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Comment améliorer la vision des processus métier à travers la refonte du SIRH ?

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Forum RH dématérialise les processus RH pour assister la refonte du SIRH

La nouvelle feuille de route des SIRH de l’État pour la période 2023-2027 aborde 5 points essentiels :

  • La consolidation du socle RH
  • Le déploiement d’une GRH par les compétences
  • L’élargissement des services dématérialisés aux acteurs RH et aux agents
  • L’amélioration de la maîtrise des données RH dans le but de faciliter le pilotage des politiques RH
  • L’urbanisation de l’écosystème SIRH du secteur public

Ces objectifs doivent être atteints tout en visant la simplification réglementaire pour limiter la complexité de l’écosystème SIRH, ce qui passera par la refonte d’un certain nombre d’entre eux.

En effet, les collectivités engageaient jusqu’ici leur projet de dématérialisation à leur rythme et en fonction de leur budget, mais leurs stratégies croisent désormais celle de l’État. Ce dernier accélère et pousse les collectivités sur plusieurs sujets, notamment :

Dossier individuel dématérialisé

Dossier individuel dématérialisé des agents (décret du 15 juin 2011) : qui permet à ces derniers d’accéder rapidement à des informations habituellement éparpillées dans plusieurs dossiers et différents services (état civil, paie, formation, suivi administratif, congés maladie, évaluations…).

Déclaration Sociale Nominative (DSN)

Déclaration Sociale Nominative (DSN) qui centralise toutes les données sociales dématérialisées ayant un lien avec tous les agents de la fonction publique.

Bulletin de paie électronique

Bulletin de paie électronique qui doit être archivé dans un coffre-fort numérique.

« L’atteinte des objectifs de cette nouvelle feuille de route SIRH dépend de la capacité des collectivités à changer leurs pratiques et à améliorer leur vision des processus métiers en les dématérialisant. »

Victor Uribesalgo – Chargé d’affaires Secteur Public

Dématérialiser les processus métiers pour alimenter le SIRH

Dans le cadre de la refonte de leur SIRH, les agences aussi bien que les collectivités territoriales (régions ou départements) ont besoin d’une solution complémentaire permettant de dématérialiser des processus, souvent complexes dans le domaine du secteur public. En effet, les progiciels métiers composant le SIRH n’ont pas par défaut cette capacité à mettre à plat et modéliser de bout en bout tous les processus métier. C’est pourtant essentiel pour répondre aux enjeux importants définis par la feuille de route SIRH :

  • Dématérialisation des procédures liées à la GPEEC (recrutement, mobilité, évaluation, formation, etc.) pour alimenter les solutions du SIRH.
  • Dématérialisation du dossier individuel qui doit permettre aux agents de suivre leur demande à chaque instant, et d’accéder à leurs documents nativement dématérialisés. Cette approche de « non-matérialisation » aura également pour effet de contribuer à la transition écologique et à la démarche RSE.
  •  Conformité et sécurité des données RH qui doivent être sécurisées et historisées pour pouvoir faire référence. La refonte du SIRH permet ainsi de coller à la conformité imposée par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

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Mettre en place un portail agent pour compléter l’offre SIRH

« La refonte de leur SIRH doit permettre aux collectivités d’être plus performante, d’améliorer la qualité de vie au travail et d’attirer de nouveaux agents, un enjeu majeur dans le secteur public. »

Frédéric Trouiller – Directeur de projet chez Blueway Software

En miroir de l’expérience usager, les collectivités doivent désormais se focaliser sur leurs agents et sur la notion d’expérience utilisateur (UX). En effet, pourquoi les agents du secteur public accepteraient de voir un décalage entre les usages modernes des services aux citoyens et ceux qu’ils expérimentent au quotidien en interne ?

Une refonte SIRH doit donc également améliorer « l’expérience agent » en simplifiant les interfaces IHM et en fournissant des fonctionnalités adaptées à leurs besoins. Le déploiement d’un portail self-service va ainsi permettre à chaque agent de devenir acteur de son quotidien. C’est donc à un véritable levier de marque employeur auquel les collectivités doivent faire face.

Enfin, dans le contexte d’une refonte SIRH, un portail self-service sera à la fois bénéfique pour les agents mais également pour leurs encadrants. En effet, ce portail doit centraliser les données pour permettre l’interopérabilité de la gestion de la formation, des postes et des compétences. Cette approche facilite le quotidien des managers qui disposent d’un meilleur suivi de leurs agents, quel que soit le domaine (paie, congés, formation…).

« La digitalisation de la gestion administrative devient une opportunité d’exploiter plus intelligemment et plus profondément les données RH. »

Pierre Boizard – Directeur Blueway Secteur Public

Les informations RH peuvent alimenter des outils d’aide à la décision (BI) pour aider les managers à trouver les stratégies les plus efficaces pour favoriser l’épanouissement de leurs agents. Ils peuvent ainsi répondre concrètement à l’amélioration de l’exercice des missions du service public. 

Enfin, les équipes RH bénéficient de leur côté de l’automatisation des tâches manuelles les plus chronophages. Un SIRH complété d’une solution de modélisation des processus peut aider à les rationaliser et à réduire la charge des tâches administratives. Avec le rassemblement des informations concernant les agents dans une seule base de données, sécurisée et accessible via différents supports, la mutualisation des services est facilitée, et de fait le management RH. Cela libère du temps pour les équipes RH, qui peuvent se concentrer sur leur cœur de métier : les ressources humaines.

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Comment Forum RH répond aux enjeux de la refonte du SIRH ?

Pour rendre possible l’interopérabilité entre tous les outils SIRH, encore faut-il une plateforme capable de faire l’interface entre les solutions les plus variées. L’offre Forum RH bénéficie du socle Enterprise Service Bus (ESB) de Blueway et peut parfaitement coller à n’importe quel système d’information. C’est seulement de cette façon qu’il est possible de mutualiser l’ensemble des données et d’appréhender totalement des processus RH et des flux de travail existants.

« Il n’est pas possible de dématérialiser un processus de bout en bout sans le comprendre globalement et complètement : bénéficier d’une approche métier permet de ne pas être limité par une vision purement applicative. »

Pierre Boizard – Directeur Blueway Secteur Public

Alors la dématérialisation sera efficiente et pourra faciliter le partage et l’échange. Elle amènera ainsi à repenser les processus et les organisations dans une optique de rationalisation, de simplification, d’enrichissement et d’ouverture des données publiques voulues par l’état.

La refonte du SIRH doit donc viser à moderniser et à améliorer les processus RH et à accroître la conformité tout en réduisant les coûts par l’élimination des systèmes redondants. Complété par l’offre Forum RH, ce nouvel écosystème bonifie l’expérience des agents et les rend plus autonomes dans leurs demandes internes. Le management est également facilité et le principe d’Excellence Opérationnelle peut être appliqué concrètement grâce à l’optimisation des processus et la mise en place d’une démarche d’amélioration continue.

« Forum RH répond à la demande de rationalisation et d’optimisation des processus RH en apportant un cadre commun aux agences et aux collectivités.C’est le résultat de l’expertise acquise par Blueway auprès de ses clients publics depuis de nombreuses années. »

Victor Uribesalgo – Chargé d’affaires Secteur Public
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Auteur
Pierre Boizard
Directeur Blueway Secteur Public Résolument engagé dans la modernisation informatique du service public, Pierre travaille avec l’Etat et les collectivités depuis plus de 17 ans, spécialiste de ce secteur et de ses enjeux notamment sur les questions d’aide sociale, de transport, d’éducation, d’environnement.
Dans la catégorie Dématérialisation des services publics, Digitalisation des services publics