Synthèse du webinar Blueway & CD56 : comment réussir le passage à HubEE pour les acteurs du service public ?

Lors du webinar du 29 septembre 2022, Blueway a donné la parole au Conseil Départemental du Morbihan (CD56). Un retour d’expérience sur la transition de la PEC vers HubEE, le Hub d’Échange de l’État, et ses défis. Les enjeux du CD56 sont certes spécifiques, mais ils soulèvent des problématiques partagées par un grand nombre de départements et de communes. En effet, le passage à HubEE met souvent en lumière une hétérogénéité du SI et des flux de données… et la nécessité d’y remédier rapidement !

Quel est le périmètre de HubEE ?

Le Hub d’Echange de l’Etat, ou HubEE, est une version améliorée de la PEC (Plateforme d’Echange et de Confiance), qui vise :

La plateforme s’adresse essentiellement aux Conseils Départementaux et aux communes, ainsi qu’aux Opérateurs de Service en Ligne (CNAF, SNATED, DILA, DGS…) avec lesquels ceux-ci échangent quotidiennement. Son fonctionnement, basé sur des échanges par API, doit permettre de fluidifier la communication entre les acteurs du service public, d’automatiser les échanges de données et d’apporter un gain de temps pour les usagers comme pour les agents.
L’objectif final : accélérer le traitement des demandes et améliorer la relation usager, toujours au cœur des actions du secteur public.

HubEE introduit un grand nombre de changements pour les collectivités : de nombreuses structures publiques en profitent pour moderniser leurs démarches via la digitalisation.
HubEE marque en effet le passage du simple échange de fichiers à une véritable notion de service ! La plateforme participe ainsi à la mise en place de téléservices et simplifie les échanges avec les services instructeurs grâce à :

• Des abonnements aux flux d’information adéquats
• Des notifications et alertes
• Un suivi de dossier de sa création jusqu’à sa clôture

Les opérations à réaliser pour faire progresser le dossier (modification de statut, ajout de fichiers) sont plus simples et plus claires : un gain de temps et un confort pour les agents qui utilisent HubEE.

Quels sont les obstacles et enjeux pour le CD56, et pour les collectivités en général lors du passage à HubEE ?

Mais lors du passage de la PEC à HubEE, les collectivités se trouvent souvent confrontées à la rigidité de leur Système d’Information existant : intégrer un nouvel élément est souvent laborieux et couteux, avec un résultat qui n’est pas toujours à la hauteur des attentes.

Pour renforcer cela, HubEE propose deux modes d’échanges au travers de la notion d’abonnements à des bouquets de services :

• Manuellement via le portail utilisateurs, ce qui engendre des tâches fastidieuses et sources d’erreurs
• Via API, ce qui automatise la démarche et simplifie grandement le travail des agents

Pour les collectivités, la première option, manuelle, et par conséquent chronophage, à l’origine d’erreurs, non épanouissante pour les agents, est un vrai point de souffrance ! L’agent va en effet, à chaque fois, recevoir une notification, se connecter, consulter, télécharger, traiter dans un progiciel avant de déposer les résultats sur le portail HubEE.

Ce changement s’inscrit donc dans des enjeux majeurs :

• Assurer une continuité de service pour les échanges de données cruciaux (enfance en danger, RSA, état civil, etc.)
• Poursuivre le virage de la dématérialisation et la standardisation des échanges
• Fluidifier la relation entre les administrations au service des citoyens

Face à ce défi, une logique de SOA (Architectures Orientée Services) apporte de l’agilité au SI. Dans la démarche apportée par Blueway par exemple, nos clients peuvent s’appuyer sur les demi-connecteurs déjà en place et ajouter simplement une interface avec HubEE. La collectivité capitalise ainsi sur le travail déjà réalisé et l’approche est évolutive pour accompagner également tous les prochains changements !

Dans des organismes publics souvent très silotés, ce changement est l’occasion de développer la communication entre les briques applicatives du Système d’Information. Ce défi peut ainsi devenir une opportunité et contribuer à l’Excellence Opérationnelle.

« Dans une collectivité, tout est relation citoyen ! Il est donc important de prendre en compte chaque métier et chaque action impliqués pour réussir son passage à HubEE. »

Victor Uribesalgo

Le bus applicatif pour répondre au besoin de fluidité des collectivités

Le bus applicatif, ou ESB (Enterprise Service Bus), permet de véritablement orchestrer les flux entrants comme sortants des collectivités lors des échanges via HubEE, et donc de fiabiliser l’instruction des demandes.

L’ESB ne traite pas que la facette de « Transport de l’information ». Il permet en réalité :

En mettant en place un bus applicatif ou ESB, c’est donc toute l’instruction des dossiers qui est améliorée ! En outre, la supervision simplifie la tâche des agents et permet une visibilité complète sur les dossiers.

Pour ceux-ci, l’ensemble des fonctionnalités simplifie fondamentalement l’instruction des dossiers au quotidien. Dans le cas de sujets sensibles et urgents, comme ceux du SNATED, l’ESB permet de sécuriser le travail des agents et d’assurer une Excellence Opérationnelle au service des citoyens.

Cette mise en place sera source de réactivité et libèrera les agents d’une partie des tâches manuelles chronophages, répétitives et sources d’erreurs qu’ils réalisaient auparavant. Les agents pourront ainsi se concentrer sur la relation avec les citoyens et le traitement de leurs dossiers.

La solution VIADUC de Blueway, spécialement pensée pour les échanges du secteur public via HubEE

Chez Blueway, le module ESB dédié au secteur public s’appelle VIADUC. Il constitue le socle de la plateforme Blueway dédiée à rendre fluides les échanges de données et de renforcer la gouvernance de ceux-ci au service des processus métiers.

Le développement réalisé avec le CD56 autour d’HubEE est maintenant mis à disposition gratuitement de tous les clients de Blueway au sein de la bibliothèque de modèles de notre Gallery. Nos utilisateurs peuvent le télécharger, l’intégrer, le modifier et le faire évoluer !

Entre autres fonctions, VIADUC remplit une mission essentielle pour les collectivités : l’automatisation des échanges de données avec la CNAF ou le SNATED, indispensables aux Conseils Départementaux. Tout en proposant des fonctions avancées de transport de l’information (enrichissement, transformation, centralisation, sécurisation…)  entre collectivités et OSL (Opérateurs de Service en Ligne), la solution Viaduc répond aux attentes du service public en plaçant agents et usagers au cœur des échanges et des processus.

La solution low-code permet une prise en main immédiate par les utilisateurs : on met ainsi en application la gestion des cinématiques selon le besoin exact de chaque collectivité ! En simplifiant le partage, l’ESB se met au service du décloisonnement de l’information.

Ainsi, avec Viaduc, les collectivités peuvent aborder plus sereinement la transformation complexe qu’implique le passage à HubEE et maximiser la qualité de dialogue avec les citoyens.

Au plaisir d’échanger avec vous !