Portail Agent RH : quelles sont ses fonctions et ses atouts ?

A l’image de la relation citoyen, qui dispose désormais d’infrastructures de qualité au sein des collectivités, les agents de la fonction publique ont eux aussi besoin de transparence et d’efficacité lors de leurs démarches RH. Au quotidien, les agents sont demandeurs de suivi et d’autonomie : la gestion de leurs données, de leurs demandes administratives, et le suivi de leur carrière sont des sujets centraux. L’outil qui les traite doit logiquement l’être lui aussi ! Conciliant processus métier et clarté de l’interface, le Portail Agent RH centralise les demandes et participe à l’expérience agent.

A quels enjeux doit répondre le Portail Agent RH ?

Les besoins RH quotidiens des agents sont nombreux et variés, allant de la consultation de documents à la gestion de carrière. L’expérience RH des collectivités peut encore être améliorée grâce à des traitements plus rapides et une véritable transparence dans le dialogue.

En parallèle, l’initiative gouvernementale SIRH 2022 vise à accélérer la numérisation des RH et à fluidifier les démarches. Au cœur de la réflexion : le besoin de mutualiser les systèmes pour un parcours plus centralisé. Le Portail Agent RH va dans le sens de cette centralisation.

Du côté des agents, plusieurs points justifient le besoin d’un Portail Agent RH :

  • Un traitement rapide et un suivi des démarches : les agents sont demandeurs de plus de transparence et souhaitent obtenir une résolution rapide de leurs demandes.
    • Plus d’autonomie au quotidien : celle-ci passe par une gestion des données personnelles, par des demandes que l’agent pourra effectuer depuis son espace personnel (formation, congés…), ou par l’accès autonome aux documents internes.
    • Une simplification des démarches: toute demande, même complexe, doit pouvoir être initiée en quelques étapes. La dématérialisation des dossiers et documents au sein du Portail Agent participe à cette simplification.
    • Un service interactif : les agents souhaitent pouvoir dialoguer en continu avec leur service RH et initier facilement de nouveaux sujets. L’accompagnement permanent du Portail Agent a vocation à améliorer les conditions de travail.

Le Portail Agent RH représente également un atout pour les gestionnaires d’équipe et les directions en proposant :

  • Un meilleur suivi des tâches et des équipes : le dialogue renforcé garantit un meilleur suivi des carrières et de la rémunération. Les responsables connaissent à tout moment les besoins et aspirations de leurs équipes.
    • Une meilleure centralisation de la donnée : il n’est plus nécessaire de collecter l’information auprès d’intervenants multiples. La consolidation des données permet de mettre en relation des informations pertinentes et de connaître sa situation RH à tout moment.
    • Des tableaux de bord et indicateurs clairs : une juste évaluation de la performance permet de mieux piloter les agents et de mettre en adéquation tâches et profils. Les tableaux de bord sont un soutien pour les managers et la direction souhaitant guider les agents dans leur travail et leur apporter des réponses concrètes.

Comment les collectivités peuvent s’approprier l’enjeu Excellence Opérationnelle ?

Les fonctionnalités dont doit disposer un Portail Agent RH

Via une interface unique, le portail Agent RH doit offrir une vue à 360° sur les documents et les demandes de chaque agent, ainsi que sur l’organisation dans son ensemble. Les principales fonctionnalités de ce portail sont :

Informations personnelles des agents

Accès aux informations personnelles
L’agent accède à ses informations et peut interagir : contrats, fiches de paie, factures, documents liés à sa mission.

Demandes des agents de la fonction publique

Outil d’échange et de demandes
L’agent peut effectuer une demande de congés, de télétravail, de formation ou un envoi de documents justificatifs : il peut en suivre la validation en temps réel via l’outil.

Outils d’information du portail agents

Outils de prise d’information
Centre d’information, FAQ : un ensemble d’outils permettent d’obtenir les réponses aux questions du quotidien en toute autonomie.

Planning au sein du portail agents

Planning et échéances
Via la gestion du temps de travail et des congés, l’agent peut consulter les jalons importants et recevoir des notifications automatiques.

Les fonctionnalités du Portail Agent permettent d’automatiser une partie des processus de consultation ou validation, tout en offrant de la visibilité sur l’avancement des dossiers.

En back-office, le portail va donc assurer une transmission des demandes aux interlocuteurs qualifiés. Il s’appuiera pour cela sur des processus modélisés et adaptés selon chaque collectivité, en connexion avec le reste des applications du SIRH.

Secteur Public et Excellence Opérationnelle :
Comment améliorer les processus grâce au BPM ?

Le portail Agent : aussi un objectif d’amélioration du management !

Complémentaire au portail citoyen, le Portail Agent RH est conçu pour faciliter les démarches quotidiennes des agents, mais aussi pour soutenir le management et bien orienter les équipes en fonction des besoins humains.

Côté management, ce portail permet donc de retracer les actions menées et leur avancement.  Prenant en charge les formalités administratives chronophages, l’outil permet un meilleur accompagnement pour l’agent comme pour sa collectivité.

Le Portail Agent fournit des indicateurs de suivi personnalisables et traçables dans le temps, pour que chaque organisme public puisse facilement recenser ses besoins et lacunes. Les demandes de formation, congés, délais de traitement sont autant d’éléments de pilotage qui renseignent les directions sur les profils dont elles disposent.

Pour concevoir un Portail Agent RH adapté aux besoins des agents, mais aussi à celui des managers, Blueway s’appuie sur une triple approche :

  • Un portail centralisé et intuitif, interface de dialogue entre les agents et les managers ou le service RH
  • Une modélisation des processus via le BPM, pour des circuits de validation parfaitement cohérents avec l’organisation des collectivités
  • Un outil qui communique en permanence avec les autres logiciels du SIRH grâce à un système de bus applicatif (ESB) qui garantit l’adhérence des processus au SI.

Cette approche permet d’adapter le Portail Agent à l’existant, tant en termes de pratiques que d’architecture du SI, et donc de s’appuyer sur une organisation déjà en place pour fournir aux agents des réponses plus rapides.

La solution Blueway s’inscrit dans une démarche d’excellence opérationnelle, d’amélioration du quotidien des agents et de modernisation les organisations publiques. Les briques applicatives restent toujours cohérentes avec les spécificités des collectivités : ainsi, leur expertise est pérennisée et valorisée par le Portail Agent RH.

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