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Le Portail RH pour améliorer le quotidien des agents de la fonction publique

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Portail Agent RH : quelles sont ses fonctions et ses atouts ?

A l’image de la relation citoyen, qui dispose désormais de solutions de qualité au sein des collectivités, les agents de la fonction publique ont eux aussi besoin de transparence et d’efficacité lors de leurs démarches RH. Au quotidien, les agents sont demandeurs de suivi et d’autonomie : la gestion de leurs données, de leurs demandes administratives, et le suivi de leur carrière sont des sujets centraux. L’outil qui les traite doit logiquement l’être lui aussi ! Conciliant processus métier et clarté de l’interface, le Portail Agent RH centralise les demandes et participe à l’expérience agent.

A quels enjeux doit répondre le Portail Ressources Humaines pour les agents ?

Les besoins quotidiens liés à la dimension ressources humaines des fonctionnaires sont nombreux et variés, allant de la consultation de documents à la gestion de carrière. L’expérience des agents de la fonction publique au sein des collectivités territoriales et de l’Etat peut encore être améliorée grâce à des traitements plus rapides et une véritable transparence dans le dialogue.

En parallèle, l’initiative gouvernementale SIRH 2022 vise à accélérer la numérisation des RH et à fluidifier les démarches. Au cœur de la réflexion : le besoin de mutualiser les systèmes pour un parcours plus centralisé. Le Portail Agent RH va dans le sens de cette centralisation. Il s’inscrit également dans le cadre du Plan d’actions pour la transformation numérique de l’État, annoncé en 2021, qui met l’accent sur la modernisation des services publics.

Du côté des agents, plusieurs points justifient le besoin d’un Portail Agent RH :

  • Un traitement rapide et un suivi des démarches : les agents sont demandeurs de plus de transparence et souhaitent obtenir une résolution rapide de leurs demandes.
  • Plus d’autonomie au quotidien : celle-ci passe par une gestion des données personnelles, par des demandes que l’agent pourra effectuer depuis son espace personnel (formation, congés…), ou par l’accès autonome aux documents internes.
  • Une simplification des démarches: toute demande, même complexe, doit pouvoir être initiée en quelques étapes. La dématérialisation des dossiers et documents au sein du Portail Agent participe à cette simplification.
  • Un service interactif : les fonctionnaires souhaitent pouvoir dialoguer en continu avec leur service RH et initier facilement de nouveaux sujets. L’accompagnement permanent du Portail Agent a vocation à améliorer les conditions de travail.
  • Un pilotage précis des processus d’onboarding et d’offboarding à la fois au bénéfice de l’expérience agent, également pour améliorer l’efficacité à chaque étape et anticiper les besoins, ainsi que pour avoir une vue globale de l’évolution des effectifs
  • Le respect des réglementations et du droit autour des données personnelles (RGPD…) qui implique une gestion et des procédures rigoureuses et maîtrisées
Guidebook de la plateforme intégrée Blueway

Portail interne et modernisation des processus RH : le témoignage du département de la Haute-Loire

Le Portail Agent RH représente également un atout pour les gestionnaires d’équipe, responsables des ressources humaines et les directions en proposant :

  • Un meilleur suivi des tâches et des équipes : le dialogue renforcé garantit un meilleur suivi des carrières et de la rémunération. Les responsables connaissent à tout moment les besoins et aspirations de leurs équipes.
  • Une meilleure centralisation de la donnée : il n’est plus nécessaire de collecter l’information auprès d’intervenants multiples. La consolidation des données permet de mettre en relation des informations pertinentes et de connaître sa situation RH à tout moment.
  • Des tableaux de bord et indicateurs clairs : une juste évaluation de la performance permet de mieux piloter les agents et de mettre en adéquation tâches et profils. Les tableaux de bord sont un soutien pour les managers et la direction souhaitant guider les agents dans leur travail et leur apporter des réponses concrètes.

Chaque étape de la gestion des ressources humaines doit être une opportunité pour renforcer la confiance et le dialogue entre les agents et l’administration.

Pierre Boizard, Directeur Blueway Secteur Public

Les fonctionnalités dont doit disposer un Portail RH dédié aux agents

Via une interface unique, le portail Agent RH doit offrir une vue à 360° sur les documents et les demandes de chaque agent, ainsi que sur l’organisation dans son ensemble. Les principales fonctionnalités de cet « intranet » sont :

Portail RH : accéder à ses informations personnelles

Accès aux informations personnelles

Le fonctionnaire accède à ses informations et peut interagir : contrats, fiches de paie, factures, documents liés à sa mission.

Portail RH : faire ses demandes de congés, formation via un outil partagé

Outil d’échange et de demandes

L’agent peut effectuer une demande de congés, de télétravail, de formation ou un envoi de documents justificatifs : il peut en suivre la validation en temps réel via l’outil.

Portail RH : l'accès à des FAQ ou centre d'information

Outils de prise d’information

Centre d’information, FAQ : un ensemble d’outils permettent d’obtenir les réponses aux questions du quotidien en toute autonomie.

Portail RH : les atouts d'un planning partagés

Planning et échéances

Via la gestion du temps de travail et des congés, l’agent peut consulter les jalons importants et recevoir des notifications automatiques.

Les fonctionnalités du Portail Agent permettent d’automatiser une partie des processus de consultation ou validation, tout en offrant de la visibilité sur l’avancement des dossiers.

En back-office, le portail va donc assurer une transmission des demandes aux interlocuteurs qualifiés. Il s’appuiera pour cela sur des processus modélisés et adaptés selon chaque collectivité, en connexion avec le reste des applications du SIRH.

Comment les collectivités peuvent s’approprier l’enjeu Excellence Opérationnelle ?

Le portail Agent : aussi un objectif d’amélioration du management !

Complémentaire au portail citoyen, le Portail Agent RH est conçu pour faciliter les démarches quotidiennes des agents, mais aussi pour soutenir le management et bien orienter les équipes en fonction des besoins humains.

Côté management, ce portail permet donc de retracer les actions menées et leur avancement.  Prenant en charge les formalités administratives chronophages, l’outil permet un meilleur accompagnement pour l’agent comme pour sa collectivité.

Le Portail Agent fournit des indicateurs de suivi personnalisables et traçables dans le temps, pour que chaque organisme public puisse facilement recenser ses besoins et lacunes. Les demandes de formation, congés, délais de traitement sont autant d’éléments de pilotage qui renseignent les directions sur les profils dont elles disposent.

Pour concevoir un Portail Agent RH adapté aux besoins des agents, mais aussi à celui des managers, Blueway s’appuie sur une triple approche :

  • Un portail centralisé et intuitif, interface de dialogue entre les agents et les managers ou le service RH
  • Une modélisation des processus via le BPM, pour des circuits de validation parfaitement cohérents avec l’organisation des collectivités
  • Un outil qui communique en permanence avec les autres logiciels du SIRH grâce à un système de bus applicatif (ESB) qui garantit l’adhérence des processus au SI.

Cette approche permet d’adapter le Portail Agent à l’existant, tant en termes de pratiques que d’architecture du Système d’Information, et donc de s’appuyer sur une organisation déjà en place pour fournir aux agents des réponses plus rapides.

Avec le Portail Agent RH, nous ne faisons pas que simplifier les processus, nous transformons l’expérience quotidienne des agents de la fonction publique.

Pierrz Boizard – Directeur Blueway Secteur Public

Chez Blueway, notre gamme de produits, 100% dédiée aux collectivités et à l’Etat, s’inscrit dans une démarche d’excellence opérationnelle, d’amélioration du quotidien des agents et de modernisation des organisations publiques. Grâce à nos produits logiciels intégrés, les briques applicatives restent toujours cohérentes avec l’architecture du SI et communiquent entre elles. C’est bien sûr le cas pour le Portail RH dédié aux agents pour lequel nous proposons un produit dédié : FORUM RH.

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Auteur
Pierre Boizard
Directeur Blueway Secteur Public Résolument engagé dans la modernisation informatique du service public, Pierre travaille avec l’Etat et les collectivités depuis plus de 17 ans, spécialiste de ce secteur et de ses enjeux notamment sur les questions d’aide sociale, de transport, d’éducation, d’environnement.
Dans la catégorie Améliorer l'expérience agent, Digitalisation des services publics