Les collectivités sont prises en étau entre des impératifs de réduction budgétaire et les exigences de plus en plus fortes des citoyens, mais également de leurs partenaires et de l’Etat.
La Loi de Transformation de la Fonction Publique du 6 août 2019, qui s’inscrit dans le programme AP2022, met l’accent sur l’importance de services publics plus efficaces et d’une FPT (Fonction Publique Territoriale) plus agile et réactive. La transformation numérique des administrations est une priorité. De nombreux cadres de gouvernance sont également posés (RGI, CCUCP, DLNUF , Stratégie État Plateforme …).
Ces enjeux d’efficacité sont clairement exprimés. C’est leur mise en pratique qui soulève de nombreuses questions ! Cette évolution repose en effet sur une transformation profonde de la fonction publique qui doit à la fois tendre vers l’Excellence Opérationnelle tout en conservant ses valeurs et sa dimension de service public.
Nous sommes convaincus que les principes de l’Excellence Opérationnelle et du Lean Administration peuvent s’appliquer avec succès dans le secteur public, au profit de la relation avec les citoyens et de la qualité des conditions de travail des agents.
Les agents font face à des processus complexes et non optimisés qui compliquent leur quotidien, impactent leurs conditions de travail et augmentent les coûts. Les ressources sont contraintes et leur utilisation est perfectible. De plus, le changement est omniprésent au sein des collectivités avec le renouvellement des élus. L’organisation doit s’adapter en permanence aux politiques publiques, tout en cherchant à conserver son efficacité au niveau des départements, des processus transversaux, mais aussi de chaque agent.
Les agents du secteur public sont ainsi confrontés à un contexte qui freine l’efficacité de leurs actions : volume colossal de procédures et d’informations échangées, processus parfois lourds et complexes, pilotage de la performance peu développé…
Ces facteurs, associés à l’impératif de qualité de service, sont représentatifs des environnements où les démarches de Lean Administration apportent le plus de valeur.
Réduire les étapes sans valeur ajoutée (automatisation, réingénierie…), corriger les défauts et les non-qualités le plus tôt possible pour limiter la consommation de ressources, simplifier les procédures et l’organisation… sont des leviers pour fluidifier les échanges, accélérer les prises de décision, optimiser les délais et augmenter l’efficience de la collectivité.
L’efficacité repose ainsi sur l’impact et la valeur de chaque agent, en facilitant son travail quotidien, et en lui permettant de se concentrer sur sa contribution aux objectifs de la collectivité.
Mettre en place une démarche d’amélioration continue
Gagner en agilité face à l’évolution des politiques publiques
Faciliter et fluidifier le travail de chaque agent et de chaque équipe
Optimiser la gestion des ressources humaines et matérielles
Renforcer la transparence des actions et la responsabilité
Les processus sont partout dans les collectivités, pour des activités critiques comme pour la vie de tous les jours : demande d’achat, enregistrement des factures, changements administratifs, demandes de télétravail, ordres de mission, remboursements de frais de transport…
L’excellence opérationnelle de l’administration repose ainsi en particulier sur l’efficacité de ses processus métiers aussi bien que RH.
En complément de l’optimisation de chaque processus, la collectivité gagne à les standardiser afin de pouvoir les auditer et les analyser. L’objectif est d’assurer que seules les ressources strictement nécessaires sont utilisées et que la collectivité peut identifier tous les axes d’amélioration initialement et dans la durée. Disposer d’une vision 360° de tous les workflows et d’une console de supervision est également un besoin fort pour identifier et actionner les leviers d’optimisation à tous les niveaux de son administration.
1/ Vous souhaitez permettre à vos agents de réaliser leurs missions dans les meilleures conditions afin d’avoir le plus d’impact ?
2/ Votre efficacité repose sur un système opérationnel qui simplifie l’organisation du travail, optimise les outils et les méthodes, et permet de mesurer la performance au travers d’indicateurs significatifs et cohérents avec vos politiques publiques.
3/ Votre organisation et vos équipes doivent pouvoir s’adapter rapidement à l’évolution des politiques publiques tout en conservant le sens donné à leurs actions.
Derrière ces enjeux de Lean Administration, il s’agit également de renforcer la qualité de l’information et d’accélérer sa circulation en interne ainsi qu’avec les citoyens et les partenaires externe.
Plusieurs axes complémentaires participent directement à optimiser l’exploitation de vos données et de vos flux :
Notre offre Agora est dédiée à l’automatisation et l’informatisation des processus dans le Secteur Public, au service du Lean Administration et de votre Excellence Opérationnelle.
Cette solution s’inscrit dans une démarche BPM (Business Process Management) avec la dématérialisation et l’optimisation de tous vos processus (ressources humaines, GRU, administratifs…) des plus simples au plus complexes, unifiant actions humaines et techniques.
Elle participe directement à votre efficience opérationnelle et au pilotage de votre activité !
Avec Agora modélisez et déployez rapidement de nouveaux processus pleinement opérationnels à la norme BPMn 2. Avec Viaduc, répondez également aux limites de vos applications métiers tout en intégrant les processus au cœur du Système d’Information..
Facilitez l’accès pour tous les acteurs au sein d’un portail agents full web. Simplifiez aussi l’exploitation des données et rendez les actions intuitives à réaliser
Gagner en productivité par l’automatisation des tâches sans valeur ajoutée et la fluidification des échanges
Gérez les alertes et les délégations, mettez en place des contrôles et identifier immédiatement les erreurs. Supervisez également les processus et pilotez l’activité pour engager une démarche d’amélioration continue.
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