Blueway participe au Digital CleanUp Day en utilisant son outil MyDataCatalogue
A l’occasion de la journée mondiale du nettoyage numérique le 11 mars prochain, nous participons en interne au nettoyage de nos sites SharePoint grâce à notre outil MyDataCatalogue !
Le Digital Clean Up Day 2024, évènement co-porté par l’INR et l’association World Clean Up Day – France permet de sensibiliser les équipes métier à la gouvernance des données, en menant des actions concrètes de nettoyage de leurs répertoires de fichiers (Cloud ou locaux).
Un outil dédié au nettoyage des données
MyDataCatalogue permet de cartographier des données et métadonnées selon leur typologie (données sensibles, bancaires, personnelles, etc.) grâce aux mécanismes de Data Discovery. Une fois les données identifiées selon certains critères (natifs ou sur mesure), nos clients RSSI et DPO ont fait face à un problème : « Comment mener des actions efficaces sur des données dont je ne suis pas propriétaire ?«
Pour répondre à cette problématique, nous avons créé une solution offrant aux différentes parties prenantes une interface dédiée à leurs besoins.
Les référents métiers accèdent à un portail métier, où ils peuvent décider des actions à mener le plus facilement possible et acter le choix quant à la conservation, la suppression, l’anonymisation ou l’archivage de leurs données. Cette opération vise simplement à étiqueter des fichiers.
Stéphane Lelionnais, Co-fondateur de Dawizz
Les administrateurs fonctionnels quant à eux ont accès à une console de supervision leur permettant de suivre les actions menées par les référents métiers.
Impliquer les métiers dans la gouvernance de la donnée
Le portail métier permet aux utilisateurs métiers de faire un premier pas dans la gouvernance de leurs données en étant guidés à travers un processus de nettoyage. Il sert à classer les fichiers par étape selon leur typologie :
La dernière étape de validation permet à l’utilisateur de terminer l’étiquetage. Les personnes qui supervisent la campagne en sont informées et peuvent consulter le résultat de l’étiquetage dans la console de supervision.
Un script d’archivage ou de suppression, à la main d’un administrateur informatique de votre organisation, permet d’archiver ou de supprimer tous les fichiers « à archiver » ou « à supprimer ». Les résultats des campagnes sont historisés en cas d’audit.
Suivre les usages des métiers par des indicateurs
La console de supervision permet aux administrateurs fonctionnels de suivre la campagne de nettoyage, d’y visualiser le bilan à travers des reportings adaptés et des indicateurs. Ces reportings sont générés de manière automatique selon le périmètre sélectionné (ensemble de l’organisation, par services, par serveur, etc.).
L’évolution des volumes des répertoires sélectionnés y sont disponibles ainsi que le suivi du nombre de fichiers identifiés (de manière globale, ou par critère d’identification) :
Cet exercice permet également de comprendre les usages des métiers. En automatisant les scans des répertoires, nos indicateurs mettent en exergue les services les plus générateurs de données sensibles.
Stéphane Lelionnais, Co-fondateur de Dawizz
Console pré-packagée
La plateforme intègre nativement le processus de nettoyage évoqué précédemment et un référentiel de critères d’identification lié aux étapes de ce processus.
Par exemple, l’étape « données bancaires » regroupe les fichiers qui possèdent au moins 5 occurrences de :
- RIB
- IBAN
- Numéro de carte bancaire
Ces critères natifs sont entièrement paramétrables. Il est cependant conseillé de suivre le paramétrage natif, pour identifier un nombre de fichiers pour lequel l’exercice est « réalisable » pour un utilisateur.
Par défaut, la première étape du processus se focalise sur les fichiers obsolètes (par exemple : date de modification supérieure à 10 ans). Cela permet, uniquement grâce aux informations fournies par les métadonnées, de traiter un très grand nombre de fichiers.
Une méthodologie adaptée
En plus du paramétrage natif de l’outil, Dawizz vous propose une méthodologie efficace pour mener à bien le Digital Cleanup.
Les bénéfices immédiats d’une campagne de nettoyage
- Une meilleure connaissance des données par les équipes métier
- La réduction du risque lié à la fuite de données : à minima 50% de fichiers en moins lors des campagnes menées chez nos clients
- Un niveau de conformité augmenté
- La mise en place d’une politique numérique responsable
