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Départements et collectivités, comment réussir votre bascule vers le portail HubEE ?

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Comment réussir son passage au portail HubEE ?

Le portail HubEE pour ouvrir les services en ligne à toutes les collectivités

Développé par la DINUM (Direction interministérielle du numérique), le portail HubEE (Hub d’Echange de l’Etat) devient la nouvelle plateforme d’échanges inter-administratifs et de traitement des dossiers usagers. Pour cela, HubEE offre aux communes et administrations françaises un accès aux démarches en ligne telles que CertDc, AEC, DDPACS… L’objectif final : accélérer le traitement des demandes et améliorer la relation usager, toujours au cœur des actions du secteur public.

HubEE donne aux collectivités françaises la possibilité de faire évoluer leurs téléservices avec une complexité technique limitée mais qui nécessite une adaptation. Les démarches en ligne sont en effet porteuses de valeur pour les citoyens qui souhaitent aujourd’hui pouvoir soumettre leurs demandes par un canal simple et bénéficier d’un suivi. Elles contribuent également à améliorer le traitement des dossiers côté agent, les données étant automatiquement transmises et les instructions des demandes mieux suivies.

Sur le plan technologique, l’accès se fait via le portail lui-même ou par une API : deux options pour adapter le déploiement à l’infrastructure des communes et des départements, que ceux-ci disposent ou non de leur propre logiciel.

Une version améliorée de la PEC (Plateforme d’Echange et de Confiance)

Le Hub d’Echange de l’Etat, ou HubEE, est ainsi une version améliorée de la PEC (Plateforme d’Echange et de Confiance), qui vise :

Automatisation des démarches

Plus d’automatisation des démarches
… et donc des échanges fiabilisés  

Volume de pièces jointes

L’augmentation du volume de pièces jointes transférables
… pour couvrir tous les besoins en un minimum de temps !

Supervision des échanges

Une supervision complète des différents échanges … afin d’améliorer la rapidité de traitement

A qui s’adresse la plateforme HubEE ?

Le portail s’adresse essentiellement aux Conseils Départementaux et aux communes, ainsi qu’aux Opérateurs de Service en Ligne (CNAF, SNATED, DILA, DGS…) avec lesquels ceux-ci échangent quotidiennement. HubEE est ainsi en premier lieu destiné à documenter les échanges entre deux parties :

Opérateurs de Service en Ligne (OSL)

HubEE et Opérateurs de Service en Ligne

Les OSL proposent les téléservices : il peut s’agir de la CNAF (Caisse Nationale des Allocations Familiales) la DILA (Direction de l’Information Légale et Administrative), la DGS (Direction Générale de la Santé)…

Services Instructeurs (SI)

HubEE et Services d’instruction des dossiers

Les SI sont les organismes chargés de traiter les dossiers, soit les administrations publiques : mairies, conseils départementaux, ministères, opérateurs de la protection sociale…

Le cadre de mise en application d’HubEE pour les collectivités

Opérationnel depuis mai 2021 en France, HubEE a pour objectif de remplacer complètement la PEC (Plateforme d’Echange et de Confiance).

Les collectivités qui employaient la PEC doivent désormais migrer vers cette plateforme gratuite. Pour celles qui ne proposaient aucun téléservice, HubEE est l’opportunité de mettre en œuvre les téléservices rapidement.
Les principes de fonctionnement de la plateforme côté collectivité sont les suivants :

Déploiement de démarches en ligne

Abonnements démarches en ligne

Chaque collectivité doit s’abonner à une ou plusieurs démarches en ligne de son choix. L’administrateur local désigné en interne sera responsable de la gestion des abonnements.  

Mise à disposition des dossiers pour instruction

Mise à disposition des dossiers sur HubEE

Pour les démarches concernées, les dossiers seront constitués sur le site de la collectivité puis versés sur HubEE, où le service instructeur pourra venir les récupérer pour traitement.  

Suivi et notifications

Suivi des dossiers et notifications agent

La démarche sera suivie par l’usager tout au long du traitement, et les agents sont notifiés régulièrement en cas de modification du dossier, de pièce manquante, etc. 

Quels sont les leviers concrets pour optimiser la relation citoyen ?

Les fonctionnalités de HubEE au service des agents et de la relation citoyen

HubEE permet l’attribution de rôles et d’habilitations – administrateur local, délégué technique ou agent – aux intervenants tout au long de l’instruction des dossiers.
Côté agent, HubEE facilite la recherche de dossier, la consultation et les modifications à chaque étape du traitement.

Les fonctionnalités clés de la plateforme HubEE incluent ainsi :

Centralisation des échanges

Centralisation des échanges sur HubEE

Dialogue avec l’usager, commentaires à destination d’autres fonctionnaires : HubEE centralise et documente les dossiers instruits. Le citoyen dialogue directement avec sa collectivité et la transmission des dossiers aux agents peut être contextualisée.

Mobilité des
demandes

Mobilité des demandes sur HubEE

La demande de mobilité et d’omnicanalité est forte de la part des usagers. HubEE prend en compte les attentes citoyen et est compatible avec les mobiles et tablettes. La plateforme est en conformité avec le RGAA (Règlement Général d’Amélioration de l’Accessibilité)

Intégration facile de la plateforme au SI

Intégration de HubEE au SI

Avec 4 types d’API disponibles et la possibilité pour les communes de traiter les dossiers directement via la plateforme, la composante transmission des données est simplifiée et les échanges plus transparents. La plateforme s’intègre au Système d’Information de chaque commune avec un minimum de contrainte technologique.

De la PEC à HubEE : de nombreuses évolutions à prendre en compte

HubEE approfondit les fonctionnalités d’origine de la PEC pour répondre aux nouveaux besoins des communes et des citoyens. HubEE marque en particulier le passage du simple échange de fichiers à une véritable notion de service ! La plateforme participe ainsi à la mise en place de téléservices et simplifie les échanges avec les services instructeurs.

HubEE introduit donc un grand nombre de changements pour les collectivités. En complément de l’accélération du déploiement de téléservices, l’interfaçage avec HubEE est l’occasion de travailler l’urbanisation de son Système d’Information, en mettant en place un bus de données permettant l’automatisation des traitements des abonnements. Les processus de traitement pourront quant à eux être adaptés aux pratiques de chaque collectivité.

Retour d’expérience du CD56 : synthèse du webinar « comment réussir le passage à HubEE pour les acteurs du service public ? »

Blueway a donné la parole au Conseil Départemental du Morbihan (CD56) au travers d’un retour d’expérience sur la transition de la PEC vers HubEE, le Hub d’Échange de l’État, et ses défis. Les enjeux du CD56 sont certes spécifiques, mais ils soulèvent des problématiques partagées par un grand nombre de départements et de communes. En effet, le passage à HubEE met souvent en lumière une hétérogénéité du SI et des flux de données… et la nécessité d’y remédier rapidement !

Quels sont les obstacles et enjeux pour le CD56, et pour les collectivités en général lors du passage à HubEE ?

Lors du passage de la PEC à HubEE, les collectivités se trouvent souvent confrontées à la rigidité de leur Système d’Information existant : intégrer un nouvel élément est souvent laborieux et couteux, avec un résultat qui n’est pas toujours à la hauteur des attentes.

Pour renforcer cela, HubEE propose deux modes d’échanges au travers de la notion d’abonnements à des bouquets de services :

  • Manuellement via le portail utilisateurs, ce qui engendre des tâches fastidieuses et sources d’erreurs
  • Via API, ce qui automatise la démarche et simplifie grandement le travail des fonctionnaires

Pour les collectivités, la première option, manuelle, et par conséquent chronophage, à l’origine d’erreurs, non épanouissante pour les agents, est un vrai point de souffrance ! L’agent va en effet, à chaque fois, recevoir une notification, se connecter, consulter, télécharger, traiter dans un progiciel avant de déposer les résultats sur le portail HubEE.

Ce changement s’inscrit donc dans des enjeux majeurs :

  • Assurer une continuité de service pour les échanges de données cruciaux (enfance en danger, RSA, état civil, etc.)
  • Poursuivre le virage de la dématérialisation et la standardisation des échanges
  • Fluidifier la relation entre les administrations au service des citoyens

L’approche mise en place par le CD56

Face à ce défi, le CD56 a renforcé la logique de SOA (Architectures Orientée Services) afin d’apporter de l’agilité au Système d’Information. De manière plus générale, dans la solution apportée par Blueway, nos clients peuvent s’appuyer sur les demi-connecteurs déjà en place et ajouter simplement une interface avec HubEE. La collectivité capitalise ainsi sur le travail déjà réalisé et l’approche est évolutive pour accompagner également tous les prochains changements !

Dans des organismes publics souvent très silotés, ce changement est l’occasion de développer la communication entre les briques applicatives du Système d’Information. Ce défi peut ainsi devenir une opportunité et contribuer à l’Excellence Opérationnelle.

Dans le cadre de cette transformation et cette urbanisation, le bus applicatif permet de véritablement orchestrer les flux entrants comme sortants des collectivités lors des échanges via HubEE, et donc de fiabiliser l’instruction des demandes. C’est donc toute l’instruction des dossiers qui est améliorée ! En outre, la supervision simplifie la tâche des agents et permet une visibilité complète sur les dossiers.

Pour ceux-ci, l’ensemble des fonctionnalités simplifie fondamentalement l’instruction des dossiers au quotidien. Dans le cas de sujets sensibles et urgents, comme ceux du SNATED, l’ESB permet de sécuriser le travail des agents et d’assurer une Excellence Opérationnelle au service des citoyens.

Dans une collectivité, tout est relation citoyen ! Il est donc important de prendre en compte chaque métier et chaque action impliqués pour réussir son passage à HubEE.

Victor Uribesalgo – Responsable des comptes Secteur Public

Intégration d’HubEE dans son Système d’Information : le témoignage du CD56

Viaduc de Blueway pour interfacer HubEE avec les outils publics

Le développement réalisé avec le CD56 autour d’HubEE est maintenant mis à disposition gratuitement de tous les clients de Blueway au sein de la bibliothèque de modèles de notre Gallery. Nos utilisateurs peuvent le télécharger, l’intégrer, le modifier et le faire évoluer !

Orientée vers les besoins des collectivités et de l’Etat, l’offre Blueway Secteur Public a été conçue pour traiter sous toutes les facettes – relation usager, excellence opérationnelle, flux de données, processus… – les enjeux de dématérialisation souvent complexes du secteur. Notre solution d’intégration de données Viaduc, en particulier, est la réponse aux problématiques d’urbanisation, de transport et d’enrichissement des dossiers citoyens. Il était donc logique que cette plateforme propose une interface pré paramétrée dédié à HubEE, outil clé d’échange interne et avec les usagers !

Tout en apportant des fonctions avancées de transport de l’information (enrichissement, transformation, centralisation, sécurisation…)  entre collectivités et OSL (Opérateurs de Service en Ligne), la solution Viaduc répond aux attentes du service public en plaçant agents et usagers au cœur des échanges et des processus.

Nous proposons, à travers notre produit Viaduc, un pré-paramétré permettant de s’interfacer avec HubEE, Hub d’Echange de l’Etat. Il comprend la connectique, la gestion de la cinématique propre aux services concernés ainsi que la supervision de ces flux d’échanges. Cette interface avec HubEE permet notamment d’automatiser les abonnements avec la CNAF, la SNATED … au fil des déploiements de chaque service partenaire !  

Pierre Boizard, Directeur Blueway Secteur Public

Ainsi, avec Viaduc, et son intégration avec les autres produits de la gamme Blueway Secteur Public (GRU, Référentiels…), les collectivités peuvent aborder plus sereinement la transformation complexe qu’implique le passage à HubEE et maximiser la qualité de dialogue avec les citoyens !

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Auteur
Chloé Bardon
Responsable Marketing
Dans la catégorie Améliorer sa GRU et GRC, Gestion de la relation citoyen