utilisateurs
01Les écueils
Piloter vos processus avec Excel : le contre-emploi !
L’utilisation d’Excel peut en théorie s’appliquer à n’importe quel usage. Nous avons tous connu ce type d’exemple d’utilisation d’Excel :
« Le Directeur Général demande à recevoir le fichier du budget annuel complété dans 15 jours et chaque service concerné doit apporter ses informations. Le premier intervenant constitue un fichier Excel plus ou moins complexe, avec des onglets pour chaque service. Il remplit avec ses collaborateurs l’onglet pour son service, et le transmet par e-mail au responsable du prochain département concerné, qui va le remplir, peut le faire monter en version et le transmettre et ainsi de suite. En fin de processus, le fichier Excel revient à l’éditeur initial ou à un assistant de Direction qui le transmet au Directeur Général. »
Mais dans la réalité, le processus ne suit jamais le parcours parfait qui était prévu !
Les écueils sont en effet nombreux, et il est essentiel d’identifier les risques
et les limitations à utiliser Excel comme cœur de ses processus :
Retards récurrents
Respecter les délais est extrêmement difficile sans un processus structuré et des alertes ! Boîte de messagerie non regardée, e-mail oublié, manque de vision d’ensemble des étapes…
Tension entre services
Les alertes et la pression pour suivre les étapes de la procédure se font entre les différentes parties prenantes, au lieu d’être neutre. Relances, mise en cause, tension dans les équipes…
Inefficacité
Les actions sans valeur ajoutée sont multiples, les champs à remplir peu mis en valeur, la transmission est manuelle…Pertes de temps et de productivité au rendez-vous !
Mauvaise qualité des données
La vérification des données saisies est conditionnée au mieux par des macros. Erreurs, mauvaises informations, charte graphique non respectée, champs non remplis, formules erronées… seront toujours présents !
Sécurité limitée
La gestion des droits d’accès est difficile à assurer, et les fichiers sont peu sécurisés et tracés. Des informations peuvent être supprimées par inadvertance. Ils peuvent aussi être transmis hors de l’entreprise !
De la théorie aux retours d’expérience concrets, toutes les clés pour réussir votre projet BPM.
02Méthodes et solutions
Quelles sont les méthodes
et les bonnes pratiques des logiciels BPM pour piloter les processus de votre organisation ?
Pour digitaliser, automatiser et optimiser vos processus, il faut sortir d’Excel pendant les étapes de consolidation et de partage des informations. Afin de conserver son mode de fonctionnement et les atouts d’Excel, il est tout à fait possible de revenir dans un outil comme Excel en fin de processus, mais toutes les étapes intermédiaires et toutes les saisies doivent être réalisées dans des IHM (Interface Homme Machine) au travers de formulaires et d’une approche BPM (Business Process Management).
C’est la clé pour mettre en place une démarche structurée, cohérente et transversale de gestion des flux de travail métiers au sein de votre entreprise !
Quelques exemples de processus souvent digitalisés au travers d’un logiciel de BPM
Les solutions de Business Process Management sont adaptées à tous les secteurs d’activité et aussi bien dans des entreprises privées que des collectivités et organismes publics.
La démarche BPM s’applique en particulier aux processus administratifs, en lien avec les achats (demande d’investissement, suivi des commandes, flux entre SI Comptable et Achat…) ou les prises de décisions mais également tous les processus de support et de relation clients. En effet, remettre sous contrôle les process complexes et interdépendants, avec un enjeu d’expérience collaborateur ou client et des contraintes de délais apportent des gains importants d’efficacité et d’agilité face aux changements.
Échangez sur vos besoins de pilotage des process
avec un Expert Blueway
De manière pratique, au sein de votre entreprise ou de votre organisation, la digitalisation du processus au travers d’une solution BPM (Business Process Management) doit permettre :
- L’information automatique des personnes concernées sur l’avancée de la série d’étapes ainsi que des mécanismes d’alertes
- L’automatisation des actions techniques et de l’enchainement des différentes étapes
- Une saisie et un travail quotidien facilités : liste de valeurs issues du système d’information, champs préalimentés…
- Le contrôle et la vérification poussés des données saisies : type de données, bornes…
- Des fonctionnalités et des outils de confort et de collaboration : enregistrer en brouillon, commentaires, demande d’informations complémentaires…
- La consolidation des informations au sein du Système d’Information, en lien avec chaque application, et la récupération d’informations métiers et open data
- La sécurisation totale du workflow en interne mais aussi en assurant une ouverture contrôlée vers l’extérieur (partenaires, fournisseurs, clients…)
- L’amélioration de la mobilité dans la réalisation des actions et des tâches, que ce soit la visualisation ou la saisie
Qualité et respect du processus
Contrôles, vérifications, alertes, traçabilité des actions et des flux…
Worflow augmenté et intelligent
Aide à la saisie, automatisation, enrichissement, mise en perspective, corrélation…
Evolutivité et pérennité
Listes toujours à jour, flexibilité, modifications des flux…
Au service de l’organisation
Connectivité bidirectionnelle, intégration dans l’entreprise étendue
Valorisation des informations
Editique des informations sous les formats souhaités (Excel, PDF, Word…)
La démarche et les logiciels BPM font gagner un temps considérable au quotidien. Ces solutions démocratisent la transformation digitale et permettent d’aligner rapidement DSI et directions métiers autour de la modélisation des workflows.
Ces projets de transformation sont encore pleinement d’actualité : j’échange régulièrement avec des directions dont l’enjeu principal est de mettre en place une démarche d’excellence opérationnelle, en co-construction avec leurs équipes, en optimisant leurs process métiers !
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03La solution
La solution BPM de Blueway
au service du pilotage
de vos processus métiers
Au sein de sa plateforme, Blueway offre un logiciel BPM (Business Process Management) réactif et évolutif, idéal pour maximiser l’efficacité de vos processus métiers existants dans des temps très courts. Les échanges sont orchestrés autour d’un Bus Applicatif ESB qui assure l’adhérence des processus à votre Système d’Information et l’appel à des informations externes.
Vous optimisez vos worflows métiers grâce à une plus grande automatisation des tâches et à la présentation des données dans des écrans totalement Web. Notre logiciel BPM vous garantit une vue à 360° et en temps réel des processus et du travail en cours, de leur écoulement, des temps d’attente, des problèmes fonctionnels ou techniques rencontrés.
Grâce à une large palette d’outils de supervision vous recevez des alertes en temps réel, placez des sondes sur vos procédures critiques pour suivre vos indicateurs de performance et vous simuler différents scénarios lors du traitement d’une alerte.
Au-delà du Business Processus Management, la plateforme intégrée Blueway est l’une des plateformes d’intégration les plus complètes du marché. Elle intègre BPM (Business Processus Management), MDM (Master Data Management), ESB (Enterprise Service Bus) et API Management.