Comment Forum RH améliore le quotidien des agents de la fonction publique

A l’image des usagers des collectivités bénéficiant de services efficaces via des portails et des plateformes GRU, les agents de la fonction publique ont eux aussi besoin de simplicité et de souplesse dans la gestion de leur carrière et leurs démarches RH. Pour répondre à ces exigences, Forum RH permet de centraliser leurs données, leurs demandes administratives et le suivi de leur évolution professionnelle. Offrant une interface claire et des processus métiers pensés de bout en bout, Forum RH facilite en ce sens le quotidien des agents et de leur encadrant. 

A quels enjeux répond cette nouvelle offre Forum RH ?

Avec de nombreuses années passées aux côtés d’acteurs du Secteur Public, nous avons conscience chez Blueway que l’expérience RH des collectivités peut encore être améliorée grâce à des traitements plus rapides, automatisés et urbanisés. Forum RH répond à ce besoin tout en collant à la feuille de route du gouvernement, qui vise à soutenir la dynamique de transformation des fonctions RH face aux enjeux stratégiques de simplification des processus de gestion des agents. Notre offre joue également un rôle dans le renforcement de l’attractivité des emplois de la Fonction Publique d’État, particulièrement tendue dans ce secteur.

« Forum RH répond à la demande de l’Etat de rationaliser l’ensemble des projets effectués sur le territoire en apportant un cadre commun aux agences et aux collectivités. Ce cadre est le résultat de l’expertise Blueway gagnée auprès de nos clients publics depuis des années. »

Pierre Boizard – Directeur Blueway Secteur Public

Forum RH prend ainsi en charge le traitement et le suivi des démarches des agents, qui souhaitent obtenir une résolution rapide de leurs demandes et gagner en autonomie.

Les agents peuvent ainsi profiter de :

• Plus d’autonomie. Ils peuvent effectuer depuis leur espace personnel des demandes liées à la formation, aux congés, ou avoir un accès direct aux documents internes.

• Plus d’interactivité. Ils peuvent dialoguer en continu avec leur service RH et initier facilement de nouveaux sujets, notamment dans les phases d’onboarding ou de mutation, et lors des nombreux évènements qui jalonnent leur carrière.

• Plus de simplicité. Les documents sont dématérialisés et centralisés, et l’interface permet d’initier n’importe quelle demande en seulement quelques étapes.

• Plus de rapidité. Il n’est plus nécessaire de collecter l’information auprès d’intervenants multiples. Centralisée et en urbanisée, elle nécessite moins de manipulation et n’est plus sujet à la double saisie. Les processus gagnent en souplesse et en efficacité.

Quelle est la valeur ajoutée de Forum RH ?

La plus grande force de l’offre Forum RH est sa capacité à dématérialiser n’importe quel processus métier, même les plus complexes. Ce qui est le cas pour les agents de la fonction publique : ils ont des parcours de carrière multiple et des opportunités nombreuses durant leur vie professionnelle. Les tâches et responsabilités peuvent varier considérablement en fonction du poste et du niveau hiérarchique – de la simple prestation de services au public à la prise de décisions stratégiques à haut niveau – avec des mouvements complexes entre agences et départements gouvernementaux en fonction des projets ou des demandes de mises en disponibilité. Des solutions verticalisées ou des approches best of breed ne pourront jamais couvrir ces processus métier de bout en bout.

Forum RH est donc capable de mettre à plat ce type de processus métier en le modélisant via son approche BPM. Les circuits de validation sont parfaitement cohérents avec l’organisation des collectivités, et Forum RH communique en permanence avec les autres logiciels du SIRH grâce à un système de bus applicatif (ESB) garantitissant l’adhérence complète des processus à n’importe quel Système d’Information.

Comment se présentent Forum RH et l’accès aux processus dématérialisés ?

« Les agents ne doivent pas être en décalage avec ce qui est proposé aux usagers. Ils doivent être considérés comme des clients internes et à part entière de l’administration. On ne peut plus leur proposer de solutions avec lesquelles ils doivent apprendre par cœur des codes de transactions, des raccourcis clavier compliqués… Il faut pouvoir leur fournir des solutions simples et proposant une expérience utilisateur agréable, comme c’est le cas pour les usagers. »

Pierre Boizard – Directeur Blueway Secteur Public

Forum RH a pour ambition de répondre à 90% des attentes des agents dès la page d’accueil. Pour un agent « simple », on retrouve ainsi les demandes les plus courantes immédiatement accessibles, comme :

• Demande de temps partiel.
• Demande de remboursement de l’abonnement de transport.
• Demande de remboursement partiel de la cotisation protection sociale complémentaire.
• Déclaration d’un arrêt maladie

Le choix des champs est personnalisable par le gestionnaire qui peut définir quelles démarches de dématérialisation des processus il souhaite mettre en avant, et avec quelle temporalité. Ces processus modélisés sont adaptés selon chaque collectivité, en connexion avec le reste des applications du SIRH.

Toujours sur cette page d’accueil, l’agent peut voir un aperçu du suivi de ses dernières demandes : il est ainsi capable de connaître à tout moment l’évolution des dossiers. Le portail donne également un accès direct aux outils qui gravitent autour des sujets RH et dont aura besoin le plus régulièrement l’agent dans son quotidien (service d’assistance, demande de congés…). L’agent a également un accès rapide à sa gestion documentaire, qui peut contenir une grande variété de documents (avec prévisualisation), comme un avenant à son contrat par exemple.

Enfin, si le gestionnaire le décide, un espace d’information lié aux évènements et actualités de la collectivité peut également apparaître sur cette page d’accueil.

« Les objectifs d’un service RH sont aussi de prendre soin de leurs collaborateurs et de les fidéliser. C’est aussi le cas dans secteur public où le recrutement reste relativement difficile. Les RH ont tout intérêt à mener des programmes de satisfaction de leurs agents, ce qui passe par la mise en œuvre d’un portail qualitatif et une expérience utilisateur du même niveau que ce qu’ils peuvent rencontrer dans le secteur privé. »

Frédéric Trouiller – Directeur de projet chez Blueway Software

Forum RH est capable de s’adapter à toutes les typologies d’agent et de processus, pourtant nombreuses ?

Forum RH permet à n’importe quel agent d’accéder à ses informations et d’interagir avec ses contrats, fiches de paie, factures, documents liés à sa mission… à tout moment et où qu’il soit.

« Le service RH est commun à l’ensemble des collectivités de l’état. De la mairie d’une petite ville jusqu’à un ministère comprenant des milliers de collaborateurs, le service RH est le même. Cependant, tous les agents de la fonction publique ne travaillent pas derrière un bureau. Un pompier sur le terrain par exemple doit pouvoir faire valider rapidement une demande de congés depuis son mobile sans avoir à retourner à la caserne. Plus généralement, un agent doit pouvoir effectuer facilement une demande de télétravail ou un envoi de documents justificatifs, et suivre la validation en temps réel via le portail, où qu’il se trouve. Notre offre est donc accessible sur mobile et propose des écrans simples pour faire gagner du temps. »

Pierre Boizard – Directeur Blueway Secteur Public

Notre offre simplifie ainsi le travail quotidien du personnel des entités publiques, quelle que soit l’activité. Une meilleure centralisation de la donnée permet la consolidation des données et l’automatisation des processus. Il est alors plus aisé de mettre en relation des informations pertinentes et de connaître la situation RH d’un agent à tout moment. Le gain de temps est considérable pour tous les agents utilisant Forum RH, qu’il s’agisse des demandeurs mais également du personnel traitant les demandes.

Avec Forum RH, les gestionnaires d’équipe et les directions connaissent à tout moment les besoins de leurs collaborateurs, et peuvent mieux piloter les agents, leur carrière et leurs formations. La centralisation des données est donc un soutien pour les managers qui souhaitent guider leurs agents dans leur travail et leur apporter des réponses concrètes. L’offre Forum RH est donc une véritable interface de dialogue entre les agents, leurs managers et le service RH !

« Forum RH s’inscrit dans une démarche d’excellence opérationnelle, d’amélioration du quotidien des agents et de modernisation des organisations publiques. »

Pierre Boizard – Directeur Blueway Secteur Public