Les services administratifs d’une entreprise travaillent sur de nombreux processus de gestion en collaboration avec tous les autres services de l’entreprise. C’est dans ces services que les gains potentiels liés à l’optimisation des processus sont bien souvent les plus importants.

Un exemple courant d’optimisation sur la gestion des carnets de commandes

Si l’on prend l’exemple des processus liés à la consolidation des carnets de commandes au sein d’entreprises de négoce ou sous-traitants industriels, les équipes administratives doivent se connecter régulièrement sur les sites des différents donneurs d’ordres clients et partenaires et consolider les nouvelles données avec celles déjà collectées, en tenant compte des éventuelles modifications sur celles déjà enregistrées.

Ces opérations donnent lieu dans les faits à beaucoup d’opérations manuelles, de vérifications répétitives ou de modifications mineures : récupération de données sources sous des formats différents (Excel, copies d’écran, ressaisie des informations) avant de les comparer avec le carnet de commandes en cours ou celui de la période précédente puis faire les ajustements dans l’ERP commande ouverte par commande ouverte. Ce sont autant d’opérations qui peuvent être grandement automatisées avec la plateforme Blueway.

De la même manière, le traitement des contrôles (disponibilité sur stocks ou prévisions de réceptions) et des cas particuliers dits « exceptions » peuvent être pris en compte grâce au moteur de règles métiers complexes et affichés aux utilisateurs.

L’orchestration des flux est particulièrement utile pour les équipes administratives qui peuvent rapidement diminuer le temps consacré aux tâches sans valeur ajoutée pour se consacrer davantage au traitement des cas plus compliqués et plus utiles pour la performance de l’entreprise.

Le ROI (retour sur investissement) de la plateforme Blueway

Avec une plateforme comme Blueway, la collecte des données, leur formatage, leur comparaison avec les données de l’ERP ainsi que leur présentation dans des écrans clairs et pratiques, permet d’ajuster beaucoup plus rapidement les données par les équipes administratives puis de mener les actions nécessaires de remise à jour des commandes ouvertes dans l’ERP ou les autres applicatifs concernés.

Le retour sur investissement de la plateforme Blueway se mesure généralement en moins d’un an.

Au-delà de ce gain quantifiable, la qualité de service, la traçabilité des échanges et des statistiques sur les modifications de demandes fournisseur par fournisseur, permet à l’entreprise de s’adapter plus facilement face aux modifications de portefeuille et d’être plus proactive.

Enfin, la plateforme Blueway intègre des processus administratifs pré-paramétrés tels que l’automatisation de l’intégration de commandes ou le lancement de la facturation en masse.

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