Les bénéfices de l’optimisation des processus pour la croissance de l’entreprise

Exemples d’optimisation continue SaaS des processus

Un des principaux objectifs des dirigeants est évidemment de soutenir la croissance de l’entreprise.

Dans une économie en mutation permanente, l’entreprise doit pouvoir s’adapter rapidement et optimiser le fonctionnement des structures existantes : diversification d’activités, réorganisation, rationalisation de processus… Pour mener ces ajustements, les dirigeants rencontrent malheureusement d’importants freins qui en limitent la portée des bénéfices.

Quel est l’intérêt d’une optimisation continue des processus pour la direction ?

Performance, excellence opérationnelle et optimisation des processus

L’optimisation des processus fait partie de la démarche d’excellence opérationnelle dont le principe est de systématiser et méthodiser l’amélioration continue de la productivité, la qualité, la réduction des coûts au service de la performance de l’organisation. Cette quête permanente de valeurs ajoutées implique en particulier la meilleure coordination humaine possible et l’analyse en continue des résultats ! Elle requiert donc de mettre l’accent sur les processus et de penser de façon systémique. Ainsi, la prise en compte de la transversalité des processus et de l’interconnexion entre les différents services de l’entreprise fait partie du socle de la démarche, et fait écho à l’une de nos convictions : les processus métiers ne doivent pas être silotés et contraints par les périmètres applicatifs du système d’information. C’est la vision métier, transversale, et donc l’efficacité qui doivent primer !

Pourquoi mettre en place une amélioration continue des processus ?

Plus spécifiquement, optimiser les processus métiers de l’entreprise repose sur l’amélioration de chaque processus, de la vision la plus globale (circuit…), jusqu’à chacune des étapes et chacun des éléments qui les composent (qui, quoi, quand, comment).

En tant que dirigeant, c’est pour vous un axe de productivité et de profitabilité :

  • réduction des coûts (production, achat…)
  • satisfaction des équipes internes par leur valorisation (moins de tâches sans valeur ajoutée…)
  • Meilleure intégration et création de valeur avec l’entreprise étendue (partenaires, sous-traitants, clients…)
  • Progression de l’image de marque grâce des temps de réponse et une qualité améliorés

Mais c’est aussi le moyen de gagner en vision stratégique, et en capacité d’actions au niveau de l’organisation de l’entreprise grâce à la consolidation et l’analyse d’une multitude d’informations internes et externes. De plus, l’identification des processus et leur maîtrise offrent une meilleure capacité d’adaptation, et rend ainsi votre entreprise plus agile.

Pourquoi la digitalisation des processus est loin d’être un sujet dépassé ?

En quoi consiste l’optimisation des processus d’entreprise pour la direction ?

Les grandes étapes pour optimiser les processus au niveau de l’entreprise sont classiquement :

  • La cartographie des flux d’informations dans votre entreprise et avec l’extérieur. Il s’agit en quelque sorte d’un diagnostic de vos processus actuels, de ce qui fonctionne, de ce qui doit être amélioré, de ce qui doit être revu complètement, etc.
  • La modélisation des processus au niveau métier c’est-à-dire sans se restreindre à des services ou à cause de contraintes IT. La collaboration entre tous les départements métier concernés et les services IT est critique pour la réussite de cette étape.
  • L’identification des axes d’optimisation sur chacun des processus et la mise en place de toutes les automatisations possibles. Le rôle de l’humain ne doit pour autant pas être négligé : il faut le concentrer là où il a de la valeur !
  • La mise en œuvre des processus, au sens informatique et conduite de changement en interne. En effet,  l’optimisation des processus d’entreprise fait évoluer l’organisation et il faut accompagner et former les personnes concernées.
  • Le contrôle, l’amélioration continue et la supervision.  Avoir une vision précise des résultats attendus et des indicateurs à suivre est le meilleur moyen d’avoir un réel retour sur investissement.

En résumé, il faut modéliser le processus optimal, automatiser ce qui peut l’être, organiser les actions, responsabiliser les intervenants et superviser ! Si cette vision semble technique, l’optimisation des processus est aussi un des leviers de la conduite au changement et doit intégrer le facteur humain !

Des points d’attention à surveiller dans votre démarche d’optimisation des processus

Certains points d’attention sont en particulier à surveiller comme la sur-validation : remettre à plat les processus entraîne parfois le souhait de tout valider, le nécessaire et le non-nécessaire, entraînant alors des goulots d’étranglements. La remise en cause de l’existant est également importante : dématérialiser ne corrige pas les défauts de modélisation ! Les dysfonctionnements doivent aussi, autant que possible, être anticipés : que se passera-t-il en cas d’absence d’un collaborateur ? Si une des données saisie est erronée ? Il faut penser à la mise en pratique dans le monde réel et ne pas se limiter à la théorie !

De la théorie aux retours d’expérience concrets, toutes les clés pour réussir votre projet BPM.

Exemples les plus courants d’optimisation continue du fonctionnement de l’entreprise

En premier lieu, un exemple d’optimisation courant est d’agir sur le manque de communication entre les différents applicatifs de gestion déployés au sein de l’entreprise (ERP, CRM, SCM, GMAO, GED, etc.) ainsi qu’avec les partenaires (qu’ils soient opérationnels ou dans le cas d’une filiale, la mise à jour du reporting groupe). Ce manque de cohérence dû au fonctionnement en silos des différents applicatifs et, par extension, des processus métiers qui y sont liés gêne les interactions productives entre les différents services.

En second lieu, les dirigeants manquent cruellement d’une visibilité réelle sur la performance des processus en place. C’est pour cette raison que la plateforme Blueway intègre nativement les fonctions nécessaires de supervision et de pilotage des processus métiers pour démarrer une démarche d’amélioration continue et ainsi viser les objectifs d’excellence opérationnelle des dirigeants.

Quels gains et quelles solutions d’optimisation pour le bon fonctionnement de l’entreprise ?

Pour gagner en agilité, les processus métiers peuvent être modélisés de manière graphique et intuitive dans notre logiciel BPM par les responsables métier et informatique qui peuvent ainsi enfin travailler de façon collaborative.

Pour une excellente visibilité sur le fonctionnement de l’entreprise, les dirigeants peuvent accéder dans le module Process Governance à des statistiques paramétrées spécifiquement pour eux afin de contrôler le bon fonctionnement des processus métiers grâce au suivi de ses indicateurs de performance. Lorsqu’une anomalie apparait, des alertes sont diffusées en temps réel aux administrateurs qui peuvent simuler rapidement des scénarios de résolution avant de modifier les processus concernés.

L’optimisation en continue de la performance des processus métiers a eu un impact mesurable dès les premiers mois avec une hausse significative des marges dégagées. Cela permet de garantir un ROI (Retour sur Investissement) inférieur à un an.

Vous souhaitez échanger avec l’un de nos experts sur l’optimisation de vos processus ?

Autres bénéfices d’une démarche intégrée d’optimisation des processus pour améliorer le fonctionnement de l’entreprise

La plateforme intégrée d’optimisation des flux Blueway prend tout son sens pour adresser vos objectifs en tant que dirigeant grâce à ces nombreux avantages, dont :

  • Meilleure intégration des données entre les applicatifs existants pour éviter les pertes de temps.
  • Augmentation de la qualité des données pour une meilleure performance des équipes.
  • Accès à la bonne information au bon moment grâce à l’intégration des données de votre entreprise (données de références aussi bien que Big Data) pour une meilleure intelligence collective.

Avec Blueway, les dirigeants ont enfin tous les outils en main pour piloter l’entreprise ! Rencontrons-nous pour échanger autour de vos enjeux de digitalisation et d’amélioration de vos processus, et partager des retours d’expérience !

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