Le portail achats englobe des enjeux opérationnels aussi bien que stratégiques pour l’entreprise
Dans la continuité de la sélection des fournisseurs, le portail achats fournit une vision claire des processus d’achat et des prises de décision. Catégorisation des achats, procédures de sourcing, appels d’offres : l’outil facilite à la fois la gestion interne et les échanges avec les fournisseurs.
L’importance de ce type de plateforme ne fait que croître, à l’image des volumes d’achat des entreprises : le portail achats doit donc non seulement permettre d’organiser tous les achats internes, sans oubli et en adéquation avec les besoins, mais il doit aussi apporter des éléments concrets d’analyse a posteriori. On pourra ainsi évaluer la performance du service, l’impact des achats sur l’entreprise, et définir des KPI sur mesure.
Un tel portail comporte également des fonctions collaboratives, dont le rôle sera de mutualiser les efforts et de ne rien manquer des besoins de chaque acteur. Sur une plateforme dédiée aux achats, les échanges de données, leur partage et leur enrichissement sont au cœur des processus métier. Leur capitalisation en lien avec les référentiels métier est également essentielle.
Enfin, un portail achats permet de mieux maîtriser les pratiques de l’entreprise et de faire appliquer concrètement sa stratégie et ses valeurs tout au long du processus. En apportant un cadre structurant aux échanges avec les fournisseurs et une ligne directrice à toutes les décisions d’achat, il est plus simple de mettre en œuvre les politiques particulières de l’entreprise. Les retombées (efficience des achats, transparence des échanges…) sont alors aussi positives en interne que pour le rayonnement externe de l’entreprise.
BPM : Nouvelle priorité stratégique des directions générales et opérationnelles.
Les avantages du portail achats pour une vision partagée des processus et de leur avancement
Le portail achats fournit une vision à 360° de l’activité du service achats. Il dispose pour cela, dans la plupart des cas, de fonctionnalités telles que :
- La planification des achats : celle-ci permet de suivre chaque étape, de l’expression des besoins au suivi de l’évolution des achats. L’outil facilite notamment la consultation des fournisseurs, la gestion des budgets et la définition de plans d’action.
- La gestion des achats en mode projet : le portail fournit une vision aussi bien stratégique qu’opérationnelle, avec une répartition des tâches concrète et une modélisation des processus d’achat. Les achats sont considérés dans leur ensemble et mieux coordonnés.
- L’analyse de la performance : l’outil centralise l’ensemble des KPI et génère un reporting simple à partager parmi les équipes. Grâce à son interopérabilité avec les outils de Business Intelligence, le portail achats fournit une analyse de performance poussée et adaptée à l’activité métier.
En offrant une vue complète à chaque étape, le Portail Achats contribue à la fluidité et à l’amélioration continue des processus du service achats :
Optimisation des processus d’achat
- Catégorisation des achats
- Dématérialisation des factures & vue sur les contrats
- Référencement des fournisseurs
- Prise de recul sur les processus d’achat et amélioration continue des pratiques
Communication centralisée
- Centralisation des besoins, mais aussi des justificatifs tels que les commandes et factures.
- Echanges internes et avec les fournisseurs facilités. Chaque intervenant accède à ses données au sein d’un portail collaboratif personnalisable.
Exploitation des données et analyse
- Un suivi à chaque étape grâce à des KPI d’achat et des KPI fournisseurs. Le reporting s’adapte à chaque utilisateur et permet d’analyser la performance.
Connectivité et adhérence au SI
- Communication permanente entre la plateforme et les outils comptables et financiers, les applications métiers, ou les logiciels de BI pour l’analyse.
La digitalisation des processus est loin d’être un sujet dépassé !
Une réponse complète à la dématérialisation et l’optimisation des processus achat avec Blueway
Nous sommes convaincus chez Blueway que la réponse à l’optimisation des processus achat ne peut pas porter que sur un seul angle de lecture. Elle doit englober dans une même solution tous les enjeux sous-jacents et donc être composée de plusieurs briques technologiques complémentaires.
Les 3 solutions BPM, ESB et MDM de Blueway traitent chaque aspect des échanges de données pour un portail achats complet :
- BPM : modéliser les processus sur mesure et les rendre accessibles au travers d’un portail ergonomique, afin que les procédures d’achat correspondent en tout point aux pratiques et aux besoins de l’entreprise. Les processus sont ainsi orchestrés selon une logique métier, et le portail achats contient les fonctions et éléments essentiels à ces métiers.
- ESB : fluidifier les échanges entre les logiciels métiers et le Portail Achats. Le bus applicatif rend le portail et les processus adhérents au SI, afin que ceux-ci communiquent naturellement avec les autres outils, sans contrainte de format de données.
- MDM : Mettre en place des référentiels articles et fournisseurs pour accompagner la démarche et unifier la donnée utilisée par toute l’entreprise.
En exploitant chacune de ces dimensions de la gestion de la donnée, on façonne un portail achats personnalisé, intégré au système d’information et à tous les services de l’entreprise pour apporter :
- Des achats mieux anticipés et documentés, et donc plus d’agilité dans les processus
- Un aspect collaboratif à tous les aspects des achats, et donc une synergie des équipes
- Une information complète et fiable aux parties prenantes, et donc des procédures sans erreur, plus efficaces.
La combinaison des solutions BPM, ESB et MDM permet de composer un outil sur mesure, qui intègre la logique d’achats propre à chaque entreprise. Le portail s’intègre ainsi au SI et prend naturellement un rôle d’interface entre les intervenants, favorisant la transparence et maximisant l’utilité et l’exploitation des données.
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