Logiciel EDI : échange de données informatisé

Rappel sur l’origine et le fonctionnement de l’EDI (Echange de Données Informatisé)

Qu’est-ce que l’EDI (Echange de Données Informatisé) ?

Né dans les années 1960, l’EDI provient d’un constat ancien et très partagé: les processus s’appuyant sur des documents papiers sont sources de nombreuses erreurs. Ils sont lents, difficiles à tracer et entrainent des pertes de productivité et des coûts supplémentaires.

Ainsi, l’EDI pour Echange de Données Informatisé remplace les échanges de documents et d’informations sous formats papiers par des transferts d’informations dématérialisées au travers de messages standardisés et automatisés.  L’EDI évite ainsi de nombreuses étapes de saisies et ressaisies des informations, et leurs impacts en termes de délais et de risques d’erreurs (ex : création de la commande, envoi, réception, nouvelle saisie dans le SI du fournisseur, puis le chemin inverse pour la facture).

Pour une définition plus précise, on peut se reporter à celle de l’INSEE : « L’échange de données informatisé (EDI) est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison…) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA). Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence. ».

L’EDI a été utilisé en premier lieu pour automatiser les procédures commerciales dans l’industrie automobile aux Etats-Unis. Il concerne maintenant tous les pays, tous les secteurs, et des types d’informations variées… Cependant il reste majoritairement utilisé pour le traitement d’informations entre un client et son fournisseur, et en particulier dans le cadre de transactions commerciales.

Comment ça marche un EDI ?

Un des socles de l’EDI est la structuration des données au travers de normes techniques (EDIFACT -pour Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport-, EDI X12, ODETTE, XML…).

Cette standardisation des informations échangées repose sur un langage commun entre toutes les parties prenantes, et donc les différents systèmes d’informations et applications. Les normes EDI définissent la structuration des informations au sein du message EDI, et permettent ainsi de transférer directement les données d’une application à une autre. Cette normalisation est essentielle pour garantir la communication entre les différentes entreprises.

Plusieurs entreprises sont en charge de définir les normes EDI comme GS1, ETEBAC, ODETTE, TRADACOMS, PEPPOL, ASC X12…

Afin de mettre en œuvre l’échange de données informatisé, les entreprises peuvent s’appuyer sur des logiciels EDI dédiés afin de générer, « traduire » et suivre des messages conformément au format défini. Ces logiciels vont ainsi :

  • Récupérer les informations et les organiser
  • Traduire et mapper les données selon le format déterminé
  • Transférer les messages aux systèmes d’information du partenaire, selon le bon protocole et si nécessaire en encapsulant les transactions.

Ce sont bien sûr les fonctions les plus basiques. Le périmètre va souvent bien au-delà : stocker les messages, tracer les échanges…

Focus sur l’échange de données informatisé dans le secteur pharmaceutique

Le secteur pharmaceutique fait face à des contraintes d’intégrité des données considérables, et travaille avec des partenaires diversifiés : CDMO, fournisseurs, hôpitaux, pharmacies, organismes gouvernementaux…

La maîtrise et la continuité des informations produit pendant tout le cycle de vie sont des impératifs vis-à-vis du système qualité pharmaceutique et des Bonnes Pratiques de Fabrication. L’informatisation des échanges avec les partenaires participe directement à renforcer la continuité de la chaîne d’information et est une source d’amélioration de la performance et de la qualité.

Comme dans les autres secteurs, la normalisation des messages est un prérequis pour informatiser les échanges. C’est le CIP (Club Inter Pharmaceutique) qui a historiquement la mission de codifier les médicaments (code AMM, code UCD), et de normaliser les messages et les documents pour une démarche EDI. A ce titre, c’est le langage EDIFACT qui a été choisi par l’ensemble des professionnels du médicament (Industriels, Dépositaires, Etablissements de Santé).

Avec les impératifs de sérialisation pharmaceutique, la normalisation et l’automatisation des échanges va continuer de se développer. Les industriels pharmaceutiques doivent par exemple charger les données de sérialisation dans le hub EMVS (European Medicines Verification System) qui fait ensuite le lien avec les systèmes nationaux (NMVS).

Les limites de l’EDI face à l’accélération des relations avec son écosystème

L’EDI présente des atouts historiques. Il apporte un premier niveau d’automatisation au travers d’un échange structuré d’information :

  • Les cycles d’échanges réduits permettent d’être plus réactif, de réduire aussi les délais de livraison aux clients finaux, d’optimiser les stocks, d’avoir un meilleur flux de trésorerie pour les vendeurs
  • La numérisation des informations, en évitant les ressaisies et les données erronées des factures papiers, réduit les erreurs et fiabilise les échanges
  • Les entreprises disposent d’une visibilité des transactions. Les échanges sont tracés, ce qui sert aussi de support lors de litiges.
  • Les coûts liés au traitement papier et les coûts administratifs sont réduits.

Cependant, si l’EDI a évolué, son apparition remonte aux années 60, où le contexte d’échanges entre entreprises était différent. La digitalisation a aussi suivi son cours, et numériser les moyens de communication (fax, courrier…) n’est plus une innovation !

L’EDI ne répond pas pleinement aux enjeux d’agilité et de scalabilité

Les entreprises ne se transforment plus seules. Le développement de nouveaux business models, la création de nouveaux services, l’enrichissement de ses propres services… requièrent maintenant d’embarquer son écosystème : fournisseurs, clients, partenaires, open data…

La transformation digitale devient synonyme de souplesse et d’agilité dans l’intégration avec les autres acteurs de la chaîne de valeur. Cet écosystème évolue, se complexifie et s’accroît constamment. Les organisations cherchent à maîtriser les échanges non pas seulement partenaire par partenaire, mais avec la globalité de leur écosystème changeant : la transformation doit être scalable dans son application.

Face à cet impératif d’agilité, de réactivité et de scalabilité, l’EDI présente des limites :

  • Les connexions point à point
  • Le mode de fonctionnement asynchrone
  • La diversité des standards et des technologies
  • Les délais de déploiement pour chaque nouveau partenaire ou type d’échange

Ainsi, quand l’EDI est déjà en place sur des périmètres applicatifs historiques (commandes, factures, supply…), il répond souvent au besoin. Cependant, face à l’essor des échanges et des enjeux de connectivité, l’inertie et la difficulté d’industrialisation de l’EDI sont des freins.

De l’EDI à l’API Management

En complément de l’EDI, les API apportent une solution de connectivité et d’échange plus flexible, industrialisable, scalable, évolutive…

En comparaison de la démarche EDI, les API assurent des échanges en temps réel. Elles sont personnalisées et permettent de créer de nouveaux services.

Cependant, il ne faut pas oublier qu’une des forces de l’EDI est la normalisation des échanges et la standardisation des formats, renforcées par l’ancienneté de cette démarche. Les formats, comme EDIFACT, ont eu le temps de s’installer et d’être très largement utilisés par les organisations.

Ainsi, nous sommes convaincus que l’APIM (API Management) et la gouvernance des API (LIEN page API Gouvernance)  sont des impératifs pour que les API apportent vraiment de la valeur à l’entreprise.

Nous définissons l’API Management comme une discipline qui consiste à exploiter au mieux les API sans mettre en péril le système d’information et sans affecter l’expérience utilisateur. L’API Management a ainsi pour but de gérer et d’industrialiser l’exposition d’API (Application Programming Interface). C’est-à-dire la publication, la promotion et la supervision des échanges entre un service fournisseur et un service client.

ESB et API Management :
deux réponses complémentaires pour soutenir votre transformation business

Parmi les nombreuses promesses des API et de l’APIM, trois ressortent en particulier face à l’EDI :

  • Répondre sous pression aux Directions Métiers, réagir vite et renforcer la flexibilité, l’adaptabilité des flux d’échanges avec son écosystème.
  • Maîtriser l’impact d’un accroissement de la consommation des services
  • Proposer de nouveaux services en marque blanche, enrichir ses propres services…

Chez Blueway, nous sommes persuadés que la réponse aux enjeux de gestion des flux d’informations n’est pas seulement technique ou technologique. La vraie question porte sur vos impératifs de transformation, et l’évolution des échanges avec votre écosystème : combien de services devez-vous exposer à vos fournisseurs et clients ? La scalabilité des échanges est-elle une priorité ? Souhaitez-vous monétiser ou au moins monitorer la consommation des services ?

Vous souhaitez en savoir plus sur les outils EDI ? Échangez avec l’un de nos experts!

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