Témoignage du CD43 sur la démarche d’amélioration et de dématérialisation des processus RH

Le Conseil départemental de la Haute-Loire est le pivot d’une action politique cohérente sur de nombreux sujets (social, éducation, culture, environnement, voirie et aménagement…) et s’appuie pour cela sur 1200 agents engagés au service des Altiligériens.

Ses compétences : l’action sanitaire et sociale, la sécurité incendie, l’enseignement, la culture, l’aménagement durable du territoire, la gestion des routes et des déplacements, les aides en faveurs des communes ou des associations et le soutien à l’emploi local.

Dans cette interview, Bruno Castex, le Responsable du service études et applications au sein de la Direction du Numérique du Conseil départemental de la Haute-Loire, nous partage ses enjeux autour de l’évolution du système d’information et en particulier l’amélioration continue des processus et flux de données RH.

Quel est votre rôle en tant que Responsable du service Etudes et applications du Département de la Haute-Loire ?

Une partie de mon rôle consiste à maintenir en condition opérationnelle les plus de 400 applications de notre Système d’Information. Je pilote également la mise en place, avec mon équipe, des projets et des services selon les besoins de nos clients internes, les directions métiers.

J’ai également une mission de conseil sur les évolutions à initier pour anticiper nos futurs enjeux. Cela repose en particulier sur une veille technique, fonctionnelle et organisationnelle pour laquelle je peux m’appuyer sur un réseau de DSI dans d’autres collectivités.

A quels défis est confrontée le CD43 vis-à-vis de l’évolution de son Système d’Information ?

Un premier défi est d’assurer l’ouverture du Système d’Information à l’extérieur, tout en garantissant sa sécurité. Cette ouverture ne se limite pas aux API : elle intègre l’accès aux applications en mobilité ou depuis des appareils personnels en télétravail, les échanges avec les partenaires, tout comme la connexion des usagers. Prendre en compte cette dualité, entre l’impératif d’ouvrir le système d’information et assurer sa sécurité, est indispensable, car les deux sont intimement liés !

La maintenabilité du SI est également un enjeu central, en particulier dans un contexte où les éditeurs ont des politiques toujours plus orientées vers le mode SaaS.

Je suis également convaincu que les services IT doivent se recentrer sur l’usage, pour l’externe autant que pour l’interne. C’est-à-dire des applications plus simples d’utilisation et faciles à prendre en main. Cela implique de prendre conscience de la conduite du changement à mener avec les agents et les autres utilisateurs. Cependant, cette prise de conscience concerne aussi les agents eux-mêmes : l’outil informatique est maintenant une brique à part entière de leur quotidien.

« Notre vocation est de décentraliser le Système d’Information et son exploitation en intégrant toujours plus les utilisateurs. »

Bruno Castex, Responsable du service Etudes et applications – Direction du Numérique

Bien sûr, cet enjeu est souvent illustré par la sécurité, et le fait que les utilisateurs sont partie prenante des risques et de la qualité des données. C’est vrai, mais c’est un exemple parmi d’autres ! Exploiter aisément ces nouveaux outils et en tirer les bénéfices suppose de se les approprier et d’être sensibilisé à ce qu’est un Système d’Information.

Plus spécifiquement, comment sont menés les projets autour du SIRH et de la dématérialisation des processus ?

En termes de mode de fonctionnement, nous réunissons les directions métiers deux fois par an afin d’identifier les besoins prioritaires. Au niveau de l’organisation, les grandes orientations sont bien sûr parfois freinées par les contraintes opérationnelles. C’est le cas au niveau du SIRH où nous avons dû faire face à un chantier important entraîné par le changement de version de notre logiciel de paie.

Les briques principales de notre SIRH sont la gestion de la paie, des dossiers agents et des carrières, la gestion des temps de travail et des congés ainsi que la formation et la gestion des postes. D’autres briques viennent compléter ce socle avec par exemple le décisionnel ou l’outil de gestion de l’organigramme.

De manière globale, la transformation du SIRH implique de simplifier et accélérer le traitement des processus. Leur optimisation demande un arbitrage sur la meilleure stratégie de dématérialisation, selon les priorités, les ressources et les bénéfices pour les agents. Certains logiciels vont répondre précisément à certains pans métiers : inutile alors de développer nous-mêmes le processus. Par exemple, pour la validation des fichiers DSN (Déclaration Sociale Nominative), nous disposons d’un outil dédié.

Dans d’autres cas, souvent lorsque les processus sont assez simples, la capacité à modéliser le processus au travers du BPM nous apporte une grande agilité ! C’est le cas des frais de déplacement ou du processus d’entrée-sortie d’agents notamment.

« Il ne faut pas réinventer la roue quand une solution est disponible sur le marché, mais garder également une certaine agilité pour pouvoir répondre le plus précisément possible aux besoins métiers. »

Bruno Castex, Responsable du service Etudes et applications – Direction du Numérique

Pourriez-vous nous présenter ce projet d’optimisation du processus d’entrée/sortie d’agents ?

Le premier objectif de ce processus est d’automatiser la gouvernance des droits comme les badges d’accès, la connexion aux applications et aux sessions. Sécuriser ces accès lors de l’arrivée et à la suite d’un départ est indispensable : quand un nouvel agent est recruté, il doit avoir les moyens de travailler le jour de son arrivée et tout simplement de rentrer dans le bâtiment. Quand un agent part, nous devons l’identifier et lui retirer les accès. C’est donc aussi la garantie que le nouvel arrivant dispose du matériel nécessaire et « existe » au sein du SIRH !

Nous disposions auparavant d’un formulaire d’entrée-sortie sur un extranet qui allait disparaître. Nous avons fait évoluer ce formulaire et également mis en place des contrôles et des connexions avec le SIRH. Pour les agents, c’est moins de ressaisies, plus de cohérence dans ls informations et un lien avec la création des comptes et des utilisateurs.

Ce processus d’entrée-sortie se décompose en plusieurs étapes après la saisie initiale du formulaire par la direction métier. La DINUM procède à une étape de validation afin de vérifier les informations principales. Le processus génère ensuite un fichier qui permet de créer automatiquement les comptes avec l’affectation dans les groupes de l’Active Directory. L’attribution des droits est ainsi garantie, et le processus déclenche d’autres mécanismes internes au niveau de la DINUM afin de créer, par exemple, les tickets pour lister les tâches à réaliser. L’intégration avec le processus de recrutement sera, quant à elle, menée dans un second temps.

Pour quels autres cas d’usage avez-vous mis à profit la plateforme Blueway ?

Dans le cadre de la migration du logiciel de paie, nous avons développé un processus qui compare les paies entre les deux outils, ou entre deux mois, afin de faire ressortir les différences fondamentales. Il facilite ainsi le contrôle de la paie.

En plus de la partie visible, la gestion des informations liées aux ressources humaines demande de nombreux processus techniques. A titre d’illustration, pour assurer la centralisation et la cohérence des données, il est nécessaire de partager automatiquement les informations de l’organigramme et des affectations avec les autres applications et l’Active Directory, et d’assurer ainsi la création des agents dans les autres logiciels concernés. Un autre exemple est le processus technique de synchronisation des boîtes à clé pour la réservation des véhicules. Les cas d’usages sont multiples !

« Nous sommes en train de finaliser un Data Warehouse avec Blueway pour mettre en place des indicateurs RH autour des frais de déplacement, des absences ou de la paie. »

Bruno Castex, Responsable du service Etudes et applications – Direction du Numérique

Si nous nous sommes focalisés sur le SIRH, la dématérialisation des processus concerne tous les métiers. Nous avons par exemple dématérialisé la demande de création et de modifications de tiers financiers. Le processus est constitué d’un formulaire, d’étapes de validation humaine et d’automatisation d’actions techniques en lien avec l’outil financier.

Avec ses briques ESB et ETL, la plateforme Blueway nous a permis de développer des services d’échanges de données comme lors de l’arrêt et du démarrage d’applications, l’import de données marchés vers un autre logiciel ou des API en lien avec le SIG.

Pourquoi avoir choisi Blueway pour accompagner votre démarche de dématérialisation des processus RH ?

Le choix a reposé essentiellement sur deux critères. Tout d’abord, disposer d’un outil unique qui associe BPM pour la dématérialisation des processus et la capacité à gérer des flux de données grâce à une technologie ESB/ETL. Le deuxième élément de choix est tout simplement son tarif raisonnable.

Ce n’était pas un critère au départ, mais une demande pour laquelle Blueway s’est démarqué : la mise à disposition pour la communauté de clients d’une bibliothèque de modèles de processus, de référentiels et de services. Cette démarche peut représenter un gain de temps phénoménal !

Lorsque les services et les processus se multiplient, il est intéressant de conserver une synthèse globale, afin de facilement identifier les projets impactés. Dans sa dernière version, Blueway a amélioré cette vision d’urbanisation des différents processus.

Cependant, pour capitaliser au maximum sur l’outil, il ne faut pas négliger la courbe d’appropriation, notamment sur la facette ETL et la gestion des APIs.

Quels conseils partageriez-vous à des collectivités qui veulent initier des démarches d’optimisation des processus ?

L’évidence, c’est la proximité avec les métiers. Initier des projets sans sponsor métier, c’est peine perdue !

Vis-à-vis de la dématérialisation des processus et des flux, un gage de succès est l’autonomie relative qui peut être offerte à des non-informaticiens et aux directions métiers. Cette agilité repose sur des outils simples à appréhender et utiliser, tout en garantissant une gouvernance d’ensemble. Cette démarche est un accélérateur pour intégrer plus largement les acteurs et participer à la mise en mouvement et à l’innovation au sein de l’organisation.

« Cette autonomie représente un équilibre à trouver car il faut conserver une gouvernance au niveau de la DINUM, sans engendrer de la frustration pour les métiers qui s’investissent dans la démarche ! »

Bruno Castex, Responsable du service Etudes et applications – Direction du Numérique