La modernisation du Système d’Information (SI) est un enjeu crucial pour les organisations cherchant à améliorer leur performance et leur réactivité. Pour les entreprises et les collectivités, un ESB (Enterprise Service Bus) joue un rôle central dans cette transformation en facilitant l’intégration des différentes applications et services. Grâce à l’ESB, les échanges de données deviennent plus fluides et sécurisés, permettant une meilleure interopérabilité entre les systèmes hétérogènes. Cela se traduit par une réduction des coûts opérationnels et une augmentation de l’efficacité des processus métiers. De plus, un ESB offre une flexibilité accrue pour répondre rapidement aux besoins changeants du marché et des utilisateurs. En centralisant les communications et en simplifiant la gestion des services, il constitue un levier stratégique pour la compétitivité et l’innovation.
Les Défis de la Modernisation du SI chez le SDIS 57
Le contexte
Le SDIS 57 a entrepris la modernisation de son SI pour améliorer la gestion des interventions et la coordination des services. Les défis principaux incluaient l’intégration des données hétérogènes provenant de diverses sources pour obtenir une vue unifiée. De plus, l’automatisation des processus était essentielle pour réduire les tâches manuelles et augmenter l’efficacité. La sécurité des informations, notamment la protection des données sensibles et la conformité réglementaire, représentait un autre défi majeur.
Les actions de modernisation du SI ont dû s’accélérer rapidement à partir de 2021 en raison de :
- L’augmentation du nombre de logiciels métier employés en interne (plus de 80 applications)
- Les impératifs de protection des données (RGPD)
- Le déploiement du télétravail et l’essor de la mobilité
- Le changement de logiciel RH de la structure
La solution ESB au service du SDIS
Les logiciels du SDIS, tous interconnectés, sont l’exemple type du plat de spaghetti ! Très interdépendantes, les applications du parc créaient un risque important de blocage des flux de données.
Dès lors, l’objectif a été de s’appuyer sur un bus applicatif pour structurer les échanges inter-applicatifs. Celui-ci sera complété par un référentiel agents placé en début de parcours – pour une identification claire et unique des agents et de leur origine – et un BPM pour la création de portails intuitifs et collaboratifs.
La plateforme Phoenix de Blueway a apporté une réponse concrète au SDIS, sous la triple forme de :
- Suivi du parcours agent : celui-ci inclut les candidatures, informations RH, formations, rendez-vous médicaux, affectations et toute information permettant d’envoyer l’agent sur le terrain.
- Accès simplifié aux données personnelles : les 5000 agents accèdent à la demande à leurs données et les modifient au besoin, sans recherche fastidieuse pour le service RH.
- Démarches zéro papier : les procédures sont entièrement dématérialisées : demande de formation, déclaration de changement d’adresse, note de frais…
Le portail Agent permet de consolider la donnée autour de l’agent, de la rendre accessible et de la distribuer aux différents outils… mais surtout de la fiabiliser
Victor Uribesalgo, Responsable de la Lead Factory chez Blueway
Interopérabilité entre processus et données: le cœur de l’agilité d’une entreprise
Les Défis de la Modernisation du SI chez RTD
Le contexte
La société RTD, spécialisée dans la distribution de matériel informatique, a également utilisé Phoenix pour moderniser son SI. La communication point-à-point entre les applications devait être simplifiée pour réduire la complexité des échanges de données. La synchronisation des informations en temps réel entre l’ERP et le site e-commerce était cruciale pour maintenir des données à jour. La visibilité des flux de données devait être améliorée pour mieux maîtriser et superviser les échanges d’informations.
Les outils types devant communiquer entre RTD et ses distributeurs sont par exemple :
- Outil de recensement des données articles (X3) : celui-ci reçoit les données produit et de gestion et les données de vente (devis, commandes, BL, factures).
- PIM : la facette marketing et e-commerce de la donnée. Le PIM dresse une liste exhaustive et enrichie des articles, et collecte des données connexes.
- Agrégateur de données articles : les informations logistiques (colisage, poids…) sous format PDF, ainsi que les photos et les descriptifs associés. L’agrégateur identifie les articles connexes pouvant être recommandés au client.
- Site e-commerce : les données à afficher sur le site sont nombreuses : état des stocks, descriptifs produit, statut de commande…
Faire circuler, parmi toutes les applications clés, une donnée produit actuelle est un enjeu fort. Le changement de modèle de données, opération complexe et longue, doit être facilité au maximum pour tous les utilisateurs.
Edouard Cante, Directeur Général Adjoint Produit chez Blueway
Les réponses apportées par la solution ESB
Avant l’ESB
- Echange de fichiers individuel/point-à-point, avec nécessité de transcoder vers le langage parfois complexe de l’application cible
- Mobilise le département IT et oblige parfois à faire l’impasse sur des sujets
- Désynchronisation de l’information entre les systèmes : de l’ERP au site e-commerce, l’information n’est pas identique et actualisée
- Nécessite une action manuelle fréquente pour identifier et solutionner les problèmes
- Manque de visibilité et de maîtrise générale sur les flux
Après l’ESB
- Echanges presque exclusivement via API, avec construction de demi-connecteurs pour chaque application
- Dès la création, tout nouvel article entraîne la création automatique d’un webservice et la descente de l’info vers la solution Blueway (création dans le PIM)
- Architecture de processus compréhensible par tous
- Instantanéité de l’information, actualisation presque en temps réel
- Supervision en temps réel, prise de recul et vision immédiate des anomalies
Les enjeux d’interopérabilité au sein du SI : au cœur des environnements ERP.
Solutions et Outils pour la Modernisation du SI
L’ESB a permis de transformer les échanges de données en silos en échanges ouverts et en temps réel. Avant son déploiement, les échanges de fichiers étaient individuels et nécessitaient un encodage spécifique, mobilisant intensément le département IT et entraînant des désynchronisations fréquentes des informations. Après le déploiement, l’ESB a facilité l’utilisation d’API pour des échanges fluides et la création automatique de services web pour chaque nouvel article, tout en permettant une supervision en temps réel et une identification rapidle des anomalies. Combiner l’ESB avec d’autres modules complémentaires permet de traiter la donnée sous chaque angle :
Le Master Data Management
Le MDM est crucial pour garantir la qualité et la traçabilité des données. Il permet de centraliser les données de référence, assurant ainsi une mise en conformité des informations existantes. En prévenant les erreurs de saisie et de synchronisation, le MDM aide à maintenir une base de données fiable et cohérente, indispensable pour des processus décisionnels efficaces et précis.
Le Business Process Management
Le BPM traite la facette humaine des processus SI en offrant des outils pour modéliser et automatiser les processus métier. Il contribue à réduire l’utilisation des outils non sécurisés comme Excel et à développer des interfaces utilisateur conviviales en low-code. Le BPM aide ainsi à harmoniser les processus internes, augmentant l’efficacité opérationnelle et la transparence.
Avantages de la Modernisation du SI
Amélioration de la Performance
L’automatisation des processus réduit les tâches manuelles et les erreurs humaines, augmentant ainsi l’efficacité opérationnelle. Une meilleure réactivité permet de répondre rapidement aux besoins des utilisateurs et des clients. En outre, le renforcement des mesures de sécurité protège les données sensibles contre les menaces et assure la conformité aux réglementations en vigueur.
Gestion Optimisée des Données
L’utilisation de données de référence fiables améliore la qualité des informations utilisées dans les processus décisionnels. Une meilleure visibilité permet de superviser efficacement les flux et les processus, assurant ainsi une gestion proactive des anomalies. L’intégration harmonieuse des échanges entre les différentes applications favorise une collaboration efficace et une cohérence des données à travers l’organisation.
La modernisation du SI est un processus complexe mais essentiel pour les organisations souhaitant rester compétitives et performantes. En s’appuyant sur des outils comme l’ESB, le MDM et le BPM, et en relevant les défis spécifiques à leur secteur, le SDIS 57 et RTD démontrent qu’une transformation réussie du SI peut significativement améliorer la gestion des données, l’automatisation des processus et la sécurité des informations.
Les modules développés par Blueway peuvent être mis en place indépendamment et progressivement pour une modernisation sur mesure du Système d’Information. Grâce à la forte adhérence des modules au SI et à leur homogénéité, l’offre Blueway permet de se projeter dans le temps, selon la croissance et les besoins futurs.
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