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Comment Forum GRU facilite la gestion des processus complexes de Démarches simplifiées ?

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Forum GRU facilite la gestion des processus complexes de Démarches simplifiées

Aujourd’hui les usagers du service public veulent pouvoir effectuer toutes leurs démarches en ligne sans avoir à transmettre des informations dont l’administration dispose déjà, ou à faire eux-mêmes le lien avec les nombreux services de l’État. Forte de ce constat, la direction interministérielle de la transformation publique (DITP), qui pilote le programme de transformation défini par le Gouvernement pour une action publique plus simple et plus efficace, travaille à améliorer concrètement la vie des Français et des agents publics. Elle coordonne ainsi des programmes de simplification des documents administratifs et d’amélioration des parcours usagers.

Pour participer à cette démarche de dématérialisation et de simplification des démarches, la Direction Interministérielle du Numérique (DINUM) a imaginé la solution Démarches-simplifiees.fr (DS) qui « permet à tous les organismes exerçant des missions de service public de créer des démarches en ligne en quelques minutes et de gérer les demandes des usagers sur une plateforme dédiée. L’objectif est d’assurer la dématérialisation dans les meilleures conditions en simplifiant la vie des usagers, l’instruction des demandes et en faisant économiser de l’argent à l’État et au contribuable (source : https://doc.demarches-simplifiees.fr/presentation) »

Dématérialisation des demandes administratives et gestion des formulaires

Dans ce contexte, Blueway œuvre pour que la dématérialisation ne soit pas un investissement humain et financier important pour les gestionnaires et les agents publics, mais un gain de temps et un facteur d’économie. L’offre Blueway Secteur Public répond ainsi à la demande de l’État de rationalisation de l’ensemble des projets effectués sur le territoire. Elle apporte un cadre commun aux agences et aux collectivités, et plus précisément à la demande d’interopérabilité avec DS.

Forum GRU (Gestion de la Relation Usager) s’intègre ainsi parfaitement aux systèmes d’information des institutions publiques et notamment à DS, sans perturber son architecture. Pour centraliser l’ensemble des données des agents et permettre de dématérialiser et de fluidifier les demandes administratives et la gestion des formulaires, Forum GRU offre un portail de gestion unique, avec une gestion fine des processus complexes de bout en bout, en toute transparence.

Comment les collectivités peuvent s’approprier l’enjeu Excellence Opérationnelle ?

Communauté et souveraineté

En apportant fluidité et simplicité même pour les processus les plus complexes, Blueway respecte donc le schéma directeur de la DINUM. Pour rappel la mission principale de la DINUM est d’accompagner et de faire réussir les projets numériques de l’État pour plus d’efficacité et de simplicité. Mais une autre de ses missions de premier plan est de garantir la souveraineté grâce au numérique. Blueway, éditeur français, répond à cet enjeu de souveraineté en hébergeant ses données chez OVH Cloud sur des sites exclusivement français. Il est d’ailleurs possible de profiter de certaines options comme SecNumCloud ou HDS (Hébergement de Données de Santé). La première option garantit aux clients un environnement VMware complet, géré de manière industrielle avec un très haut niveau d’automatisation. La seconde est une certification française axée sur la protection de la confidentialité des données personnelles, notamment des données de santé.

Pour aller plus loin, les outils proposés par la DINUM peuvent être intégrés dans la Gallery Blueway qui offre un espace de partage auprès de tous les clients Blueway. Cette bibliothèque regroupe en effet une communauté de projets partageables avec l’ensemble des clients Blueway, ce qui permet aux collectivités de gagner du temps sur l’ensemble du développement des processus en ayant la possibilité à tout moment de se servir des exemples et réalisations des autres collectivités, chacune étant ainsi en mesure de servir l’effort collectif.

DS & FORUM : Interopérabilité sans complexité

L’interopérabilité est un sujet majeur pour l’ensemble des collectivités qui disposent d’un panel important de progiciels non connectables. Chacun peut apporter sa pierre à l’édifice, Forum GRU aide ainsi à la prise en charge des traitements des téléservices de DS, notamment pour les processus de création de formulaires particulièrement complexes. 

En effet, grâce à son ESB (Enterprise Service Bus) qui gère les volets de traitement, de transport et de stockage, Blueway apparaît comme facilitateur d’interopérabilité et rend possible la communication entre processus et données pour éviter la multiplication des outils. Les collectivités peuvent ainsi agir sans jamais être conditionnées par les solutions logicielles en place, en maîtrisant les échanges de données et en évitant toute redondance de l’information.

Complémentarité et facilité

Forum GRU propose également une complémentarité sur la partie réceptacle des processus de DS par la mise en œuvre d’un processus BPM, en gérant le traitement de la demande par l’agent via un portail back office.
Il s’agit d’un processus bout en bout qui sert en interne l’administration et les collectivités, lors d’une demande de subvention et de l’interfaçage avec les outils de gestion des subventions par exemple. Concrètement Blueway gère les étapes de vérification, de passage en commission, de la gestion de la donnée et de la messagerie, qu’il s’agisse de l’agent ou de l’usager.

Le formulaire peut donc être construit dans DS par la collectivité, et le traitement se faire via la plateforme Forum GRU qui va faciliter le travail des agents avec une interface intuitive et des fonctions avancées, même si le processus est complexe. En effet, les deux plateformes travaillant en synergie, Blueway est capable de s’interfacer avec de nombreux portails institutionnels ! Pour ce faire, Forum GRU est en mesure d’utiliser le bouquet d’API mis à disposition par DS, et de gérer ainsi la récupération des demandes et le système de notifications.

Intégration et optimisation grâce à l’association DS et FORUM GRU

Pour répondre à la demande de l’Etat d’amélioration de l’expérience usager, notamment sur l’optimisation des délais de traitement, la facilité d’accès à un interlocuteur compétent et la personnalisation de la relation, Forum GRU apporte une rationalisation des démarches et une simplification de la communication et des formulaires. Blueway propose ainsi une réponse clé en main spécifiquement adaptée aux besoins du Secteur Public et au service de l’expérience usager.

Faciles d’utilisation, sans besoin de compétences de développement, l’adoption des solutions Blueway Secteur Public par les équipes est rapide. Elles répondent également aux obligations RGAA, qui permettent de contrôler l’accessibilité d’un site et de ses contenus suivant les normes internationales d’accessibilité numérique. Pour rappel, l’accessibilité numérique consiste à rendre les services en ligne accessibles aux personnes en situation de handicap, le référentiel général d’amélioration de l’accessibilité (RGAA) fournissant un ensemble de ressources et d’outils.

Complémentaire à Démarches-simplifiees.fr, Forum GRU est donc la solution de gestion de la relation usager omnicanale qui rend plus agile la relation entre les collectivités publiques et les citoyens. Elle améliore la qualité des services publics et simplifie la vie des usagers comme des agents.

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Auteur
Pierre Boizard
Directeur Blueway Secteur Public Résolument engagé dans la modernisation informatique du service public, Pierre travaille avec l’Etat et les collectivités depuis plus de 17 ans, spécialiste de ce secteur et de ses enjeux notamment sur les questions d’aide sociale, de transport, d’éducation, d’environnement.
Dans la catégorie Digitalisation des services publics, Lean administration