secteur public
Comment mettre en place une démarche d’Excellence Opérationnelle et de Lean Administration dans le secteur public ?

Les collectivités sont prises en étau entre des impératifs de réduction budgétaire et les exigences de plus en plus fortes des citoyens, mais également de leurs partenaires et de l’Etat.

La Loi de Transformation de la Fonction Publique du 6 août 2019, qui s’inscrit dans le programme AP2022, met l’accent sur l’importance de services publics plus efficaces et d’une FPT plus agile et réactive. La transformation numérique des administrations est une priorité.

Ces enjeux d’efficacité sont clairement exprimés. C’est leur mise en pratique qui soulève de nombreuses questions. Cette évolution repose en effet sur une transformation profonde de la fonction publique qui doit à la fois tendre vers l’Excellence Opérationnelle tout en conservant ses valeurs et sa dimension de service public.

Mettre en place la Lean Administration et l’Excellence Opérationnelle

Les agents font face à des processus complexes et non optimisés qui compliquent leur quotidien et impactent leurs conditions de travail. Les ressources sont contraintes et leur utilisation est perfectible. De plus, le changement est omniprésent au sein des collectivités avec le renouvellement des élus. L’organisation doit s’adapter en permanence aux politiques publiques, tout en cherchant à conserver son efficacité au niveau des services, des processus transversaux, mais aussi de chaque agent.

Nous sommes ainsi convaincus que les principes de l’Excellence Opérationnelle et de la Lean Administration peuvent s’appliquer avec succès dans le secteur public, au profit des services rendus aux citoyens et de la qualité des conditions de travail des agents.

Vous faites face en permanence à des changements ! Les politiques publiques évoluent constamment, et vous devez adapter vos objectifs, l’organisation des services, vos processus et votre mode de fonctionnement.

01Les enjeux

Les enjeux des collectivités pour optimiser leur efficacité et augmenter l’impact de l’action de chaque agent

Les agents du secteur public sont ainsi confrontés à un contexte qui freine l’efficacité de leurs actions : volume colossal de procédures et d’informations échangées, processus parfois lourds et complexes, organisation dans laquelle le pilotage de la performance est peu développé…

Tous ces facteurs, associés à l’impératif de qualité de service, sont représentatifs des environnements où les démarches d’Excellence Opérationnelle et de Lean Administration apportent le plus de valeur.

Réduire les étapes sans valeur ajoutée (automatisation, réingénierie…), corriger les défauts et les non-qualités le plus tôt possible pour limiter la consommation de ressources, simplifier les procédures et l’organisation… sont des leviers pour fluidifier les échanges, accélérer les prises de décision et augmenter globalement l’efficience de la collectivité.

L’efficacité repose ainsi sur l’impact et la valeur de chaque agent, en facilitant son travail quotidien, et en lui permettant de se concentrer sur sa contribution, à son niveau, aux objectifs de la collectivité.

La Lean Administration permet de faciliter le travail de chaque fonctionnaire

Faciliter et fluidifier le travail de chaque agent et de chaque service

Vous souhaitez permettre à vos agents de réaliser leurs missions dans les meilleures conditions afin d’avoir le plus d’impact.

Cela requiert de simplifier vos processus, de mettre à disposition des outils adaptés et de leur apporter la bonne information au bon moment

L’excellence opérationnelle dans la FPT apporte une amélioration continue

Mettre en place une démarche d’amélioration continue

Votre efficacité repose sur un système opérationnel qui simplifie l’organisation du travail, optimise les outils et les méthodes, et permet de mesurer la performance au travers d’indicateurs significatifs et cohérents avec vos politiques publiques.

Cela implique de structurer et consolider les informations et les flux afin d’en tirer des KPI et des analyses pertinentes.

L’agilité de la FPT repose sur la Lean Administration

Gagner en agilité

Votre organisation et vos équipes doivent pouvoir s’adapter rapidement à l’évolution des politiques publiques tout en conservant le sens donné à leurs actions.

Pour cela, les processus doivent pouvoir évoluer et de nouveaux être mis en place avec le minimum de contraintes, transversalement à vos différents services et en étant intégrés au sein de votre Système d’Information.

“L’efficacité organisationnelle a aussi pour objectif d’améliorer les conditions de travail des agents, en apportant plus de sens et de valeur à chacune de leurs actions.”

02Méthodes et solutions

Quelles sont les méthodes et les solutions pour entrer dans une démarche d’Excellence Opérationnelle et de Lean Administration ?

Les processus sont partout dans les collectivités, pour des activités critiques comme pour la vie de tous les jours : demande d’achat, enregistrement des factures, changements administratifs, demandes de télétravail, ordres de mission, remboursements de frais de transport…

L’excellence opérationnelle de l’administration repose ainsi en particulier sur l’efficacité de ses processus métiers aussi bien que RH.

En complément de l’optimisation de chaque processus, la collectivité gagne à les standardiser afin de pouvoir les auditer et les analyser. L’objectif est d’assurer que seules les ressources strictement nécessaires sont utilisées et que la collectivité peut identifier tous les axes d’amélioration initialement et dans la durée. Disposer d’une vision 360° de tous les processus et d’une console de supervision est également un besoin fort pour identifier et actionner les leviers d’optimisation à tous les niveaux de son administration.

Derrière ces enjeux de Lean Administration, il s’agit également de renforcer la qualité de l’information et d’accélérer sa circulation en interne ainsi qu’avec les citoyens et les partenaires externes.

Cartographiez, modélisez, optimisez et standardisez les processus avec le BPM (Business Process Management)

Pilotez votre activité et disposez d’une vue 360° grâce à une console de supervision

Déployez des portails dédiés aux agents (RH, back-office GRU)

Intégrez pleinement vos processus à votre Système d’Information grâce Bus Applicatif ESB (Enterprise Service Bus)

03La solution Blueway

La solution Blueway au service de l’Excellence Opérationnelle des administrations

Notre offre Agora est dédiée à l’automatisation et l’informatisation des processus dans le Secteur Public, au service de la Lean Administration et de votre Excellence Opérationnelle.

Cette solution s’inscrit dans une démarche BPM (Business Process Management) avec la dématérialisation et l’optimisation de tous vos processus des plus simples au plus complexes, unifiant actions humaines et techniques.

Elle participe directement à votre efficience opérationnelle et au pilotage de votre activité grâce à plusieurs leviers :

Modéliser et déployer rapidement de nouveaux processus pleinement opérationnels à la norme BPMn 2
Faciliter l’accès pour tous les acteurs au sein d’un portail agents full web
Répondre aux limites de vos applications métiers tout en intégrant les processus au cœur du Système d’Information

Gagner en productivité par l’automatisation des tâches sans valeur ajoutée et la fluidification des échanges
Simplifier l’exploitation des données et rendre intuitives les actions à réaliser
Gérer les alertes et les délégations, mettre en place des contrôles et identifier immédiatement les erreurs
Superviser les processus et piloter l’activité pour engager une démarche d’amélioration continue