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Dans un monde de plus en plus connecté où l’environnement technologique évolue tous les jours, la dématérialisation ou plutôt la digitalisation dans le secteur public est une tendance de fond inexorable. Véritable ambition des pouvoirs publics et du premier ministre Edouard Philippe, elle est également plébiscitée par les agents du service public dont bon nombre ont parfois l’impression d’avoir de meilleurs outils informatiques à la maison ou sur leur smartphone qu’au travail !

La digitalisation dans le secteur public est déjà visible grâce notamment à la généralisation des espaces numériques de travail dans l’éducation nationale qui connectent chaque jour personnels administratifs, enseignants, parents et élèves autour des projets pédagogiques de l’école publique… Mais des progrès doivent encore être faits, notamment pour améliorer les interactions numériques avec les citoyens car 21% des usagers témoignent encore de la complexité administrative  qu’ils rencontrent.

La transformation numérique du secteur public se joue donc aujourd’hui mais comment faire avec les contraintes budgétaires que l’on connaît ? Quels sont les enjeux en matière de gestion des données ? Sans oublier la sécurité au regard du RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données personnelles). Quelles sont les bonnes pratiques mais aussi les bons exemples dont les collectivités peuvent s’inspirer pour offrir davantage de services numériques aux usagers et citoyens tout en gardant le contrôle sur leurs données ?

Des exemples concrets de digitalisation réussie dans les collectivités

La transformation numérique dans le secteur public s’accélère vivement depuis 2017 avec notamment l’obligation de dématérialiser les factures… Bien qu’il ne soit pas toujours simple de faire converger les contraintes de réduction des coûts avec les enjeux de modernisation du système d’information des collectivités publiques, force est de constater que beaucoup de services innovants apparaissent pour améliorer la relation avec les usagers et optimiser les processus documentaires et de gestion des connaissances.

Les exemples de digitalisation réussie sont déjà nombreux et vont de la possibilité de prendre rendez-vous 24H/24 7J/7 via le site internet en fonction de sa demande comme c’est le cas à la Métropole de Metz  jusqu’à la dématérialisation complète du processus de traitement des factures y compris la signature des documents qui a été mise en place à la Mairie de Pantin

En matière de dématérialisation et de digitalisation, beaucoup de choses ont déjà été accomplies. Avec un premier ministre aussi investi dans la transformation numérique, il n’est d’ailleurs pas surprenant de trouver la ville du Havre en tête des villes les plus digitalisées en France en matière d’e-administration grâce à sa plateforme Hariane offrant une liste impressionnante de e-services dans les domaines de la petite enfance, des centres de loisirs et des bibliothèques, de l’état-civil, de la voirie, des inscriptions sur les listes électorales, etc.

Mais pour tous ces exemples de téléservices, les conséquences informatiques sont les mêmes : il faut gérer de plus en plus de données en harmonie avec des processus métiers qui sont bien souvent répartis dans des logiciels hétérogènes… C’était d’ailleurs le cas de la Région Bretagne qui a eu besoin très rapidement de rationaliser et de sécuriser ses échanges de données internes et externes…

Les enjeux liés à la maîtrise des données

Toutes les DSI des collectivités qui s’engagent dans la dématérialisation et la digitalisation s’accordent sur une chose : ces nouveaux services posent très vite des enjeux importants sur la maîtrise des échanges de données et la suppression des redondances d’informations. Une des premières conséquences est que les interfaces historiques de type « batch » lancées la nuit ne sont plus du tout en phase avec les exigences d’immédiateté et de réactivité de ces nouveaux usages du numérique…

En effet, proposer ces nouveaux services à travers des espaces numériques collaboratifs exige d’exploiter plus rapidement des données provenant de différentes applications du système d’information et de pouvoir les partager tout en garantissant leur (ré)intégration avec toutes les contraintes de traçabilité et de conformité que cela pose…

Ces enjeux vont de pair avec l’obligation pour les collectivités d’ouvrir leur système d’information via des API afin de s’inscrire dans le concept de « l’état plateforme » et faciliter la circulation des données avec tout leur écosystème. Cela concerne par exemple les liens avec les partenaires institutionnels tel que le Département pour une Mairie, la Région pour un Département, Pôle Emploi / DGFIP et autres pour une Région, etc. Comme le précise l’article lié : « l’écosystème consomme autant qu’il produit : les fournisseurs de données exposent des API, les fournisseurs de services les utilisent, mais ils endossent souvent les deux casquettes ! ».

Les DSI dans les collectivités doivent donc maîtriser des services de transfert de données en temps réel pour accéder à tous les référentiels et faire communiquer les applicatifs entre eux. Cela nécessite des fonctionnalités de traitement, de transport, de stockage et de sécurité des informations autour desquelles il faut pouvoir gérer tout type de fichiers et/ou de formats de bases de données !

Autant de raisons qui conduisent les collectivités publiques à mettre en place une plateforme d’intégration de données pour accélérer et réussir leur transformation numérique. C’est d’ailleurs devenu indispensable au regard du RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données personnelles) et des données sensibles qui sont traitées comme par exemple celles de l’état civil ou de l’action sociale pour n’en citer que deux…

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