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Optimisation processus administratifs et BPM

Les services administratifs d’une organisation travaillent sur de nombreux processus de gestion en collaboration avec tous les autres services de l’entreprise. C’est dans ces services que les gains potentiels liés à l’optimisation des processus sont bien souvent les plus importants.

Qu’est ce que l’optimisation
des processus administratifs ?

Quand on fait référence à l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée, on associe souvent cela aux actions administratives, de saisies manuelles et de contrôle fastidieuses. Pour autant les processus administratifs ont un rôle central au cœur des entreprises : ce sont eux qui structurent une part importante de l’organisation : audit, intendance, courrier, réservation des salles de réunion, entretien, secrétariat, traitement des dossiers, conditions de travail… Derrière un terme générique, les actions et les processus sont extrêmement diversifiés !

C’est justement parce que les processus administratifs sont essentiels au fonctionnement de l’entreprise qu’il faut différencier les tâches chronophages et sans valeur des actions qui doivent rester pilotées par des hommes. Optimiser les processus c’est donc valoriser le personnel administratif tout en permettant d’augmenter la qualité et la productivité.

De manière plus générale pour l’entreprise, c’est aussi l’occasion de se libérer de goulots d’étranglement que sont parfois certains de ces processus. Au-delà des services administratifs, ces goulots freinent l’ensemble de la société.

Derrière l’idée globale d’automatiser la saisie, de structurer les flux et de concentrer les actions humaines sur la valeur, les grands axes d’optimisation des processus administratifs sont :

  • Prendre du recul et améliorer vos méthodes de travail en modrélisant les processus à leur niveau métier
  • Se dégager des saisies manuelles et éliminer les actions non nécessaires
  • Dématérialiser les informations et les flux pour faciliter l’utilisation et la consolidation des données
  • Sécuriser l’accès, garantir la pérennité des données et tracer les opérations
  • Automatiser et accélérer les flux, la transmission des informations et des alertes
  • Intégrer les processus administratifs au sein du système d’information global

La gestion des carnets de commandes : un exemple courant d’optimisation des processus administratif

Si l’on prend l’exemple des processus liés à la consolidation des carnets de commandes au sein d’entreprises de négoce ou sous-traitants industriels, les équipes administratives doivent se connecter régulièrement sur les sites des différents donneurs d’ordres clients et partenaires et consolider les nouvelles données avec celles déjà collectées, en tenant compte des éventuelles modifications sur celles déjà enregistrées.

Ces opérations donnent lieu dans les faits à beaucoup d’opérations manuelles, de vérifications répétitives ou de modifications mineures : récupération de données sources sous des formats différents (Excel, copies d’écran, ressaisie des informations) avant de les comparer avec le carnet de commandes en cours ou celui de la période précédente puis faire les ajustements dans l’ERP commande ouverte par commande ouverte. Ce sont autant d’opérations qui peuvent être grandement automatisées avec la plateforme Blueway qui associe BPM (Business Process Management) avec des solutions de bus applicatif, de MDM (Master Data Management) et d’API Management.

De la même manière, le traitement des contrôles (disponibilité sur stocks ou prévisions de réceptions) et des cas particuliers dits « exceptions » peuvent être pris en compte grâce au moteur de règles métiers complexes et affichés aux utilisateurs.

L’orchestration des flux est particulièrement utile pour les équipes administratives qui peuvent rapidement diminuer le temps consacré aux tâches sans valeur ajoutée pour se consacrer davantage au traitement des cas plus compliqués et plus utiles pour la performance de l’entreprise.

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Le ROI (retour sur investissement) de la plateforme Blueway grâce à l’optimisation des processus administratifs

Avec une plateforme comme Blueway, la collecte des données, leur formatage, leur comparaison avec les données de l’ERP ainsi que leur présentation dans des écrans clairs et pratiques, permet d’ajuster beaucoup plus rapidement les données par les équipes administratives puis de mener les actions nécessaires de remise à jour des commandes ouvertes dans l’ERP ou les autres applicatifs concernés.

Le retour sur investissement de la plateforme Blueway se mesure généralement en moins d’un an.

Au-delà de ce gain quantifiable, la qualité de service, la traçabilité des échanges et des statistiques sur les modifications de demandes fournisseur par fournisseur, permet à l’entreprise de s’adapter plus facilement face aux modifications de portefeuille et d’être plus proactive.

Enfin, la plateforme Blueway intègre des processus administratifs pré-paramétrés tels que l’automatisation de l’intégration de commandes ou le lancement de la facturation en masse.

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MDM vs PIM : différences des logiciels

Force est de constater aujourd’hui l’omniprésence des données dans toutes les stratégies d’entreprises et la nécessité de se doter de solutions de type MDM (Master Data Management) ou PIM (Product Information Management) pour en tirer pleinement profit. L’adage de « la bonne information à la bonne personne au bon moment » n’a jamais été aussi pertinent.

Dans un monde où la maîtrise de la donnée devient essentielle pour contribuer activement à la stratégie de développement alors que les circuits de décision raccourcissent en permanence, DSI et directions métiers doivent travailler de plus en plus étroitement pour fournir des solutions fiables et sécurisées de gestion de l’information.

En effet, quel que soit votre secteur d’activité, vos clients, partenaires et collaborateurs sont désormais hyper connectés et auront de plus en plus besoin d’échanger des données en temps réel.

Autant vous organiser tout de suite pour valoriser vos données et constituer des référentiels au service des usages métiers, comme par exemple pousser des promotions personnalisées à vos clients basés sur l’analyse de leurs historiques d’achat, optimiser les flux logistiques via l’analyse de tous les déplacements grâce à l’IoT, etc. Les applications sont quasiment sans limite et toutes au service de la performance de l’entreprise.

Mais pour cela, les DSI doivent d’abord unifier toutes les données au sein de référentiels partagés qui faciliteront leur manipulation et leur diffusion sécurisée au sein de tout l’écosystème interne et externe. Les solutions MDM (Master Data Management) et PIM (Product Information Management) semblent répondre aux besoins mais quelles sont leurs différences ? Ou leur complémentarité ? Pourquoi mettre en œuvre l’une de ces deux approches ?

L’urgence de stopper l’anarchie dans la gouvernance des données !

Alors qu’il ne se passe pas une journée sans que l’on nous parle de « BigData » ou de « Data-Driven Marketing », on aurait pu croire que la maîtrise des données serait déjà pleinement intégrée dans les schémas directeurs des DSI et ce, en synergie totale avec les besoins des directions métiers. Malgré tout, nous constatons tous les jours que la réalité est loin d’être parfaite et qu’il est urgent d’adopter une stratégie forte de gouvernance des données.

D’autant plus que les entreprises se heurtent régulièrement à une divergence des points de vue entre IT et métiers. La DSI approche la donnée sous l’angle de son stockage, de la gestion de sa disponibilité et de sa sécurité alors que chaque direction métier l’envisage de manière très individuelle sous l’angle des usages et de l’aide à la décision. Deux approches complémentaires qui doivent désormais converger rapidement :

L’objectif est double : protéger le patrimoine de données de l’entreprise et augmenter constamment sa valeur en termes d’usages métiers

Cette convergence est donc à la fois un chantier organisationnel et technique car la valeur de la donnée client ou celle liée au produit ne peut s’envisager que dans le respect des contraintes de la DSI et au service des objectifs de chaque direction métier.  Une telle démarche doit ainsi être mise en œuvre à travers une centralisation plus forte des données et une synchronisation sur tous les logiciels et supports en place dans l’entreprise. C’est précisément ce que proposent de résoudre les solutions MDM (Master Data Management) ou PIM (Product Information Management), alors voyons concrètement leurs différences…

Le MDM (Master Data Management) dédié aux données de référence

Mettre en œuvre un MDM (Master Data Management) est une démarche globale d’amélioration de la qualité des données à l’échelle de toute l’entreprise. En effet, un projet MDM se focalise sur la création d’un référentiel unique pour toutes les données stratégiques de l’entreprise : clients, fournisseurs, articles, nomenclatures, processus de fabrication, RH, etc. Il ne vise pas à répondre uniquement à certains besoins mais bien de poser les fondations d’un système de gestion homogène des référentiels de données pour s’assurer que chaque collaborateur dans l’entreprise aura bien la même vision d’une donnée à un instant T sans qu’il y ait des problématiques de réconciliation et quel que soit le nombre de logiciels différents utilisés dans tout le système d’information.

Techniquement, le MDM centralise et unifie les données dans un référentiel unique puis va gérer leur « propagation asynchrone » vers toutes les applications du système d’information via le Bus Applicatif ESB. Les règles de gouvernance des données étant bien définies, tout changement d’adresse d’un client (à son initiative sur un site e-commerce par exemple) sera ainsi répercuté quasiment en temps réel dans tous les autres logiciels, ERP, CRM, etc. Le MDM apporte ainsi une grande maîtrise de la donnée et garantit aux utilisateurs d’exploiter toujours une donnée fiable.

Le MDM répond donc à une stratégie d’unification globale des données tandis que le PIM sera davantage orienté sur une stratégie d’unification des données Produits comme nous allons le voir…

MDM versus PIM : frères ennemis ou Dream Team ?

Le PIM (Product Information Management) en vogue dans le Retail

Une solution PIM (Product Information Management) permet en effet de centraliser dans un référentiel unique toutes les informations liées aux produits (caractéristiques techniques, descriptions, références, nomenclatures, photos, contenus médias, etc.) habituellement stockées dans différentes applications du système d’information. Lui aussi alimenté via l’Enterprise Service Bus (ESB), il simplifie et fiabilise les échanges de données lorsque l’on a plusieurs canaux de distribution parallèles comme dans le Retail.

Basé sur les mêmes principes d’alimentation et de centralisation que le MDM, le PIM peut à juste titre être considéré comme une sous-partie du MDM. L’intérêt majeur est de sécuriser les processus de commercialisation des produits : dès qu’un produit est référencé, les utilisations par le marketing, les ventes et la logistique ainsi que sa mise à disposition dans les bases tarifs des commerciaux, sur les sites e-commerce et/ou Market Places partenaires sont très rapides.

La solution PIM (Product Information Management) est donc particulièrement adaptée aux enseignes du Retail dont la performance des stratégies omnicanal exige que les consommateurs, vendeurs et partenaires puissent facilement et rapidement accéder à la bonne information sur les produits.

Le PIM pourrait ainsi être considéré comme une première étape dédiée aux produits par rapport au MDM afin de gérer la contextualisation des Master Data sur les différents canaux de communication et de vente et ainsi garantir la bonne exécution des stratégies Marketing. Mais très vite, la stratégie omnicanal exigera également de pouvoir garantir une expérience client unique et totalement réussie afin de garantir leur satisfaction et donc leur fidélité à la marque. Pour cela, on ne pourra pas se limiter aux seules données des produits, il faudra unifier également toutes les données liées au parcours client dans un MDM…

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Moteur de Règles métiers BRMS : gestion et simplifications

Pour accroitre votre agilité, il est nécessaire de raccourcir les cycles de décisions et d’automatiser le plus possible les processus métiers. C’est aussi le moyen d’augmenter ainsi votre SLA (Service Level Agreement ou Qualité de service). Mais lorsque l’on travaille sur l’optimisation de processus métiers aux règles complexes, atteindre ces objectifs ne semble pas toujours évident !

En effet, comment synthétiser simplement des règles métiers complexes regroupant de nombreux critères voire des modifications fréquentes de leur application ? La gestion de tarifications multicanal, l’optimisation de tournées ou de chargement, la validation de processus qualités dans des milieux contraints, la gestion de routages dynamiques en fonction de données exogènes sont autant de problématiques qui figent les processus métiers compte tenu des coûts de mise au point et de tests.

Faire le bon choix pour simplifier les règles métiers complexes

Certains pensent que seul un développement spécifique constitue la solution à ses problèmes (moyennant quelques milliers de lignes de programmation). Il serait par contre illusoire d’imaginer que cette solution augmenterait l’agilité de l’entreprise !

 L’évolutivité et la maintenabilité d’un tel développement sur des règles métiers complexes à long terme vont devenir un frein à leur mutation.

Au contraire, pour réellement améliorer la qualité de service des processus métiers reposant sur la résolution de règles métiers complexes, il est indispensable de les traiter avec un moteur de règles complexes et un logiciel BPM suffisamment paramétrable et ouvert.

Et pour cause : certaines entreprises ont fait évoluer leurs règles métiers tout au long de leur développement et elles arrivent parfois à devoir des gérer des processus d’une très grande complexité, intégrant de nombreuses variabilités (conditions et exceptions) et faisant que leur modélisation comme leur traitement peuvent devenir de véritable « usines à gaz ». On arrive ainsi à une situation de CEP (Complex Event Processing).

Gestion des règles métiers complexes : quelques bonnes pratiques

L’objectif d’un moteur de règles est de transformer ces règles métier en traitements informatisés tout en garantissant leur complétude ainsi que la déduction des conséquences de ces vérités combinées.

Voici quelques bonnes pratiques pour piloter vos règles métiers complexes :

  • Avant d’appliquer ces règles au sein d’un processus, il est bénéfique de les simuler afin de valider leur complétude (cas qui se recouvrent ou qui sont disjoints), ainsi que leur application (champ d’action, résultats, …)
  • Scinder le stockage de l’information de sa logique de traitement est une bonne chose. Cela permet de concentrer les compétences techniques, d’être plus efficient et d’assurer l’évolutivité des règles métiers.
  • Mieux vaut découper les règles par domaine plutôt que les regrouper. Cela permet là encore d’assurer une meilleure réutilisabilité des règles et leur évolutivité.
  • Définir le mode de fonctionnement des processus indépendamment des applicatifs d’origine est un plus (éviter la gestion manuelle de cas particulier insuffisamment pris en compte dans les applicatifs d’origine, piloter des processus qui impliquent plusieurs applicatifs…)

Ainsi ce sont les contraintes métiers qu’il faut synthétiser, en s’affranchissant des limites applicatives. Il s’agit de transformer les règles métier d’utilisateurs fonctionnels en traitements informatisés.

Gestion des règles métiers complexes et BPM

Si Business Process Management et BRMS (Business Rules Management System ou Système de Gestion de Règles Métier) sont deux solutions à différencier, elles sont toutes deux liées à la gestion des flux d’informations et des processus.

Nous avons bien conscience de ces problématiques, et de l’importance de comprendre vos enjeux de gestion des règles métiers complexes, afin de mieux vous accompagner sur notre facette, différente mais complémentaire, de la gestion des flux d’informations.

Pour répondre à vos enjeux de modélisation de vos processus, d’orchestration de vos flux d’informations et d’urbanisation de votre Système d’Information, Blueway propose une plateforme complète intégrant toutes les dimensions de l’échange de données (BPM, MDM, ESB, API Management).

ESB et BPM : sécuriser les flux

Dans une démarche de Business Process Management, après la description des processus métier dans un logiciel de modélisation graphique BPM, il y a l’orchestration des flux de données liés au déroulement de ces processus. Si l’on prend le cas d’un processus de production, il ne suffit pas de décrire le passage automatique d’une commande enregistrée sur un site web vers l’ERP, il faut également assurer les échanges d’information que cela implique entre les différentes applications pour s’assurer que les informations liées en tiennent compte partout.

La première étape correspond à phase de modélisation d’un projet BPM, la seconde à celle d’intégration au sein du système d’information et pour celle-ci, l’ESB (Enterprise Service Bus) est la meilleure solution tant elle dispose de nombreux avantages.

Web services sécurisés

Afin de garantir une protection optimale des données manipulées dans un projet BPM, une solution logicielle d’intégration peut contrôler l’accès aux informations en 3 étapes : l’authentification, la sécurisation et la gestion des identités.  Les données sont alors cryptées, délivrées au bon destinataire et éditée par une personne autorisée à le faire.

BPM & ESB : Les échanges dans le cloud

Les flux de données concernent de plus en plus souvent des applications dans le cloud. L’accès aux informations en transit doit être protégé et l’intégrité des données conservée.

Toute communication inter-applicative inclut alors la sécurisation des informations échangées :

  • Authentification via protocoles NTML, OAUTH2, SSH, …
  • Encryptage des données lors des transferts
  • Gestion atomique des droits
  • Minimisation des stockages intermédiaires

Quant à l’intégrité des données, elle peut être assurée par l’utilisation d’algorithmes de cryptage, de compression et de validation, mais aussi grâce à des API et des connecteurs métier assurant une communication native avec toutes les applications qui doivent dialoguer entre elles.

Il est donc important que l’utilisation d’une suite logicielle BPM assure la sécurisation et la traçabilité de toutes les étapes d’un processus automatisé, mais aussi qu’elle l’intègre sans risque au reste du système d’information de l’entreprise. C’est tout l’intérêt de mettre en oeuvre un Bus Applicatif ESB comme l’ont fait les Aéroports de Lyon :

Comment les Aéroports de Lyon ont normalisé l’ensemble des échanges entre les différentes plateformes logicielles ?

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Mobilité du système d'information

L’utilisation des smartphones et des tablettes tactiles dans les entreprises amorce une nouvelle phase de mutation de nos systèmes d’information. Les processus métier pilotés, gérés ou automatisés depuis les applications qui composent le système d’information, s’ouvrent maintenant à la mobilité. Un processus intègre dorénavant des phases de validation, de saisies ou de contrôle qui s’effectuent sur des tablettes ou des smartphones. Les outils mobiles deviennent une réelle extension du système d’information de l’entreprise que le BPM mobile vous permet d’intégrer au plus vite et au mieux.

Aujourd’hui un grand nombre d’applications fournissent des interfaces Web qui offrent un accès aux fonctionnalités des applications à partir d’un simple navigateur. La plupart d’entre elles permettent donc un accès sur un terminal mobile.

COmment intégrer la mobilité dans votre système d’information ?

Pour assurer un fonctionnement optimal, le mode déconnecté avec une application fonctionnant intégralement sur un dispositif portable permet de traiter des données embarquées sans faire appel systématiquement à des ressources externes. Par la suite, lorsque l’utilisateur peut se connecter, une synchronisation des données s’effectue automatiquement ou de façon manuelle.

Entre une tablette et un smartphone, l’enchaînement des tâches, des écrans, le nombre d’informations affichés sur une même page doit être adapté pour offrir un maximum de confort aux utilisateurs. Certaines fonctionnalités complémentaires à celles habituellement intégrées dans un outil de SAV, de CRM ou de gestion de tournées doivent être intégrées pour correspondre aux besoins des utilisateurs : cartographie, possibilité de prendre des photos, saisie de code à barre, …).

Évidemment tout serait simple si les utilisateurs étaient tous présents régulièrement au sein de l’entreprise, que les devices utilisés soient les mêmes et que chacun soit discipliné pour gérer de façon optimale les échanges entre son terminal et les systèmes centraux. Mais voilà, le BYOD (Bring Your Own Device), les changements de supports, la gestion des habilitations et des autorisations transforment les systèmes les plus vertueux en magnifiques capharnaüms…. Pour éviter les grandes désillusions, vous devez disposer à minima d’outils de gestion de ces terminaux (qui détient quoi), de distribution des applications, des données et des habilitations (qui utilise quoi et dans quelles conditions) ainsi que des outils de surveillance des échanges (qui ne s’est pas répliqué depuis plus de « n » jours, quelles sont les données échangées, leur volumétrie et leur traçabilité).

Enfin, la sécurisation de vos échanges et des données, ne suffira malheureusement pas à vous laisser dormir sur vos deux oreilles. Il vous faut veiller à ce que des données transmises au mauvais « device » ne soient pas lisibles par un autre destinataire et qu’un terminal perdu ou volé ne permette pas une exploitation des données aisée par son nouvel utilisateur….

Ces mécanismes doivent être simples d’utilisation et complexes à contourner pour assurer une sécurisation des dispositifs tout en perturbant le moins possible l’utilisateur dont la vocation est d’avoir un outil pour travailler.

BPM : gagnez du temps de travail

Il reste encore des efforts à fournir pour optimiser le temps de travail des français puisque selon les derniers chiffres de l’institut EasyPanel, près de la moitié des salariés perdent plus de 30 minutes par jour avec des tâches qui ne sont pas directement liées à leur mission. Un temps gaspillé que 86% estiment pouvoir diminuer grâce à une meilleure organisation et une meilleure collaboration entre les équipes.

Pourtant, il existe des pratiques telles que le BPM – Business Process Management (ou gestion des processus métier) reconnues par les directions opérationnelles pour fluidifier la répartition et l’exécution des tâches dans l’entreprise. Les logiciels de BPM, historiquement destinés aux grandes entreprises, sont d’ailleurs devenus accessibles pour tout type d’organisation grâce à des solutions comme celles de Blueway BPM.

En adoptant une démarche de Business Process Management, l’entreprise formalise les rôles et le déroulement des tâches au sein de ses processus. Les interfaces graphiques des outils de modélisation à la norme BPMn, facilitent cet exercice pour tous les utilisateurs. Les équipes informatiques héritent ensuite de ces projets modélisés pour les rendre exécutables. Par exemple, lors de la modélisation d’un processus de vente, s’il est décrit que le service comptabilité doit vérifier à partir de certains montants la solvabilité d’un client avant que sa commande puisse être prise en charge par la logistique, cela implique que les flux d’information entre les logiciels de comptabilité et le WMS doivent être automatisés selon ces règles métier. Il s’agit de la phase d’intégration d’un projet BPM, où la robustesse de la plateforme logicielle utilisée est primordiale.

Enfin, avec leurs fonctionnalités de Process Intelligence, les logiciels  BPM vont encore plus loin en alertant les responsables métier en temps réel lorsqu’ils doivent intervenir sur un processus. Par exemple lors d’une intégration de commandes, si les ressources de production disponibles ne sont pas suffisantes, le manager reçoit immédiatement une notification sur sa tablette, avec des simulations de scénarios pour prendre la meilleure décision.

Les logiciels de gestion de processus métier, éliminent considérablement les pertes de temps associées à la définition et à la répartition des tâches. Les 30 minutes perdues en moyenne par jour de travail, mentionnées au début de cet article, représentent une perte annuelle de 109 heures. C’est donc 3 semaines de travail par an qu’un employé peut récupérer lors de la mise en place d’une démarche de Business Process Management. A l’échelle de l’entreprise, le retour sur investissement d’une solution logicielle de BPM peut donc être extrêmement rapide.

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Process intelligence : l'intelligence des processus !

Pour tirer leur épingle du jeu, les entreprises ne se contentent plus de répondre aux besoins de leurs clients mais anticipent directement leurs demandes. Il n’est plus suffisant d’adapter sa production pour rester compétitif, il faut être capable de l’ajuster en continu ! C’est dans ce contexte que le Big Data connait un vif succès, qu’il demeure en couverture des journaux spécialisés depuis 2013 et que 74% des entreprises françaises (d’après EMC) sont convaincues de sa contribution à la prise de meilleures décisions.

Au-delà des volumes extraordinaires de données qu’il peut traiter, le Big Data a comme objectif de comprendre et d’optimiser les processus en place dans l’entreprise. On peut prendre pour exemple, le projet d’analyser en temps réel la consommation électrique, de tous les foyers français afin d’ajuster automatiquement la production des centrales du pays. L’amplitude et les enjeux d’un tel programme, dont la finalité demeure dans l’amélioration et l’automatisation des processus de production, sont énormes.

Comment combiner Big Data et processus intelligents ?

Le Big Data puise donc sa force dans sa capacité à collecter d’immenses quantités de données pour les analyser. Mais comment utiliser concrètement ses résultats dans l’entreprise, comment les rendre cohérents et les rattacher aux activités en cours ?

Avec la Process Intelligence, des sondes et indicateurs placés sur des processus critiques observent  le déroulement des tâches et la contribution de chaque brique aux objectifs de l’entreprise. Grâce à ses outils éprouvés de Process Management et d’analyse prédictive, il est possible de simuler des modifications et d’en visualiser instantanément l’impact. L’association du Big Data et de la Process Intelligence, permet alors de passer du traitement et de l’analyse de bases de données massives, à la mise en place de projets concrets au cœur de l’organisation. Il devient facile pour une entreprise, de prendre la meilleure décision, tout en conservant une longueur d’avance.

Pour en savoir plus :

Toutes les clés pour consolider l’avance stratégique que les outils de PI pourront vous apporter

Le nouveau visage du BPM

Acheter une plateforme d’intégration BPM et MDM afin de pouvoir réutiliser facilement les composants de processus dans d’autres déploiements, c’est la nouvelle forme que semble prendre le BPM.

Fini les lignes de codes et les packs BPM rigides, voilà les bibliothèques de modèles d’applications et de services, avec en prime la réutilisation des composants dans tous les processus métier transverses.

Lorsqu’un collaborateur a besoin d’un nouveau service métier, il peut dorénavant se connecter à un Store d’Applications et choisir dans les différentes catégories proposées, celle qui le concerne : indicateurs de performances, communication inter-applicative, circuit de validation, application mobile SAV, référentiel unique

Il ne reste plus qu’à choisir le modèle pré-paramétré qui répond à son besoin et 60 à 80% du travail est déjà fait puisqu’il ne reste qu’à personnaliser l’application et l’intégrer à son système d’information.

Après avoir été largement adopté dans notre consommation personnelle, il était temps que les plateformes de téléchargement d’applications entrent dans l’entreprise.

Comment Torays Films Europe a amélioré les processus de réclamations clients entre la Gestion de Production, SalesForce et SharePoint

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L’enthousiasme autour du Business Process Managament (BPM)

Lorsque qu’une société maîtrise son organisation, elle connait sa capacité à répondre toujours mieux aux attentes de ses clients, tout en limitant ses coûts, ce qui augmente directement leur satisfaction. L’optimisation des processus métier a donc une valeur stratégique pour les entreprises car elle conduit rapidement à une augmentation des marges dégagées.

Les analyses du Gartner ont révélé qu’en clarifiant simplement les transferts, les délais et les responsabilités au sein d’un processus, une entreprise peut augmenter sa productivité au-delà des 12%. Il n’est donc pas étonnant que dès les premiers mois d’une démarche d’amélioration des processus, les entreprises soient convaincues des intérêts du Business Process Management.

Il y a cependant 3 règles fondamentales à suivre :

  • l’optimisation des processus doit s’inscrire dans la durée et permettre à l’entreprise de progresser en fonction de ses objectifs stratégiques
  • les directions générales, informatiques et fonctionnelles doivent s’être approprié les concepts du BPM et travailler de concert
  • une suite logicielle de BPM doit être choisie en fonction des besoins actuels de gestion des processus métier, sans oublier les projections d’évolution de la société

Pour aller plus loin, la lecture de notre Livre Blanc sur le BPM vous apportera des pistes de réflexion intéressantes.

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Solution BPM

La conjoncture économique oblige les sociétés à soutenir leurs efforts d’amélioration de leur efficacité opérationnelle et de continuellement s’adapter aux changements du marché. Ce constat les conduit à adopter de nouvelles pratiques de gestion telles que le Business Process Management (BPM). Les analystes du Gartner, du Forrester, du CXP,… publient régulièrement des études pour guider les différents acteurs concernés par la gestion des processus métier… mais que retenir de ces analyses?

Les solutions BPM perçues comme un facteur clé de succès

D’abord, que tous ces rapports placent le BPM comme le facteur clé du succès, permettant aux entreprises de faire face à la complexité croissante de leur système d’information et à leurs besoins d’évolutivité. Ces experts scrutent également les tendances et anticipent les prochaines voies de développement du Business Process Management, qui révolutionne déjà la manière dont les collaborateurs interagissent avec les applications et les données. Les analystes du Gartner voient la future génération de solutions BPM intégrer la mobilité, le cloud, le big data, les évènements complexes et les calculs dynamiques. De son côté, le Forrester mise sur les outils BPM collaboratifs et dynamiques plaçant l’humain au centre de l’entreprise.

Les solutions BPM vues par les décideurs

En France, les décideurs d’organisations de toute taille, commencent à prendre conscience des enjeux de la gestion par les processus métier et plus globalement de l’optimisation des processus. D’après une récente enquête du CXP, les démarches BPM sont principalement initiées par la Direction Générale et par la Direction des Systèmes d’Information (DSI), mais les responsables opérationnels (qui pensent en termes de fonctions et non à l’échelle du processus global de l’entreprise) restent un des principaux freins aux projets de Business Process Management.

Cette enquête montre également que 90% des entreprises françaises, sont convaincues des intérêts de la gestion par les processus pour être plus efficaces, mieux piloter leur activité et se doter de capacités d’évolution rapide. Pourtant, les solutions logicielles de BPM restent méconnues de ces entreprises et les outils utilisés sont peu appropriés. Les DSI et les chefs de projets informatiques, ne perçoivent d’ailleurs pas encore l’utilisation de suite BPM comme une alternative au développement spécifique. Ce paradoxe s’explique par une saturation du marché, où plus de 80% des solutions de BPM ne permettent pas le passage de la modélisation des processus d’une société à leur exécution dans son système d’information.

Certes, il y a une véritable nécessité d’accompagnement des entreprises vers une approche centrée sur les processus mais des efforts sont également attendus chez les éditeurs de solutions logicielles pour couvrir les besoins de modélisation des processus, d’intégration au système d’information et de surveillance des flux de données.

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