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La dématérialisation des processus RH au service des agents de la fonction publique

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Comment aborder la dématérialisation des formalités ?

A l’image des usagers des collectivités bénéficiant de services efficaces via des portails et des plateformes GRU (gestion de la relation usagers), les agents de la fonction publique ont eux aussi besoin de simplicité et de souplesse dans la gestion de leur carrière et leurs démarches RH.

Les objectifs d’un service RH sont de prendre soin de leurs collaborateurs et de les fidéliser. C’est aussi le cas dans secteur public où le recrutement reste relativement difficile. Les RH ont tout intérêt à mener des programmes de satisfaction de leurs agents, ce qui passe par la mise en œuvre d’un portail qualitatif et une expérience agent du même niveau que ce qu’ils peuvent rencontrer dans le secteur privé.

Bien sûr, la dématérialisation des processus RH s’inscrit également dans une démarche d’excellence opérationnelle et de modernisation des organisations publiques.

Dans cet article en deux parties, nous vous partagerons tout d’abord l’interview de, Bruno Castex, Responsable du service études et applications au sein de la Direction du Numérique du Conseil départemental de la Haute-Loire sur l’évolution du système d’information et en particulier l’amélioration continue des processus et flux de données RH. Dans la deuxième partie, Pierre Boizard, Directeur de Blueway Secteur Public, présentera l’offre FORUM RH et les solutions qu’elle apporte aux collectivités.

Le témoignage du CD43 sur la démarche d’amélioration et de dématérialisation des processus RH

Le Conseil départemental de la Haute-Loire est le pivot d’une action politique cohérente sur de nombreux sujets (social, éducation, culture, environnement, voirie et aménagement…) et s’appuie pour cela sur 1200 agents engagés au service des Altiligériens.

Démarche d'amélioration et de dématérialisetion des processus RH du CD43

Comment sont menés les projets autour du SIRH et de la dématérialisation des processus ?

Les briques principales de notre SIRH sont la gestion de la paie, des dossiers agents et des carrières, la gestion des temps de travail et des congés ainsi que la formation et la gestion des postes. D’autres briques viennent compléter ce socle avec par exemple le décisionnel ou l’outil de gestion de l’organigramme.

De manière globale, la transformation du SIRH implique de simplifier et accélérer le traitement des processus. Leur optimisation demande un arbitrage sur la meilleure stratégie de dématérialisation, selon les priorités, les ressources et les bénéfices pour les agents. Certains logiciels vont répondre précisément à certains pans métiers : inutile alors de développer nous-mêmes le processus. Par exemple, pour la validation des fichiers DSN (Déclaration Sociale Nominative), nous disposons d’un outil dédié.

Dans d’autres cas, souvent lorsque les processus sont assez simples, la capacité à modéliser le processus au travers d’un logiciel BPM nous apporte une grande agilité ! C’est le cas des frais de déplacement ou du processus d’entrée-sortie d’agents notamment.

« Il ne faut pas réinventer la roue quand une solution est disponible sur le marché, mais garder également une certaine agilité pour pouvoir répondre le plus précisément possible aux besoins métiers. »

Bruno Castex, Responsable du service Etudes et applications – Direction du Numérique

Pourriez-vous nous présenter le projet d’optimisation du processus d’entrée/sortie d’agents ?

Le premier objectif de ce processus est d’automatiser la gouvernance des droits comme les badges d’accès, la connexion aux applications et aux sessions. Sécuriser ces accès lors de l’arrivée et à la suite d’un départ est indispensable : quand un nouvel agent est recruté, il doit avoir les moyens de travailler le jour de son arrivée et tout simplement de rentrer dans le bâtiment. Quand un agent part, nous devons l’identifier et lui retirer les accès. C’est donc aussi la garantie que le nouvel arrivant dispose du matériel nécessaire et « existe » au sein du SIRH !

Nous disposions auparavant d’un formulaire d’entrée-sortie sur un extranet qui allait disparaître. Nous avons fait évoluer ce formulaire et également mis en place des contrôles et des connexions avec le SIRH. Pour les agents, c’est moins de ressaisies, plus de cohérence dans les informations et un lien avec la création des comptes et des utilisateurs.

Ce processus d’entrée-sortie se décompose en plusieurs étapes après la saisie initiale du formulaire par la direction métier. La DINUM procède à une étape de validation afin de vérifier les informations principales. Le processus génère ensuite un fichier qui permet de créer automatiquement les comptes avec l’affectation dans les groupes de l’Active Directory. L’attribution des droits est ainsi garantie, et le processus déclenche d’autres mécanismes internes au niveau de la DINUM afin de créer, par exemple, les tickets pour lister les tâches à réaliser. L’intégration avec le processus de recrutement sera, quant à elle, menée dans un second temps.

En plus de la partie visible, la gestion des informations liées aux ressources humaines demande de nombreux processus techniques. A titre d’illustration, pour assurer la centralisation et la cohérence des données, il est nécessaire de partager automatiquement les informations de l’organigramme et des affectations avec les autres applications et l’Active Directory, et d’assurer ainsi la création des agents dans les autres logiciels concernés.

Pourquoi avoir choisi Blueway pour accompagner votre démarche de dématérialisation des processus RH ?

Le choix a reposé essentiellement sur deux critères. Tout d’abord, disposer d’un outil unique qui associe BPM pour la dématérialisation des processus et la capacité à gérer des flux de données grâce à une technologie ESB/ETL. Le deuxième élément de choix est tout simplement son tarif raisonnable.

Ce n’était pas un critère au départ, mais une demande pour laquelle Blueway s’est démarquée : la mise à disposition pour la communauté de clients d’une bibliothèque de modèles de processus, de référentiels et de services. Cette démarche peut représenter un gain de temps phénoménal !

Lorsque les services et les processus se multiplient, il est intéressant de conserver une synthèse globale, afin de facilement identifier les projets impactés. Dans sa dernière version, Blueway a amélioré cette vision d’urbanisation des différents processus.

Comment la Région Bretagne a urbanisé et rationalisé son SI afin de le rendre plus agile ?

Comment Forum RH améliore le quotidien des agents de la fonction publique grâce à la dématérialisation des processus ?

Pour répondre aux exigences des services RH et des agents, Forum RH permet de centraliser leurs données, leurs demandes administratives et le suivi de leur évolution professionnelle. Offrant une interface claire et des processus métiers pensés de bout en bout, Forum RH facilite en ce sens le quotidien des agents et de leurs encadrants.

A quels enjeux répond cette offre Forum RH ?

Avec de nombreuses années passées aux côtés d’acteurs du Secteur Public, nous avons conscience chez Blueway que l’expérience RH des collectivités peut encore être améliorée grâce à des traitements plus rapides, automatisés et urbanisés. Forum RH répond à ce besoin tout en collant à la feuille de route du gouvernement, qui vise à soutenir la dynamique de transformation des fonctions RH (Lean Administration…) face aux enjeux stratégiques de simplification des processus de gestion des agents. Notre offre joue également un rôle dans le renforcement de l’attractivité des emplois de la Fonction Publique d’État, particulièrement tendue dans ce secteur.

« Forum RH répond à la demande de l’Etat de rationaliser l’ensemble des projets effectués sur le territoire en apportant un cadre commun aux agences et aux collectivités. »

Pierre Boizard – Directeur Blueway Secteur Public

Forum RH prend ainsi en charge le traitement et le suivi des démarches des agents, qui souhaitent obtenir une résolution rapide de leurs demandes et gagner en autonomie.

Les agents peuvent ainsi profiter de :

  • Plus d’autonomie. Ils peuvent effectuer depuis leur espace personnel des demandes liées à la formation, aux congés, ou avoir un accès direct aux documents internes.
  • Plus d’interactivité. Ils peuvent dialoguer en continu avec leur service RH et initier facilement de nouveaux sujets, notamment dans les phases d’onboarding ou de mutation, et lors des nombreux évènements qui jalonnent leur carrière.
  • Plus de simplicité. Les documents sont dématérialisés et centralisés, et l’interface permet d’initier n’importe quelle demande en seulement quelques étapes.
  • Plus de rapidité. Il n’est plus nécessaire de collecter l’information auprès d’intervenants multiples. Centralisée et en urbanisée, elle nécessite moins de manipulation et n’est plus sujet à la double saisie. Les processus gagnent en souplesse et en efficacité.

Quelle est la valeur ajoutée de Forum RH pour les services des ressources humaines et les DSI ?

La plus grande force de l’offre Forum RH est sa capacité à dématérialiser n’importe quel processus métier, même les plus complexes. Ce qui est le cas pour les agents de la fonction publique : ils ont des parcours de carrière multiple et des opportunités nombreuses durant leur vie professionnelle. Les tâches et responsabilités peuvent varier considérablement en fonction du poste et du niveau hiérarchique – de la simple prestation de services au public à la prise de décisions stratégiques à haut niveau – avec des mouvements complexes entre agences et départements gouvernementaux en fonction des projets ou des demandes de mises en disponibilité. Des solutions verticalisées ou des approches best of breed ne pourront jamais couvrir ces processus métier de bout en bout !

Forum RH est donc capable de mettre à plat ce type de processus métier en le modélisant via son approche Business Process Management. Les circuits de validation sont parfaitement cohérents avec l’organisation des collectivités, et Forum RH communique en permanence avec les autres logiciels du SIRH grâce à un système de bus applicatif (ESB).

Comment se présentent Forum RH et l’accès aux processus dématérialisés ?

Forum RH a pour ambition de répondre à 90% des attentes des agents dès la page d’accueil. Pour un agent « simple », on retrouve ainsi les demandes les plus courantes immédiatement accessibles, comme :

  • Demande de temps partiel.
  • Demande de remboursement de l’abonnement de transport.
  • Demande de remboursement partiel de la cotisation protection sociale complémentaire.
  • Déclaration d’un arrêt maladie

Le choix des champs est personnalisable par le gestionnaire qui peut définir quelles démarches de dématérialisation des processus il souhaite mettre en avant, et avec quelle temporalité. Ces processus modélisés sont adaptés selon chaque collectivité, en connexion avec le reste des applications du SIRH.

Toujours sur cette page d’accueil, l’agent peut voir un aperçu du suivi de ses dernières demandes : il est ainsi capable de connaître à tout moment l’évolution des dossiers. Le portail RH donne également un accès direct aux outils qui gravitent autour des sujets RH et dont aura besoin le plus régulièrement l’agent dans son quotidien (service d’assistance, demande de congés…). L’agent a également un accès rapide à sa gestion documentaire, qui peut contenir une grande variété de documents (avec prévisualisation), comme un avenant à son contrat par exemple.

« Les agents ne doivent pas être en décalage avec ce qui est proposé aux usagers. Ils doivent être considérés comme des clients internes et à part entière de l’administration. On ne peut plus leur proposer de solutions avec lesquelles ils doivent apprendre par cœur des codes de transactions, des raccourcis clavier compliqués… »

Pierre Boizard – Directeur Blueway Secteur Public

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Forum RH est capable de s’adapter à toutes les typologies d’agents et de processus ?

Forum RH permet à n’importe quel agent d’accéder à ses informations et d’interagir avec ses contrats, fiches de paie, factures, documents liés à sa mission… à tout moment et où qu’il soit.

Le service RH est commun à l’ensemble des collectivités de l’état. De la mairie d’une petite ville jusqu’à un ministère comprenant des milliers de collaborateurs, le service RH est le même. Cependant, tous les agents de la fonction publique ne travaillent pas derrière un bureau. Un pompier sur le terrain par exemple doit pouvoir faire valider rapidement une demande de congés depuis son mobile sans avoir à retourner à la caserne. Plus généralement, un agent doit pouvoir effectuer facilement une demande de télétravail ou un envoi de documents justificatifs, et suivre la validation en temps réel via le portail, où qu’il se trouve. Notre offre est donc accessible sur mobile et propose des écrans simples pour faire gagner du temps.

Notre offre simplifie ainsi le travail quotidien du personnel des entités publiques, quelle que soit l’activité. Une meilleure centralisation de la donnée permet la consolidation des données et l’automatisation des processus. Il est alors plus aisé de mettre en relation des informations pertinentes et de connaître la situation RH d’un agent à tout moment. Le gain de temps est considérable pour tous les agents utilisant Forum RH, qu’il s’agisse des demandeurs mais également du personnel traitant les demandes.

Avec Forum RH, les gestionnaires d’équipe et les directions connaissent à tout moment les besoins de leurs collaborateurs, et peuvent mieux piloter les agents, leur carrière et leurs formations. La centralisation des données est donc un soutien pour les managers qui souhaitent guider leurs agents dans leur travail et leur apporter des réponses concrètes. L’offre Forum RH est donc une véritable interface de dialogue entre les agents, leurs managers et le service RH !

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Auteur
Pierre Boizard
Directeur Blueway Secteur Public Résolument engagé dans la modernisation informatique du service public, Pierre travaille avec l’Etat et les collectivités depuis plus de 17 ans, spécialiste de ce secteur et de ses enjeux notamment sur les questions d’aide sociale, de transport, d’éducation, d’environnement.
Dans la catégorie Dématérialisation des services publics, Digitalisation des services publics