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La dématérialisation des formalités et ses spécificités pour mieux soutenir et accompagner les entreprises

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Comment aborder la dématérialisation des formalités ?

La dématérialisation des formalités depuis 2018

Avec la tenue en 2018 du Comité Interministériel de la Fonction Publique (CITP), est ressorti le besoin toujours fort d’accessibilité des démarches publiques et la volonté du gouvernement de dématérialiser une nouvelle série de formalités à l’horizon 2022. 

Outre les démarches à destination des particuliers, l’accent est mis sur les formalités dédiées aux entreprises. Ces formalités sont en effet au cœur des préoccupations et des efforts quotidiens des entrepreneurs : il s’agit de l’ensemble des démarches effectuées par les entreprises pour obtenir un acte ou document officiel de la part des administrations publiques. Celles-ci peuvent être d’ordre déclaratif (immatriculation, modification de raison sociale, cessation d’activité) ou intervenir tout au long de la vie de l’entreprise (déclaration de détention, de ressources, autorisation de plantation…)  

Un autre texte crucial pour les entreprises, la loi du 22 mai 2019 – ou loi PACTE –, vise à faciliter des démarches parfois trop complexes et décourageantes, et à favoriser la compréhension et l’accès des entrepreneurs à des formalités aux forts enjeux économiques. 

De ces importants jalons, on retiendra les mesures suivantes : 

  • La mise en place d’un guichet unique pour la création d’entreprise, ainsi que de plusieurs sites d’information pour guider les entrepreneurs tout au long de leurs formalités 
  • L’ouverture, en 2022, du site PortailPro.Gouv.fr, qui centralise les démarches et assure la distribution des demandes, déclarations et paiements à l’ensemble des organismes concernés (URSSAF, Net-entreprises.fr, douanes…) 

En plus de basculer les formalités existantes, il faut aussi garantir que 100% des nouvelles fonctionnalités soient dématérialisées ! En pleine dématérialisation, et parfois même entièrement restructurées par cette transformation, les nouvelles démarches doivent ainsi répondre aux principales attentes des usagers professionnels : des formalités simplifiées, qualitatives, transparentes et plus personnalisées.  

Des enjeux similaires à ceux de la gestion de la relation citoyen des collectivités…

A l’image de la Gestion de la Relation Citoyen, les administrations en relation avec les entreprises doivent apporter au travers de la dématérialisation des formalités de l’autonomie, un contact omnicanal et sans couture, l’accès au suivi des dossiers en cours et passés, et un traitement plus rapide des formalités.

Côté échanges avec les entreprises, la qualité des formalités passe par un dialogue fluide et sans redite. Le « Dites-le-nous une fois » s’applique aussi aux entreprises ! L’objectif est de mieux centraliser les démarches, de la prise de contact de l’usager ou entreprise jusqu’à la clôture de la demande, en actualisant et transmettant automatiquement l’information à chaque partie au fil de l’avancée. 

Si les éléments les plus visibles (formulaires en ligne, signature électronique, archivage électronique, fichiers numérisés…) sont importants, la réussite de la transformation se joue aussi en back-office. Les enjeux dépassent ainsi la simple dématérialisation !

En effet, la qualité du traitement des demandes repose également sur la maîtrise de la circulation de la donnée, la modélisation de processus adhérents au Système d’Information, ainsi que l’efficacité des procédures en lien avec une démarche d’Excellence Opérationnelle. Ce sont les socles permettant un suivi en temps réel des formalités, une meilleure qualité de service et une relation plus transparente avec l’administration.

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… mais également le besoin de prendre en compte les spécificités des formalités d’entreprises !

La dématérialisation des formalités fait également face à des enjeux spécifiques. Contrairement à certaines démarches en ligne dédiées aux citoyens qui peuvent être limitées au périmètre d’une collectivité, l’accès aux formalités au niveau national soulève des enjeux d’infrastructures et de montée en charge. Ces enjeux sont renforcés par le poids de certains dossiers transmis et la criticité de certaines formalités !

En interne, il est donc nécessaire d’établir un socle robuste face aux :   

  • Contraintes technologiques : stockage massif de dossiers dématérialisés, disponibilités des serveurs, volumes de connexions importants selon les périodes…
  • Contraintes de traitement des données : adaptation de procédures traditionnelles complexes à un format numérique, criticité des informations, protection des données personnelles selon leur niveau de confidentialité

En plus de ce socle technique, la plateforme de gestion des formalités et les processus associés doivent :

Supporter les montées en charge

Les volumes de données transmis par les entreprises peuvent être de grande ampleur, avec des pics de charge importants selon les périodes. La dématérialisation des formalités doit s’appuyer sur une plateforme capable d’absorber les montées en charge ponctuelles tout garantissant la continuité des services.    

Respecter la criticité des données 

Particulièrement critiques du fait de leur caractère juridique ou financier, les données des entreprises doivent être sécurisées en termes d’accessibilité et d’intégrité. Le portail dédié aux formalités doit donc offrir un niveau de sécurité et de traçabilité adapté à cette typologie d’usagers sur tout le cycle de vie des données et des traitements associés.

Assurer l’adhérence des processus au SI

Les processus parfois complexes liés aux formalités doivent être connectés avec le reste du Système d’Information, quelle que soit l’organisation publique. Cette adhérence est nécessaire à chaque étape afin d’offrir des formulaires dynamiques et une communication continue avec les logiciels métiers…

Modéliser des processus sur-mesure

Aux formalités des entreprises sont associés des processus parfois complexes, qui nécessitent un important niveau de personnalisation. La capacité à modéliser des processus sur-mesure est particulièrement importante pour les ministères, chambres de commerce, chambres d’agriculture, organismes de sécurité sociale et autres Centres de Formalités des Entreprises.

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Blueway, un partenaire associant expertise de la GRU dans le secteur Public et maîtrise des grands projets dans le secteur privé

La solution Blueway répond à la fois au souhait des CFE (Centre de Formalités des Entreprises) de concevoir des formalités plus intuitives, qui placent l’entreprise au centre de la démarche, et au besoin de respecter à la lettre des processus exigeants.

En matière de GRU comme de formalités d’entreprises, Blueway s’est appuyé sur son expertise pour développer une solution qui : 

Désilote
l’information

Accélère le déploiement de formalités personnalisées

Distribue intelligemment la donnée au sein du SI 

Assure un respect sans faille de la criticité et de l’intégrité des données

Soutient
les agents
au quotidien

Permet la mise en application efficace du “Dites-le-nous une fois”

Notre expérience acquise lors de grands projets dans le secteur privé est également mise au profit des enjeux de performance et de robustesse des organismes publics traitant les formalités !

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Auteur
Pierre Boizard
Directeur Blueway Secteur Public Résolument engagé dans la modernisation informatique du service public, Pierre travaille avec l’Etat et les collectivités depuis plus de 17 ans, spécialiste de ce secteur et de ses enjeux notamment sur les questions d’aide sociale, de transport, d’éducation, d’environnement.
Dans la catégorie Dématérialisation des services publics, Digitalisation des services publics