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Comment la digitalisation facilite la réponse aux enjeux des processus d’onboarding et d’offboarding des agents du secteur public ?

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Digitalisation des processus d’onboarding

Quelle que soit la collectivité concernée, l’accueil d’un nouvel agent répondra toujours à des critères de bon sens : préparer le matériel et les équipements nécessaires (badge, etc.) avant la prise de poste, présenter le nouvel arrivant avec un tour des locaux et lui faire découvrir les tâches qui lui seront demandées le jour de l’arrivée, et favoriser la transmission des connaissances tout en s’assurant de son intégration les jours suivants.

Mais il est possible d’articuler efficacement tous ces éléments, et de faire encore plus, avec la digitalisation de ces processus d’entrée et de sortie des agents de l’administration publique. 

Comment un processus informatisé participe à améliorer l’accompagnement des agents du secteur public dans leur onboarding ?

Un processus informatisé, de manière générale, optimise les opérations administratives et offre une expérience plus fluide et sécurisée pour tous les acteurs concernés. Il permet par exemple de gagner du temps en automatisant les tâches administratives chronophages et fastidieuses associées à l’entrée et à la sortie d’un agent comme la création ou la suppression de comptes, la gestion des droits d’accès et des autorisations, la collecte de données personnelles, etc. Il améliore également la traçabilité de toutes les actions effectuées et facilite l’identification des personnes responsables de chaque action, ainsi que les dates et heures correspondantes.

« Il y a un grand enjeu de traçabilité et de continuité au fil du processus d’onboarding. Etablir un traitement par une simple chaîne de mails peut amener à oublier ou perdre des éléments. La notion de centralisation est donc importante, et peut également éviter à plusieurs personnes la ressaisie des mêmes informations. La finalité est de coordonner les services pour obtenir un processus fluide qui va permettre d’accueillir l’agent dans les meilleures conditions. »

Victor Uribesalgo – Chargé d’affaires Secteur Public

Avec une vue globale de tous les agents qui entrent et sortent de l’organisation, il est même possible d’optimiser la gestion des ressources, notamment en anticipant les besoins en équipements, en espaces de travail, etc. De plus, la mise en place d’un portail agent va permettre au nouvel entrant de remplir les formalités administratives de manière rapide et simple, sans avoir à passer par de longues procédures papier. Un processus informatisé va également assurer une plus grande fiabilité en réduisant les erreurs administratives qui peuvent survenir lors d’un processus manuel, comme des erreurs de saisie de données ou les oublis de documents requis pour l’embauche d’un nouvel agent.

« Pour éviter les erreurs, il faut limiter la multiplication des saisies. Une donnée de qualité permettra d’éviter la frustration des agents face à des informations erronées »   

Pierre Boizard – Directeur Blueway Secteur Public

Un processus informatisé supporte une communication transparente et claire concernant les étapes à suivre lors de l’entrée d’un agent (ou de sa sortie), ce dernier peut connaître à chaque instant « qui fait quoi quand ». C’est d’autant plus important dans un contexte de travail à distance : les différentes étapes d’onboarding doivent s’appuyer sur les outils numériques.

Mais il conviendra de s’assurer que tout a été convenablement préparé en amont : ce n’est pas qu’une question matérielle, mais également un enjeu de sécurité.

« Le premier objectif de ce processus est d’automatiser la gouvernance des droits comme les badges d’accès, la connexion aux applications et aux sessions. Sécuriser ces accès lors de l’arrivée et à la suite d’un départ est indispensable : quand un nouvel agent est recruté, il doit avoir les moyens de travailler le jour de son arrivée et tout simplement de rentrer dans le bâtiment. Quand un agent part, nous devons l’identifier et lui retirer les accès. C’est donc aussi la garantie que le nouvel arrivant dispose du matériel nécessaire et « existe » au sein du SIRH ! »

Bruno Castex – Responsable du service études et applications – Direction du Numérique

Quelles sont les spécificités du processus d’onboarding/d’offboarding des agents du secteur public ?

« Par rapport au secteur privé, il y a énormément de mouvement dans le secteur public. Qu’il s’agisse d’un changement de poste ou d’établissement, les roulements peuvent se faire tous les 2 ou 3 ans. Cela génère énormément de trafics dans les services RH, et mobilise beaucoup de ressources. »

Pierre Boizard – Directeur Blueway Secteur Public

En fonction du périmètre d’activité, la mise à disposition de documents sur la structure et les missions permettra au nouvel arrivant de disposer d’une vision globale des services utiles pour ses nouvelles missions. Par exemple, le ministère de l’intérieur a élaboré un document nommé « Guide de la vie en poste pour les hauts fonctionnaires » accessible depuis son portail. Celui-ci donne une vue d’ensemble des outils qui respectent le cadre réglementaire mis à disposition par le corps préfectoral.

« Le décommissionnement des agents lorsqu’ils partent est important, notamment s’ils ont accès à des données sensibles, ce qui est fréquent dans le secteur public. Nous avons constaté des accès de sécurité encore ouverts pour des dossiers ou des outils normalement inaccessibles après une mutation, et qui peuvent se transmettre de collègue à collègue. C’est un véritable enjeu de sécurité, car dans les collectivités, toutes les DSI n’ont pas le même niveau de maturité, et il est parfois difficile d’amener un processus jusqu’à son terme. »  

Victor Uribesalgo – Chargé d’affaires Secteur Public

Quels sont les écueils généralement rencontrés pour digitaliser le processus d’accueil d’un agent ?

Les processus de digitalisation peuvent être rigides s’ils sont mal pensés au départ, ce qui peut rendre difficile l’adaptation aux besoins spécifiques de chaque organisation. Il est donc important d’avoir la vision d’un processus de bout en bout afin de mettre en œuvre une réponse adéquate.

« Lorsque les processus sont assez simples, la capacité à les modéliser au travers du BPM nous apporte une grandeagilité ! C’est le cas des frais de déplacement ou du processus d’entrées-sorties d’agents notamment. »

Bruno Castex – Responsable du service études et applications – Direction du Numérique

La digitalisation des processus d’entrée et de sortie peut également entraîner une perte de communication entre les différents acteurs impliqués : les ressources humaines, les managers et les agents. Il est donc important de mettre en place des mécanismes transverses pour garantir l’efficience des processus.

« Si le système d’information contient déjà un certain nombre de solutions, il manque principalement cette notion de transversalité. En effet, l’approche repose souvent sur l’échange de mails et de fichiers Excel. Ce qui signifie du stockage en local, des pertes d’informations, des recherches compliquées et surtout un séquençage très aléatoire. Une approche BPM permet de créer des ponts entre les différentes applications, et entre les différents services. C’est en quelque sorte le chef d’orchestre des interactions humaines et techniques. »

Pierre Boizard – Directeur Blueway Secteur Public
Guidebook de la plateforme intégrée Blueway

Portail interne et modernisation des processus RH : le témoignage du département de la Haute-Loire

Comment Blueway répond aux enjeux des processus d’onboarding et d’offboarding du secteur public ?

La mise à plat des processus et le rassemblement des données des agents dans une seule base de données, sécurisée et accessible par tous et sur différents supports, favorisent la mutualisation des services et facilitent le management des ressources humaines. Blueway participe ainsi à mettre en œuvre un processus simplifié de l’arrivée d’un agent en le modélisant dans le logiciel. Cela permettra de développer des IHM Web permettant de faire le traitement de la demande, le suivi et le contrôle selon différents profils

« Nous avons fait évoluer notre formulaire d’entrée-sortie et également mis en place des contrôles et des connexions avec le SIRH au travers d’un nouveau processus réalisé dans Blueway. Pour les agents, c’est moins de ressaisi, la cohérence des informations et un lien avec la création des comptes et des utilisateurs. »

Bruno Castex – Responsable du service études et applications – Direction du Numérique

Les solutions chez Blueway peuvent s’interfacer avec tous les SI et évitent la double saisie. Elles permettent ainsi aux collectivités d’être plus proactif dans le traitement des demandes :

  • Validation par la RH
  • Traitement par les Moyens Généraux
  • Traitement DSI (en parallèle du traitement Moyens Généraux)
  • Accès spécifique au service communication

De plus, pour accompagner spécifiquement les enjeux des services RH au sein du secteur public, nous avons conçu l’offre FORUM RH. C’est une plateforme de gestion de la relation agent omnicanale destinée à améliorer l’expérience agent et à offrir aux responsables RH et au management une vision 360° des demandes.

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Auteur
Pierre Boizard
Directeur Blueway Secteur Public Résolument engagé dans la modernisation informatique du service public, Pierre travaille avec l’Etat et les collectivités depuis plus de 17 ans, spécialiste de ce secteur et de ses enjeux notamment sur les questions d’aide sociale, de transport, d’éducation, d’environnement.
Dans la catégorie Améliorer l'expérience agent, Digitalisation des services publics