Clients SAP : comment retrouver un système d’information agile ?

De très nombreuses entreprises, quel que soit leur secteur d’activité (industrie, services, grande distribution, ingénierie, etc.), disposent d’une architecture informatique qui repose sur SAP avec de nombreuses applications gravitant autour. Cet ensemble hétérogène de solutions doit aussi interagir avec l’écosystème de l’entreprise : partenaires, fournisseurs, sous-traitants, clients…

Si SAP dispose d’un périmètre fonctionnel très vaste, il est bien connu que c’est aussi une énorme usine applicative, complexe voire même lourde d’utilisation, avec entre autres :

• Un coût par licence non négligeable et une majorité d’utilisateurs qui ne mettent à profit qu’une partie restreinte des fonctionnalités,
• Une prise en main souvent compliquée surtout pour les utilisateurs occasionnels qui ont simplement besoin de récupérer une information ou de saisir une commande.
• Une mise en œuvre rigide et une évolution souvent complexe. C’est aux utilisateurs de s’adapter au logiciel et non l’inverse, ce qui engendre aussi des difficultés quotidiennes !

Effectuer des gestions simples est au final souvent compliqué et tous les utilisateurs chez nos clients équipés SAP s’accordent sur le fait qu’ils souhaiteraient retrouver davantage d’agilité… Mais comment faire concrètement ?

Prendre du recul sur le rôle de l’ERP dans l’organisation des flux d’informations

Ces retours du terrain font que si l’environnement SAP est perçu comme fiable et robuste, il est aussi associé à des qualificatifs moins positifs : peu convivial, difficile à prendre en main, lourd… Derrière ces adjectifs, le constat est sans appel : centrer ses flux autour de SAP avec des interfaces de données point à point crée un carcan informatique qu’il est difficile de faire évoluer et qui nuit donc à l’agilité de l’entreprise :

• Une modification d’un des blocs applicatifs impacte toute la chaine d’information.
• Sans vision globale du processus métier, c’est en fin de cycle qu’on s’aperçoit qu’il manque des éléments et les risques d’erreurs sont plus importants.
• Dans le cadre d’une montée de version SAP, c’est alors tout le système d’information et les flux inter-applications qui sont remis en cause. Il faut souvent redévelopper les interfaces et redéfinir les flux entre SAP et les autres applicatifs.
• Repenser ces processus transversaux pour les optimiser impose de modifier de multiples interfaces, et c’est souvent un axe d’amélioration laissé de côté…

Ces défis ne sont pas liés au fonctionnel étendu de SAP qui apporte une vraie valeur ajoutée aux entreprises utilisatrices qui ne pourraient plus s’en passer. C’est le positionnement de SAP dans la gouvernance des données et des flux qui est en fait en cause. Tout comme les utilisateurs doivent se concentrer sur leur métier grâce à l’automatisation des flux d’informations, SAP doit se concentrer sur ce qu’il sait bien faire. Structurer et gérer les flux inter-applicatifs n’en fait pas partie !

La méthode : rationaliser les flux d’informations autour de SAP pour rendre le SI plus agile

Les échanges de données qui transitent autour de SAP sont multiples et extrêmement hétérogènes : commandes, systèmes de gestion d’entrepôt, données de facturation, informations liées à la paye, fichiers bancaires, comparatifs de prix, etc. L’agilité du système d’information repose sur une urbanisation des transferts de données pour les rationaliser et les rendre plus évolutifs et souples.

Face à un environnement IT complexe, il faut en effet faciliter la manipulation des données quel que soit l’application ou le flux d’informations concerné. Pour cela, les processus métiers transversaux et agiles ne peuvent pas être dépendants d’une application ou d’un format de données. Cette indépendance est le seul moyen de rompre la lourdeur d’évolution du SI.

L’architecture globale doit ainsi être au service d’une vision transversale et indépendante des applications. C’est le processus métier qui définit la structure des échanges. Cette architecture doit permettre de gérer, organiser et superviser l’ensemble des échanges inter-applicatifs en particulier avec et vers SAP.

Cette architecture, doit aussi transformer et transporter la donnée sous un format neutre pour permettre de l’intégrer quelle que soit l’application cible : aussi bien SAP que n’importe quelle autre solution du SI interne ou de l’écosystème IT. C’est aussi le meilleur moyen de pouvoir interagir avec les systèmes d’informations des partenaires, clients, fournisseurs…, en effaçant le problème de format et en gagnant en agilité opérationnelle.

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Vers un environnement SAP agile : la solution pratique et les bénéfices

C’est donc une vraie trousse à outils qui est nécessaire et elle se matérialise sous la forme d’une plateforme d’intégration associant gestion des processus (BPM), bus applicatif ESB et étant ouverte sur l’harmonisation des données (MDM). Cette plateforme permettra de maîtriser, d’optimiser, de consolider et de piloter tous les flux dans leur globalité. Contrairement à l’environnement SAP, la plateforme d’intégration des données peut être externe aux différentes briques applicatives du SI.

Cette approche offre ainsi une réversibilité pour chaque application et permet surtout de retrouver davantage d’agilité au niveau du système d’information pour :

• Faciliter l’intégration de nouvelles applications dans le SI,
• Remplacer des briques fonctionnelles sans impact sur les processus,
• Optimiser les processus transversaux qui font interagir plusieurs briques applicatives,
• Sécuriser et automatiser les échanges d’informations,
• Mettre en place une tour de contrôle offrant une vision consolidée de tous les échanges et remontant les alertes,
• Limiter la consommation de licences SAP à ceux qui en ont vraiment l’usage fonctionnel.

Cette agilité retrouvée se ressent rapidement au niveau de l’entreprise : les responsables n’ont plus à se poser la question de comment procéder pour faire interagir telle application ou telle technologie avec telle autre, les métiers peuvent piloter en autonomie leurs échanges de données… Avec cette démarche, c’est tout simplement les enjeux métiers qui définissent les processus transversaux et non les contraintes IT et de connectivité. Au final, cette agilité et cette fiabilité des échanges bénéficient directement à l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.

Bien sûr, les entreprises, en particulier les PME/PMI, préfèrent généralement optimiser en continu leur système d’information de manière « chirurgicale » pour ne pas remettre en cause l’ensemble des flux d’informations. Cependant, migrer une version de SAP, remettre en cause des briques logicielles importantes ou intégrer une nouvelle activité sont de très bonnes occasions de revoir en profondeur vos processus et l’urbanisation de votre SI. Une opportunité à ne pas rater si vous êtes dans ce cas !

Pour profiter de retours d’expériences pratiques de sociétés qui ont retrouvé leur agilité, accédez à nos témoignages clients ou échangez avec nos experts !

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