Départements et collectivités, comment réussir votre bascule vers le portail HubEE ?

Comment réussir son passage au portail HubEE ?

Le portail HubEE pour ouvrir les services en ligne à toutes les collectivités

Développé par la DINUM (Direction interministérielle du numérique), le portail HubEE (Hub d’Echange de l’Etat) devient la nouvelle plateforme d’échanges inter-administratifs et de traitement des dossiers usagers. Pour cela, HubEE offre aux communes et administrations françaises un accès aux démarches en ligne telles que CertDc, AEC, DDPACS…

HubEE donne aux collectivités la possibilité de faire évoluer leurs démarches avec une complexité technique limitée mais qui nécessitent une adaptation. Les démarches en ligne sont en effet porteuses de valeur pour les citoyens qui souhaitent aujourd’hui pouvoir soumettre leurs demandes par un canal simple et bénéficier d’un suivi. Elles contribuent également à améliorer le traitement des dossiers côté agent, les données étant automatiquement transmises et les instructions des demandes mieux suivies.

Sur le plan technologique, l’accès se fait via le portail lui-même ou par une API : deux options pour adapter le déploiement à l’infrastructure des communes et des départements, que ceux-ci disposent ou non de leur propre logiciel.

HubEE est en premier lieu destiné à documenter les échanges entre deux parties :

Les Opérateurs de Service en Ligne (OSL)

HubEE et Opérateurs de Service en Ligne

Les OSL proposent les téléservices : il peut s’agir de la CNAF (Caisse Nationale des Allocations Familiales) la DILA (Direction de l’Information Légale et Administrative), la DGS (Direction Générale de la Santé)…

Les Services Instructeurs (SI)

HubEE et Services d’instruction des dossiers

Les SI sont les organismes chargés de traiter les dossiers, soit les administrations publiques : mairies, conseils départementaux, ministères, opérateurs de la protection sociale…

Le cadre de mise en application d’HubEE pour les collectivités

Opérationnel depuis mai 2021, HubEE a pour objectif de remplacer complètement la PEC (Plateforme d’Echange et de Confiance) au 30 juin 2022.

Les collectivités qui employaient la PEC doivent désormais migrer vers cette plateforme gratuite. Pour celles qui ne proposaient aucune démarche en ligne, HubEE est l’opportunité de mettre en œuvre les téléservices rapidement.
Les principes de fonctionnement de la plateforme côté collectivité sont les suivants :

Déploiement de démarches en ligne

Abonnements démarches en ligne

Chaque collectivité doit s’abonner à une ou plusieurs démarches en ligne de son choix. L’administrateur local désigné en interne sera responsable de la gestion des abonnements.  

Mise à disposition des dossiers pour instruction

Mise à disposition des dossiers sur HubEE

Pour les démarches concernées, les dossiers seront constitués sur le site de la collectivité puis versés sur HubEE, où le service instructeur pourra venir les récupérer pour traitement.  

Suivi et notifications

Suivi des dossiers et notifications agent

La démarche sera suivie par l’usager tout au long du traitement, et les agents sont notifiés régulièrement en cas de modification du dossier, de pièce manquante, etc. 

Collectivités :
Quels sont les leviers concret pour optimiser la relation citoyen ?

Les fonctionnalités de HubEE au service des agents et de la relation citoyen

HubEE permet l’attribution de rôles et d’habilitations – administrateur local, délégué technique ou agent – aux intervenants tout au long de l’instruction des dossiers.
Côté agent, HubEE facilite la recherche de dossier, la consultation et les modifications à chaque étape du traitement.

Mais HubEE approfondit également les fonctionnalités d’origine de la PEC pour répondre aux nouveaux besoins des communes et des citoyens. Les fonctionnalités clés de la plateforme incluent ainsi :

Centralisation des échanges

Centralisation des échanges sur HubEE

Dialogue avec l’usager, commentaires à destination d’autres agents : HubEE centralise et documente les dossiers instruits. Le citoyen dialogue directement avec sa collectivité et la transmission des dossiers aux agents peut être contextualisée.

Mobilité des demandes

Mobilité des demandes sur HubEE

La demande de mobilité et d’omnicanalité est forte de la part des usagers. HubEE prend en compte les attentes citoyen et est compatible avec les mobiles et tablettes. La plateforme est en conformité avec le RGAA (Règlement Général d’Amélioration de l’Accessibilité)

Intégration facile de la plateforme au SI

Intégration de HubEE au SI

Avec 4 types d’API disponibles et la possibilité pour les communes de traiter les dossiers directement via la plateforme, la composante transmission des données est simplifiée et les échanges plus transparents. La plateforme s’intègre au Système d’Information de chaque commune avec un minimum de contrainte technologique.

L’interfaçage avec HubEE est l’occasion de travailler l’urbanisation de son SI, en mettant en place un bus de données permettant l’automatisation des traitements des abonnements. Les processus de traitement pourront quant à eux être adaptés aux pratiques de chaque collectivité.

Téléservices publics :
un enjeu fort pour les collectivités et l’Etat !

VIADUC de Blueway pour interfacer HubEE avec les outils publics

Orientée vers les besoins des collectivités et de l’Etat, l’offre Blueway Secteur Public a été conçue pour traiter sous toutes les facettes – relation usager, excellence opérationnelle, flux de données, processus… – les enjeux de dématérialisation souvent complexes du secteur. La solution d’intégration de données VIADUC, en particulier, est la réponse aux problématiques d’urbanisation, de transport et d’enrichissement des dossiers citoyens. Il était donc logique que cette plateforme propose une interface pré paramétrée dédié à HubEE, outil clé d’échange interne et avec les usagers !

Ce connecteur a été développé et mis en place par Blueway en collaboration avec un Conseil Départemental et permet désormais une mise en œuvre rapide par tous les utilisateurs de HubEE et de Blueway Secteur Public. Blueway propose à l’ensemble de ces clients utilisateurs   « VIADUC » cette interface.

« Blueway propose, à travers son socle applicatif VIADUC (ESB), un pré-paramétré permettant de s’interfacer avec HubEE, Hub d’Echange de l’Etat. Il comprend la connectique, la gestion de la cinématique propre aux services concernés ainsi que la supervision de ces flux d’échanges. Cette interface avec HubEE permet notamment d’automatiser les abonnements avec la CNAF, la SNATED … au fil des déploiements de chaque service partenaire ! »      

Pierre Boizard, responsable Blueway Secteur Public

Ainsi, en automatisant une partie des étapes, les collectivités gagnent du temps et se concentrent sur la réactivité et le traitement des demandes.

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