Pour gagner en clarté et en efficacité, toute organisation doit savoir précisément qui fait quoi et comment les responsabilités sont distribuées. C’est là qu’intervient la cartographie fonctionnelle, un outil précieux pour comprendre la structure d’une entreprise en termes de missions, de rôles et de compétences.
À noter que cet article fait partie d’une série de 4 articles, dans lesquels nous abordons les quatre grands types de cartographies : la cartographie des processus, la cartographie fonctionnelle, la cartographie applicative et la cartographie technique.
Les étapes de la cartographie de l’organisation
Une bonne connaissance de votre organisation repose sur plusieurs volets. On peut distinguer 4 grandes étapes de cartographies, qui se complètent et s’enrichissent mutuellement pour offrir une vision globale :
- Cartographie des processus : elle s’intéresse à la chaîne d’activités (de la production au service client) et à la façon dont les tâches s’enchaînent concrètement.
- Cartographie fonctionnelle : elle précise les rôles, les métiers et les responsabilités. En d’autres termes, « qui fait quoi ? ».
- Cartographie applicative : elle recense les applications et logiciels qui soutiennent chaque fonction, chaque processus ou service de l’entreprise.
- Cartographie technique : elle décrit l’infrastructure matérielle et logicielle (serveurs, bases de données, réseaux…) sur laquelle repose l’ensemble du système d’information.
Au sein de ce quatuor, la cartographie fonctionnelle fait office de « pivot ». Elle permet de comprendre où se situent les compétences et les responsabilités, pour mieux relier les processus à leurs propriétaires et futurs utilisateurs.
Qu’est-ce que la cartographie fonctionnelle ?
La cartographie fonctionnelle est un exercice visant à modéliser et documenter la structure des rôles et des responsabilités dans l’organisation.
Dans une grande entreprise, on retrouvera par exemple des départements (marketing, finance, production…) et, au sein de chacun, des équipes ou des fonctions plus spécifiques (contrôle de gestion, pilotage de campagne, support technique, etc.).
En pratique, elle se présente souvent sous la forme de schémas ou d’organigrammes plus ou moins détaillés, accompagnés d’une description textuelle :
- Quels sont les périmètres de chaque service ou poste ?
- Quelles sont les compétences attendues dans une fonction donnée ?
- Comment les fonctions interagissent-elles entre elles (flux d’informations, validation, reporting…) ?
Au-delà du simple organigramme, la cartographie fonctionnelle met l’accent sur les interactions fonctionnelles, c’est-à-dire la façon dont les différents acteurs collaborent pour remplir la mission globale de l’entreprise.
Les principes de fonctionnement d’une cartographie fonctionnelle
Pour fonctionner efficacement, la cartographie fonctionnelle s’appuie sur plusieurs principes clés :
- Recenser les grandes fonctions ou familles de métiers : On identifie d’abord les principaux domaines d’activité (ex. : Marketing, Ventes, RH, Finance, Production…), puis on détaille au sein de chaque domaine les rôles spécifiques (chef de produit, chargé de recrutement, contrôleur de gestion, etc.).
- Associer chaque fonction à ses responsabilités et objectifs : Pour bien distinguer le périmètre de chacun, on définit les missions et les livrables qui incombent à chaque fonction. Cela évite les recouvrements et clarifie la chaîne de responsabilité.
- Décrire les flux et les interactions : La cartographie fonctionnelle inclut souvent des indications sur les flux d’informations ou de décision entre les différentes équipes. On peut ainsi visualiser qui dépend de qui, ou qui valide quoi.
- Identifier les compétences requises : Cette étape vient parfois en complément : pour chaque fonction, on répertorie les savoir-faire (techniques, sectoriels…) et les savoir-être nécessaires. Cela peut servir de base pour la gestion des talents et la formation.
Cas d’usages d’une cartographie fonctionnelle
Plus globalement, la cartographie fonctionnelle peut répondre à différents « grands besoins »…
- Clarifier le rôle de chacun : lorsque plusieurs services se chevauchent dans leurs attributions, une cartographie fonctionnelle aide à définir des périmètres clairs.
- Faciliter la collaboration : en identifiant formellement qui fait quoi, on fluidifie les échanges (plus besoin de chercher interminablement le bon interlocuteur).
- Accompagner un projet de transformation : réorganisations, fusions, acquisitions… La cartographie fonctionnelle est alors un outil indispensable pour revoir les périmètres et anticiper les besoins de compétences.
- Aligner la dimension humaine et la dimension SI : la cartographie fonctionnelle va pointer les équipes-clés qui interagissent avec les différentes applications. Elle préparera ainsi le terrain pour la cartographie applicative et la cartographie technique.
Les bénéfices attendus de la cartographie fonctionnelle… et les limites à anticiper
Bénéfices de la cartographie fonctionnelle
- Visibilité accrue : tout le monde connaît la structure de l’entreprise et sait à qui s’adresser pour une question ou un besoin spécifique.
- Réduction des doublons ou des « trous » : en explicitant les responsabilités, on se rend vite compte s’il manque une fonction critique ou si deux équipes font la même chose sans le savoir.
- Amélioration de la performance : en rapprochant la fonction finance du pôle ventes ou marketing, on peut fluidifier les reportings et mieux suivre les budgets.
Limites de la cartographie fonctionnelle
- Dimension statique : comme tout organigramme, la cartographie fonctionnelle risque de devenir obsolète si l’on ne la met pas à jour régulièrement (mobilité interne, évolution des métiers, etc.).
- Ne décrit pas les processus : la cartographie fonctionnelle montre le « qui », mais pas précisément le « comment ». Pour cela, on doit la combiner avec la cartographie des processus.
- Investissement initial : recueillir les informations, interroger chaque pôle, valider les périmètres prend du temps, surtout dans de grandes structures ou en forte mutation.
Comment mettre en place une cartographie fonctionnelle, étape par étape ?
Vous envisagez de réaliser une cartographie fonctionnelle de votre organisation ? Voici quelques étapes et conseils pratiques qu’il nous semble important de respecter pour réussir votre démarche :
- Définissez le périmètre et l’objectif
- Souhaitez-vous cartographier toute l’entreprise ou seulement un département ?
- Est-ce pour préparer une réorganisation, aligner des équipes dispersées, ou encore clarifier des missions ?
- Constituez une équipe projet pluridisciplinaire en impliquant des représentants de différents services pour recueillir leurs points de vue (RH, managers, direction générale…).
- Choisissez un format de représentation adapté : Un simple organigramme peut suffire pour un premier niveau, mais des diagrammes plus avancés peuvent clarifier les interactions entre fonctions (qui valide quoi, qui fournit quelles informations…).
- Recueillez les infos sur le terrain : à l’aide d’interviews, de questionnaires, d’analyse documentaire, identifiez les missions, les rôles, les compétences de chacun. Veillez à bien différencier la réalité du poste (activités effectives) et la fiche de poste officielle.
- Validez, affinez, partagez : Faites relire la cartographie fonctionnelle par les équipes concernées et corrigez les écarts avant de publier un document final. Précisez également la fréquence de mise à jour (par exemple, tous les 6 mois ou à chaque réorganisation).
- Exploitez la cartographie fonctionnelle en la croisant avec la cartographie des processus et la cartographie applicative, et repérez les points de friction ou les redondances. Anticipez les compétences futures : quelle équipe doit monter en compétences sur tel ou tel sujet ?
Les composants nécessaires au succès de la démarche
- Un outil de BPM ou de modélisation : pour représenter les rôles, départements et responsabilités de manière claire, et mettre à jour facilement l’organigramme fonctionnel.
- Un référentiel des rôles et compétences : il est essentiel de définir (et maintenir) une base de données interne recensant chaque fonction, ses missions et les compétences requises.
- Une méthodologie d’analyse : l’approche PDCA (Plan-Do-Check-Act) ou un référentiel type Lean Management peuvent aider à identifier les ajustements nécessaires en continu (surcharge, recouvrement de tâches…).
- Des « briques d’intelligence » : des algorithmes peuvent par exemple détecter des déséquilibres de charge entre services, proposer des regroupements d’expertises ou anticiper l’impact d’une réorganisation sur la performance.
Le positionnement de Blueway autour de la cartographie fonctionnelle
Chez Blueway, nous sommes convaincus que la dimension humaine est tout aussi importante que la dimension technique. Une organisation qui avec une connaissance fine des rôles peut plus facilement orchestrer ses processus métier et gérer ses flux de données.
Notre plateforme de données Phoenix soutient cette démarche au travers de plusieurs piliers :
- Urbanisation et gouvernance de la donnée : notre plateforme Phoenix offre un cadre qui facilite l’identification et l’utilisation des informations par fonction.
- Notre technologie ESB (Enterprise Service Bus) : en répertoriant les flux de données et les interactions entre différents systèmes, l’ESB peut également mettre en évidence les acteurs qui ont besoin d’accéder à ces flux. La cartographie fonctionnelle rejoint alors la cartographie applicative.
- Alignement SI / métiers : grâce à la gouvernance de la donnée et aux process orchestrés, Phoenix aide à connecter les responsables métiers aux applications, assurant une meilleure cohérence fonctionnelle.
- Évolution en continu : la plateforme facilite la mise à jour ou l’extension des rôles et responsabilités (par exemple, en cas de nouveau service ou de nouvelle réglementation). Les flux et les processus peuvent être ajustés en temps réel, tout en conservant une traçabilité complète.
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