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Mettre en place un portail fournisseurs pour accélérer son référencement produit… et bien plus !

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Comment mettre en place un portail fournisseur ?

Le référencement produit : un enjeu de taille pour les retailers

Face à la multiplication des gammes de produits, le référencement est devenu le point névralgique de la communication entre l’entreprise et ses fournisseurs.

Mais l’évolution rapide des produits n’est pas la seule raison rendant essentiel le processus de référencement produit :

  • La diversité des normes et formats utilisés par les fournisseurs complique le recensement et l’harmonisation des données
  • Les arrivées et départs fréquents de fournisseurs ne sont pas toujours traités en temps réel et ralentissent le référencement
  • L’exigence des clients finaux et des marchés en matière de qualité et d’information produit impose une saisie exhaustive et sans erreur, mais également une capacité à exploiter et valoriser les données
  • Les données produits sont bien souvent dispersées au sein du Système d’information de l’entreprise

Les données produit sont extrêmement variées. Achats (prix d’achat brut, remises, garantie…), logistique (pays d’origine, dimensions, nombre de produits / container…), caractéristiques techniques (certification, délai de péremption, sensibilité du produit…) : ce sont des milliers d’attributs qu’il faut saisir et mettre à jour en fonction des entrées et évolutions liées aux fournisseurs.

La difficulté est d’autant plus grande lorsque le référencement n’est pas effectué par un outil structuré (envoi par e-mail, fichiers Excel…). Le référencement annuel des gammes de produits nécessite alors des saisies et corrections multiples chronophages, sources d’erreurs et de pertes d’informations.

Du bon référencement des fournisseurs et des produits dépendent la fluidité des échanges et l’efficacité en interne. En bout de chaîne, c’est l’expérience client qui est impactée : la qualité des données produits et la capacité à les exploiter doivent donc être optimales.

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Le portail fournisseurs, une des clés pour maîtriser l’information produit

Disposer d’un portail fournisseurs, c’est mettre en place un point de contact central et un cadre commun à l’information produit fournie par les partenaires. L’outil facilite à la fois la saisie côté fournisseur et l’utilisation des données côté acheteur :

Fournisseur

  • Des attributs, un format et une nomenclature structurés : familles et sous-familles, articles, attributs
  • Un pré-référencement, référencement ou déréférencement des fournisseurs au bon moment : les échanges sont mieux maîtrisés et les fournisseurs peuvent participer aux appels d’offres.
  • La mise à disposition de statistiques pour améliorer la performance et anticiper les besoins

Acheteur

  • Des données disponibles immédiatement au bon format et transmissibles aux outils métiers (ERP, référentiel articles…)
  • L’intégration du portail au SI pour des flux maîtrisés et automatisés
  • Des données saisies directement par le fournisseur, et donc un gain de temps, un format unifié et moins d’erreurs
  • La sécurisation des accès à l’outil pour les fournisseurs et acheteurs

Cet enjeu de saisie des données par les fournisseurs est le socle du référencement produit. Mais l’utilité du portail fournisseurs doit selon nous aller au-delà de la seule fonction d’externalisation normalisée de la saisie. Pour améliorer durablement la qualité et l’exploitabilité des données, le portail fournisseur doit soutenir :

La circulation des données dans le SI

La mise à disposition des données dans l’outil et leur diffusion à l’ensemble du SI facilite la tâche des métiers.

L’information qui circule est disponible au bon format directement dans l’outil. Les informations peuvent être transmises sans délai à l’ERP comme au référentiel articles. Le format d’entrée normalisé facilite ainsi le retraitement d’une donnée souvent complexe.

L’automatisation des workflows

L’intégration de workflows au sein du portail accélère les échanges : pré-référencement, appels d’offres, déréférencement peuvent ainsi être automatisés (contrôle des données, alertes par mail pour compléter des informations manquantes, évolution automatique du statut des fournisseurs retenus en appel d’offre…).

La supervision de la relation avec les fournisseurs

Avec le portail, les fournisseurs disposent d’un espace dédié, avec une connexion sécurisée, qui peut également proposer des statistiques, des services au travers d’API et à être une source d’information personnalisée. Ces services fournis par l’outil favorisent l’amélioration continue et renforcent la relation et la collaboration.

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Une vision complète de la relation fournisseurs avec Blueway

Les dimensions BPM, MDM et ESB développées par Blueway se combinent afin de répondre à l’ensemble de ces enjeux et dépasser le périmètre du simple portail fournisseurs. Nous apportons ainsi une solution complète à la relation fournisseurs, capable de proposer un portail fournisseurs ergonomique et structurant, de distribuer l’information produit à l’ensemble du SI, de mettre en place un référentiel articles unique, aussi bien que de piloter les échanges au travers de processus :

  • BPM : la digitalisation des processus permet de modéliser des workflows sur mesure et d’instaurer des procédures de référencement industrialisées : aucune étape n’est oubliée et les informations nécessaires au référencement sont complètes et à fiables.
  • MDM : le recueil des données dans un référentiel unique facilite leur enrichissement et leur redistribution. Le MDM alimente par exemple le PIM et le DAM, offrant une gestion complète des données et médias et leur diffusion aux métiers.
  • ESB : le bus applicatif garantit la cohésion nécessaire entre les outils internes et le portail fournisseur : en simplifiant et orchestrant les échanges inter-applicatifs, la donnée produit est disponible et accessible à tout moment par les métiers.

La combinaison de ces trois dimensions offre une vision complète de la relation fournisseurs, qui ne s’arrête pas au seul référencement : la qualité, la sécurité et la transmission efficace de la donnée sont aussi des enjeux centraux, complémentaires au portail fournisseurs.

Le résultat est une collaboration fluide avec les fournisseurs, et donc une information produit unifiée, facile à diffuser à travers le SI, qui améliorera à la fois la confiance entre acheteurs et fournisseurs et la bonne exploitation des informations à destination des utilisateurs finaux.

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Auteur
Thomas Rivière
Responsable Commercial. Depuis le début de sa carrière, Thomas conseille et accompagne les entreprises dans leur transformation digitale. A travers l’offre globale de Blueway incluant ESB, BPM, MDM et API Management, il est capable d’identifier les besoins précis et d’affiner sa proposition aux clients pour leur apporter un maximum de valeur.
Dans la catégorie Business Process Management (BPM), Digitalisation des processus, Master Data Management (MDM)