L’engagement des collectivités pour une administration zéro papier

Comment passer à une administration zéro papier ?

Le contexte de l’initiative Objectif 0 Papier

Suite au 5e CTIP, en février 2021, la DTIP a pris des mesures et mis à disposition de nouveaux supports pour encourager et faciliter la dématérialisation des démarches. La Direction Interministérielle de la Transformation Publique a publié un guide Objectif 0 Papier en septembre 2021, et met plus de 80 experts et conseillers à la disposition des collectivités pour mener à bien leur projet.

L’initiative Objectif 0 Papier s’inscrit dans la tendance actuelle de digitalisation des démarches et répond à des enjeux à la fois économiques et écologiques. Mais avec ce passage au tout numérique, la DTIP souhaite aussi simplifier en profondeur les processus et les circuits de validation. En introduisant plus de collaboration et une gestion centralisée des demandes externes, c’est toute l’efficience des collectivités qui doit être notablement améliorée.

Le guide Objectif 0 Papier de la DTIP donne donc l’impulsion nécessaire aux collectivités souhaitant transformer les 3 processus administratifs essentiels :

  • Gestion documentaire, stockage et recherche intelligente de documents
  • Gestion de sollicitations externes, par voie écrite ou électronique
  • Production collaborative d’écrits, incluant la production, l’édition et la validation de documents

Les supports fournis par la DTIP (guide et fiches méthodologiques) fournissent ainsi aux administrations un cap précis à suivre tout au long de leur démarche.

Les éléments clés du guide de la DTIP pour une administration zéro papier

Le guide « Objectif 0 Papier » décompose la dématérialisation des processus en six étapes clés. L’articulation de ces étapes permet de passer progressivement d’une réflexion stratégique à une mise en œuvre opérationnelle :

1. Qualification stratégique

Qualification stratégique

Une phase qui permettra de définir le périmètre d’action (processus concernés, besoins métier, défis, jalons, équipe projet et financement).

2. Définition du besoin et de l’opportunité

besoins processus et analyse

Une étape d’examen plus approfondi du besoin et des points bloquants pour chaque processus métier. A ce stade, on réalise une cartographie applicative, on analyse les écarts avec les attentes et besoins, et l’on détermine un modèle financier avant de choisir un dispositif MOE.

3. Définition de la cible

choix de cible et impact de la solution

La définition de la cible inclut une cible métier, mais aussi technique : choisir la solution et anticiper son impact doivent permettre de dessiner une stratégie et un plan de déploiement.

4. Réalisation d’une expérimentation

expérimentation de la solution

L’étape suivante est la mise en œuvre expérimentale de la solution choisie sur une partie du périmètre. Elle permet de confirmer les fonctionnalités cibles, l’organisation visée et de confirmer le plan de déploiement.

5. Démarrage du déploiement

déploiement et chantiers

Cette étape est composée de six grands chantiers : pilotage, organisation/processus, RH/conduite du changement, solutions, performance/gains, immobilier/logistique/équipements.

6. Bascule en mode nominal et retour d’expérience

fin d’expérimentation et retour d’expérience

Pour terminer le déploiement, les documents clés sont collectés et sauvegardés. Cette étape marque la fin du mode projet et le passage à l’exploitation des nouvelles solutions.

A l’issue de ces étapes, les processus administratifs au cœur de l’activité du secteur public doivent être simplifiés durablement. Le socle ainsi constitué permettra d’optimiser des ressources et d’instaurer une amélioration continue, deux leviers importants d’Excellence Opérationnelle.

Collectivités :
Quels sont les leviers concret pour optimiser la relation citoyen ?

L’Excellence Opérationnelle, un enjeu fort pour le secteur public

Cette démarche d’Excellence Opérationnelle est aujourd’hui une priorité pour le secteur public, qui doit répondre à une exigence forte de la part des usagers, tout en allouant efficacement ses ressources humaines et financières.

Comme plusieurs autres transformations internes, l’Administration Zéro Papier contribue à l’Excellence Opérationnelle, car elle s’accompagne d’une supervision précise des processus internes.

Mettre en place une solution de BPM ou une plateforme de gestion de la relation usager est ainsi l’assurance de :

  • Dématérialiser l’ensemble de vos processus et démarches
  • Prendre de la hauteur sur les processus et d’éliminer toutes les tâches superflues
  • Standardiser ses processus parfois trop complexes ou mal pensés.
  • Mieux orchestrer les ressources humaines et matérielles

Automatiser les actions à faible valeur ajoutée et disposer d’une visibilité à 360° sur l’utilisation des ressources sont des conditions essentielles pour atteindre l’Excellence Opérationnelle. En auditant en permanence la qualité du service proposé aux usagers, les acteurs publics peuvent ainsi rentrer dans une démarche d’amélioration continue.

Comment les collectivités peuvent s’approprier l’enjeu Excellence Opérationnelle ?

Les solutions AGORA et FORUM accompagnent votre évolution vers une administration zéro papier et l’optimisation des processus

Les solutions AGORA et FORUM de Blueway apportent des réponses directes à ce triple besoin et permettent d’établir un dialogue de qualité avec les usagers.

AGORA soutient le secteur public dans la transformation de ses processus clés avec :

  • La dématérialisation et la standardisation des processus, qui apportent un cadre de travail solide et stable dans le temps
  • La création d’IHM intuitives qui fluidifie les échanges et mobilise les agents sur les bons sujets et leur fournit les bons leviers
  • L’automatisation et la génération d’alertes, qui évitent la déperdition d’efforts et de ressources
  • Une parfaite adhérence au SI, qui permet la circulation efficace de l’information métier
  • Un suivi clair côté usager et une qualité de dialogue améliorée

Le BPM (Business Process Management) s’intègre efficacement au SI existant pour que suite aux étapes d’étude du besoin et d’expérimentation, les bénéfices de la nouvelle solution soient perceptibles dès le déploiement.

La plateforme de gestion de la relation usager FORUM permet quant à elle de façonner des téléservices sur mesure, qui fluidifient la circulation de l’information côté agent et améliorent la qualité d’échange avec les citoyens.

Combiner la modélisation des processus et la centralisation du traitement des demandes permet d’entamer la démarche d’Excellence Opérationnelle dès le début de la transformation vers l’Administration 0 Papier !

Vous souhaitez échanger sur les enjeux de l’administration 0 papier et de la digitalisation des démarches ?

Au plaisir d’échanger avec vous !