Comment mettre son Système d’Information au service des pompiers ? La stratégie de modernisation du SI du SDIS 57
Avec le développement massif de son parc applicatif à partir de 2016, le SDIS 57 a dû déployer une solution capable de répondre vite et bien à ses besoins grandissants. Marie Failly, Cheffe de Projet Dématérialisation du SDIS 57 et Victor Uribesalgo, Chargé de Clientèle Blueway Secteur Public nous décrivent les détails de la stratégie de modernisation du SI du SDIS et les bénéfices attendus de la plateforme Phoenix.
Les attentes du SDIS 57 pour l’uniformisation des démarches
Fort de 5000 agents et 180 unités opérationnelles, le SDIS 57 coordonne chaque année plus de 70 000 interventions par an. Une activité importante qui a nécessité, dès 2016, d’initier la modernisation des infrastructures informatiques du service. Initialement limitées aux besoins des agents – avec par exemple le déploiement d’adresses e-mail professionnelles – les actions de modernisation du SI ont dû s’accélérer rapidement à partir de 2021 en raison de :
- L’augmentation du nombre de logiciels métier employés en interne (plus de 80 applications)
- Les impératifs de protection des données (RGPD)
- Le déploiement du télétravail et l’essor de la mobilité
- Le changement de logiciel RH de la structure
Afin de transformer cette forte croissance applicative en opportunité, il était nécessaire d’améliorer en profondeur la circulation des données via :
Uniformisation
Portail unique, gestion des identités : les agents doivent accéder en un point central au catalogue des applications.
Rationalisation
Élimination des doublons et redondances, simplification de l’usage par les agents.
Dématérialisation
Mettre en place des procédures plus fluides grâce à l’élimination du format papier, mais aussi la prise en compte de la mobilité des collaborateurs et l’accessibilité.
Gouvernance
Les bases de données se multiplient, tout comme les formats de données. Des référentiels de données doivent apporter de la maîtrise et faciliter la création de statistiques.
« L’idée, derrière notre chantier de modernisation du SI, était de rationaliser et surtout de mettre à disposition de nos agents un portail unique vers toutes leurs applications, avec en outre une vraie valeur collaborative »
Marie Failly, Cheffe de Projet Dématérialisation, SDIS 57
Simplifier et dématérialiser les démarches : une priorité du SDIS 57 dans sa stratégie de modernisation
Les logiciels du SDIS, tous interconnectés, sont l’exemple type du plat de spaghetti ! Très interdépendantes, les applications du parc créaient un risque important de blocage des flux de données.
Dès lors, l’objectif du SDIS57 a été de s’appuyer sur un bus applicatif pour structurer les échanges inter-applicatifs. Celui-ci sera complété par un référentiel agents placé en début de parcours – pour une identification claire et unique des agents et de leur origine – et un BPM pour la création de portails intuitifs et collaboratifs.
La plateforme Phoenix de Blueway a apporté une réponse concrète au SDIS, sous la triple forme de :
Suivi du parcours agent
Celui-ci inclut les candidatures, informations RH, formations, rendez-vous médicaux, affectations et toute information permettant d’envoyer l’agent sur le terrain.
Accès simplifié aux données personnelles
Les 5000 agents accèdent à la demande à leurs données et les modifient au besoin, sans recherche fastidieuse pour le service RH.
Démarches zéro papier
Les procédures sont entièrement dématérialisées : demande de formation, déclaration de changement d’adresse, note de frais…
« Le portail Agent permet de consolider la donnée autour de l’agent, de la rendre accessible et de la distribuer aux différents outils… mais surtout de la fiabiliser ! »
Victor Uribesalgo, Chargé de Clientèle Blueway Secteur Public
L’apport de la plateforme Phoenix de Blueway pour moderniser le SI : une maîtrise 360° du cycle de vie des données
Avec l’implémentation de la plateforme Phoenix, le SDIS a choisi d’adopter une approche complète de l’intégration et de la gouvernance des données via :
MDM
Pour une cohérence et une qualité de donnée avec l’élimination des doublons générés par les procédures manuelles.
ESB
Pour une gestion uniformisée des échanges et une source de données unique, ainsi qu’une adaptation complète aux bases de données des nombreux logiciels métier.
BPM
Pour la dématérialisation des procédures, le suivi du traitement grâce à des portails agents/demandeurs simples et intuitifs et la réduction des pertes d’information liées aux démarches papier.
La plateforme unique Phoenix, c’est en effet :
- Une interface simplifiée et une identification rapide des démarches
- Des informations utiles avant même le début de la démarche
- Un récapitulatif et un suivi de chaque demande
- La capacité d’analyser le temps de traitement et l’avancée de chaque dossier
- Des échanges bidirectionnels avec d’autres organismes (type organisme de formation)
- Un management plus éclairé et réactif
« Grâce à son adhérence au SI en place, le portail ne ralentit pas les processus ni n’oblige à modifier fondamentalement les pratiques. Il instaure une communication sans erreur, qui valorise le savoir-faire des agents. »
Victor Uribesalgo, Chargé de Clientèle Blueway Secteur Public
Tout comme le SDIS 57, d’autres Services Départementaux d’Incendie et de Secours (Lot, Charente-Maritime) font appel à tout ou partie de la plateforme de Blueway pour urbaniser leur Système d’Information et le maintenir et le faire évoluer sereinement au fil des évolutions technologiques.
La Gallery Blueway : une bibliothèque de modèles et un accélérateur de projets
Afin d’accélérer la modernisation des Systèmes d’Information de ses clients, Blueway a lancé en 2023 la Gallery, un espace communautaire où sont mis à disposition des modèles de processus et de services tels que ceux du SDIS (entrée d’agent, changement d’adresse, demande de formation). Facilement importables dans tout SI exploitant la plateforme Blueway, ils peuvent aussi être modifiés et reconfigurés pour répondre à des attentes spécifiques. Tous les clients peuvent ainsi partager leurs projets dans un esprit de mutualisation au sein de cette bibliothèque gratuite.
Le SDIS 57 pourra par la suite mettre la Gallery à profit pour :
- Partager les savoirs et s’inspirer de modélisations de processus dans des organisations similaires
- Accélérer sa modernisation et ses projets internes
- Accéder à un vivier de nouvelles idées
En effet, avec la Gallery, toute structure publique peut mettre en place rapidement de premiers projets et capitaliser sur les connaissances de pairs pour uniformiser ses pratiques.
Prestataire référencé sur le catalogue GouvTech de la DINUM, Blueway est le partenaire de confiance du secteur public pour moderniser son SI et mettre en place des procédures plus simples et dématérialisées.
Vous souhaitez échanger avec l’un de nos experts autour de la plateforme Phoenix et de la création d’un Portail Agents ?
Directeur Blueway Secteur Public
Résolument engagé dans la modernisation informatique du service public, Pierre travaille avec l’Etat et les collectivités depuis plus de 17 ans, spécialiste de ce secteur et de ses enjeux notamment sur les questions d’aide sociale, de transport, d’éducation, d’environnement.
